Executive Assistant

작업 내용

L’assistant de direction assiste l’équipe de direction, les employés et les personnes extérieures à la société dans leurs tâches administratives et gère toute l’infrastructure du bureau.Votre profil

Tâches générales de secrétariat et d’administration, y compris mais sans s’y limiter :
Fonctions de secrétariat de la société
Gestion des contrats
Soutien à l’équipe de direction et à l’ensemble du personnel pour diverses
présentations et tâches
Tâches d’archivage et de classement (soft et hard)
Organisation de voyages
Légalisation de documents
Statistiques des opérations chirurgicales
Ressources humaines - mise en place du profil des nouveaux arrivants (IT,
onboarding)
Aider à la collecte des documents justificatifs pour les rapports de conformité
Suivi des contrats de consultance (création, coûts, allocation, distribution)
Liaison entre les employés et le support informatique externe

Assurer le bon fonctionnement de l’infrastructure du bureau.
Fonctions de réception, y compris l’accueil des visiteurs, la réponse aux appels
téléphoniques entrants et le rôle de premier contact avec l’entreprise.
Commander et maintenir les fournitures de bureau
Superviser les relations avec les différents prestataires de services tels que les hôtels, la société de nettoyage, le fournisseur de support informatique.

La maintenance du SMQ, :
La tenue à jour des dossiers de formation.
La coordination des traductions (IFU, techniques chirurgicales, etc.).
Préparation des bons de commande pour les biens et services en fonction des plans de production et autres demandes.
Soutien administratif de la mise sur le marché des produits par l’AQ.
Obtention des signatures, classement et archivage de tous les documents finalisés.

Gestion des événements
Visites d’usines, ateliers et autres réunions de chirurgiens
Coordination avec le planificateur externe d’événements, les ressources internes et financières, pour le Symposium (tous les 2 ans)
Maintenance du site Internet, téléchargement et conception des IFU et des techniques chirurgicales.
Coordonner en interne et avec un concepteur externe les mises à jour régulières du site Internet.

Bilingue Français-Anglais, L’allemand et l’Espagnol sont un atout.
- Utilisateur avancé des applications Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), Adobe Acrobat Pro, Concrete 5 et WordPress.
- Polyvalence et capacité à hiérarchiser plusieurs demandes et parties prenantes.
- Souci du détail
- Compétences administratives et organisationnelles exceptionnelles
- Anticipation des besoins, prise d’initiatives et appropriation

Vous reconnaissez-vous ? Vous souhaitez faire avancer votre carrière ? Nous nous réjouissons de prendre connaissance de vos projets. Contactez-moi ! Votre dossier sera traité en toute confidentialité.