Executive Assistant

작업 내용

Description de l’emploi

Catalent Cell and Gene Therapy hires people with a passion to make a difference to the health of millions of people globally. Your expertise, coupled with Catalent’s advanced technologies and collaboration with thousands of innovative pharmaceutical, biotech and healthcare companies, will help bring life-enhancing products to the people you know and love. Your talents, ideas and passion are essential to our mission; to develop, manufacture and supply products that help people live better, healthier lives.

To support the VP Operations, Cell and Gene Therapy Europe, we are currently looking for an Executive Assistant.

The Executive Assistant handles day-to-day administrative responsibilities including, but not limited to: scheduling internal and external meetings, maintaining complex calendars and travel plans (domestic & international), obtains travel Visa’s when necessary. Placing and receiving phone calls; sending and receiving email and written correspondence, sending faxes, photocopying ,and scanning of correspondence and documents. Processing expense reports, maintaining paper and computer files, editing and compiling PowerPoint presentations, and compiling data for weekly dashboards.

The role

• Perform professional-level tasks that are sensitive in nature, requiring independent judgment, initiative, and tact
• Strong computer skills using Microsoft Outlook and MS Office – PowerPoint, Word, and Excel (intermediate/advanced experience)
• Manage and prepare presentations for internal and external audiences, under the general direction (does not facilitate presentations)
• Schedule and organize internal and external meetings and conferences (i.e., schedule attendees, conference rooms, placing catering orders and clean-up services)
• Coordinate and manage offsite and onsite meeting logistics (international and domestic)
• Liaise with other Executive Administrative Assistants (through all Catalent sites) to coordinate meeting and complex travel logistics: air, ground transportation, meeting preparation, agenda preparation and dinner arrangements, etc.
• Heavy calendar management utilizing MS Outlook to schedule and organize meetings and conferences; must be flexible with last-minute schedule changes and urgent meeting requests; Process and reconcile travel and expense reports for reimbursement using the Concur Expense management system; Arrange domestic and international travel; process visas and passport renewals as needed
• Answer and screen telephone calls for senior leader or director from both internal/external sources, transfer calls to the appropriate party; Organize and maintain necessary confidential files and records for department as required
  

The candidate

• High school diploma or equivalent required; bachelor degree preferred
• Minimum 8+ years of experience in a similar role and in a highly corporate environment
• Advanced software skills: Microsoft Office (PowerPoint, Excel, and Word, Teams) SharePoint and Visio;
• Strong written and verbal communication skills in English and in French;
• Strong interpersonal skills and the ability to be proactive with calendar management and meeting preparation and planning
• Ability to evaluate and correct general administrative problems/exercise good discretion and judgment when problem solving administrative issues; ability to handle highly confidential information with discretion and professionalism at all times; ability to interact effectively with internal/external contacts through correspondence or phone
• Must be a team player and willing to participate in “task teams” to accomplish projects as needed;
• Strong ability to prioritize and multitask, pay attention to detail, work under pressure and meet tight time lines;
• Must be willing to work overtime as needed
• Troubleshooting, solution-oriented
• Very strong organizational skills
• Critical spirit, continuous improvement oriented
  

Benefits

• Defined career path and annual performance review and feedback process
• Competitive contributory pension and benefits package all offered from day one of employment
• 32 days’ holiday + bank holidays
  

Catalent’s standard leadership competencies that are used to interview and for Performance & Development:

• Delivers Results
• Leads with Integrity and Respect
• Demonstrates Business Acumen
• Fosters Collaboration and Teamwork
• Champions Change
• Engages and Inspires
• Coaches and Develops
  

Catalent offre des opportunités enrichissantes pour faire avancer votre carrière! Rejoignez le leader mondial du développement et de la distribution de médicaments et aidez-nous à proposer plus de 7 000 produits vitaux aux patients du monde entier. Catalent est une société internationale passionnante et en pleine croissance où les employés travaillent directement avec les sociétés pharmaceutiques, biopharmaceutiques et de santé grand public de toutes tailles pour faire progresser les nouveaux médicaments, du développement précoce aux essais cliniques et au marché. Catalent produit plus de 70 milliards de doses par an et chacune d’entre elles sera utilisée par quelqu’un qui compte sur nous. Rejoignez-nous pour faire la différence.

Catalent s’engage à assurer la santé et la sécurité de ses employés, ses visiteurs, des clients et patients qu’elle sert. En raison de la pandémie mondiale, nous avons modifié bon nombre de nos processus de recrutement et d’intégration afin de préserver la sécurité de chacun. Les équipes des ressources humaines communiqueront tous les processus et procédures de sécurité nécessaires à chaque étape

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Catalent est un employeur favorisant l’égalité des chances et l’action pour l’équité . Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d’origine nationale, d’incapacité, de statut de vétéran protégé, d’orientation sexuelle ou d’identité de genre. Si vous avez besoin d’une aide raisonna ble pour une partie du processus de candidature ou d’embauche en raison d’un handicap, vous pouvez soumettre votre demande en envoyant un courrier électronique confirmant votre demande d ’adaptation et en indiquant le numéro du poste, le titre et l’emplacement à l’adresse DisabilityAccommodations @ catalent. com. Cette option est réservée aux personnes nécessitant une adaptation en raison d’un handicap. Les informations reçues seront traitées par un employé américain de Catalent, puis acheminées vers un recruteur local qui fournira une assistance pour assurer la prise en compte appropriée du processus de candidature ou d’embauche.

Avis aux représentants des agences et des entreprises de recherche: Catalent Pharma Solutions (Catalent) n’accepte pas les CV non sollicités d’agences et / ou de sociétés de recherche pour cette offre d’emploi. Les curriculum vitae soumis à un employé de Catalent par une agence tierce et / ou une entreprise de recherche sans accord de recherche écrit valide et signé, deviendront la propriété exclusive de Catalent. Aucun frais ne sera payé si un candidat est embauché pour ce poste à la suite d’une recommandation non sollicitée d’une agence ou d’une entreprise de recherche. Merci.