Facility & Hospitality medewerker (m/v)

Ter versterking van het bestaande Admin team zijn wij op zoek naar een allround Facility & Hospitality medewerker. Je werkt nauw samen met één directe collega vanuit het kantoor te Antwerpen en rapporteert aan de Head of Admin.

Wat kom je doen?

• Je beheert de onderhoudscontracten van oa schoonmaak, drankapparaten,.. en maakt de nodige prijsvergelijkingen. De negotiatie gebeurt samen met de Facility Manager. Je vrolijkt het kantoor op met fruitmanden, zoetigheden en bloemen.
• Je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer en de tijdige bestelling van divers kantoorgerelateerd materiaal in de meest ruime zin.
• Je bent het aanspreekpunt van de externe poetsdienst en woont de desbetreffende maandelijkse vergadering bij. Je regelt de ruitenwassers.
• Je zorgt dat de vergaderzalen steeds klaar zijn voor gebruik.
• Je bent het aanspreekpunt van het ganse kantoorgebouw voor de diverse verzendpartners (BPost, DHL,¿) en beheert het contract en de postkamer.
• Je ben verantwoordelijk voor het volledige A tot Z beheer van de interne eventroom (boeking, voorbereiding, inplannen catering en reiniging, melden technische problemen,...) en de daarbij horende wijnkelder. Je bent het aanspreekpunt van de gemeenschappelijke refter (de Zaat). Je beheert de privéparking, bestelt tankkaarten en volgt dit zelfstandig op, reserveert taxi¿s,¿ Je beheert tevens de planning van de directiechauffeurs.
• Je zal mee ondersteuning verlenen bij de uitbouw van onze jongste business unit: ¿MCA LABS Startup¿. Je doet de hospitality en verzorgt de eerstelijnsinformatie, maakt bezoekers wegwijs en beheert de volledige facility ervan.
• Je biedt ondersteuning bij de organisatie van diverse interne en externe events.
• Je regelt de bestelling en verzending van diverse relatiegeschenken en/of gadgets, drukwerk & visitekaarten (huisstijl) in samenwerking met de Marketing & Communication afdeling.
• Je bent de beheerder van het systeem voor kostenrapportering (Rydoo) en de centrale contactpersoon voor de kredietkaarten (aanvraag, controle en opvolging) en cash onkosten (uitbetalen en opmaak maandelijkse cashprotocol) in nauwe samenwerking met Finance.

Profil

Wat breng je mee?

• Jouw warme spontane glimlach is het eerste wat je collega¿s en klanten zien;
• Je ben een teamspeler, kan zelfstandig werken en neemt bovendien graag verantwoordelijkheid en initiatief. Met andere woorden: je ziet het werk en schiet spontaan in actie!
• Dankzij je klantgerichte houding vind je altijd de beste oplossing;
• Je bent geordend, een multitasker en kan goed prioriteiten stellen;
• Je bent flexibel want geen enkele dag is hetzelfde, 9-to-5 laten we thuis;
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, kennis Frans is mooi meegenomen;
• Ervaring binnen een gelijkaardige functie is een pluspunt.

Connaissances linguistiques