Fleet assistant

De Adecco Group is de grootste aanbieder van Human Resource Solutions ter wereld met meer dan 34.000 medewerkers in 60 landen. We zetten dagelijks meer dan 700.000 mensen vast of flexibel aan het werk. Het is onze missie om vraag en aanbod in de wereld van werk beter op elkaar af te stemmen.

Onze collega’s bedienen meer dan 100.000 organisaties met het talent, de HR-diensten en de geavanceerde technologie die zij nodig hebben om succesvol te zijn in een steeds veranderende wereldeconomie. Onze cultuur van inclusiviteit, fairness en teamwerk geeft mensen en organisaties meer zeggenschap, stimuleert economieën en bouwt aan een betere samenleving. We make the future work for everyone.

De Adecco Group is gevestigd in Zürich, Zwitserland. Adecco Group AG is geregistreerd in Zwitserland (ISIN: CH0012138605) en genoteerd aan de SIX Swiss Exchange (ADEN). De groep wordt gedreven door acht leidende merken: Adecco, Modis, Badenoch + Clark, Spring Professional, Lee Hecht Harrison, Pontoon, Adia en General Assembly.

De afdeling Procurement & Facility is gevestigd op het hoofdkantoor van Adecco in Groot-Bijgaarden en is verantwoordelijk voor alle inkoop van Adecco, wagenparkbeheer en voor de inrichting en het dagelijks onderhoud van de Adecco gebouwen in België. De Fleet Coördinator rapporteert aan de Fleet Manager Northern Europe.

Doel van de functie:
1. Het uitvoeren van het beheer - waaronder coördinatie, controle en administratie - van het wagenpark van Adecco organisatorisch als financieel, zo optimaal mogelijk inzetten van de lopende lease contracten conform de kaders van de actuele Autoregeling en de Functiematrix van Adecco.

2. Het beheren van een actueel wagenparkbeleid en het actief bijdragen aan de formulering van het Wagenparkbeleid en het aanpassen van processen om het wagenparkbeheer te optimaliseren.

3. Controleren van facturen en zorgdragen voor accurate rapportages ten behoeve van diverse afdelingen.

Belangrijkste resultaatgebieden en voorbeelden van bijbehorende kernactiviteiten:

• Het uitvoeren en archiveren van de (administratieve) handelingen met betrekking tot de verstrekking van een lease auto bij aanstelling, promotie en uitdiensttreding van medewerkers zodat de medewerker tijdig een passende leaseauto tot zijn beschikking heeft
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor het beantwoorden van vragen van (voormalig) medewerkers op het gebied van Wagenparkbeheer of een correcte doorverwijzing naar overige onderdelen van de HRM afdeling/ organisatie.
• Het actief signaleren van afwijkingen op het actuele wagenparkbeleid en indien nodig excessen escaleren naar de HR manager en/of leidinggevenden.
• Het actueel houden van het Wagenparkbeleid en de inrichting van de administratieve procedures betreffende het Wagenparkbeheer passend binnen het overige beleid van Adecco en de actuele wet- en regelgeving.
• Het onderhouden van contacten met de verschillende dealers om op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen binnen de actuele automerken die door Adecco worden aangeboden.
• Fungeren als een spil tussen de diverse diensten welke raakvlakken hebben met fleetmanagement.

Competenties (voor definitie en operationalisering zie competentieprofiel):
Resultaatgerichtheid, Flexibiliteit en aanpassingsvermogen, Teamwork & samenwerken, Klantgerichtheid, Accuratesse, Kwaliteitsgerichtheid, Initiatief, Plannen en organiseren en prioriteiten stellen

Bevoegdheden:
De bevoegdheden in de functie Fleet Coördinator zijn gedefinieerd in de bevoegdhedenmatrix of worden met de direct leidinggevende schriftelijk vastgelegd op basis van een delegatiecode. Escalatiepaden zijn vooraf bepaald.

Minimaal werk- en denkniveau:

Opleidingsniveau/Vooropleiding:

Bachelor/ Hoger Secundair Onderwijs?

Aanvullende opleidingseisen:

Nederlands en Frans

Engelse taal in woord en geschrift.

Goed kunnen omgaan met Word en Excel en affiniteit met geautomatiseerde systemen.

Minimale functie ervaring:

Vijf jaar werkervaring in de zakelijke dienstverlening waarvan 2 jaar in een soortgelijke functie.

Het is een spannende tijd om deel uit te maken van ons team. We zijn er trots op dat we een wereldwijde ‘thought-leader’ zijn en dat we ernaar streven om iedereen een betere toekomst te bieden. We doen dit door onze Future@Work-strategie uit te bouwen als één verenigd team van meer dan 30.000 collega’s die wereldwijd in meer dan 60 landen werken.

Je krijgt de kans om te groeien in een waaier van interessante jobs en carrières binnen ons uitgebreide portfolio van wereldwijde merken. We stellen onze collega’s in staat om op de slimste, meest efficiënte manieren te werken, om een goed evenwicht te bereiken tussen de vereisten van hun werk en hun privéleven. Daarom geven we je de autonomie en ondersteuning die je nodig hebt om te werken op de manier die jou het meest productief, wendbaar en zelfverzekerd maakt.

Mensen op de eerste plaats zetten, pionieren met een collectieve geest en altijd vooruitgaan met een groeimindset - dat is waar we voor staan bij de Adecco Group. Hier zijn we allemaal individuen met een unieke kijk op de wereld waarin we leven. Dat is wat ons sterker maakt. Wie je ook bent en wat je achtergrond ook is, je kunt jezelf zijn. Daarom streven we ernaar voort te bouwen op de eigenschappen die jou tot jou maken. We bieden een scala aan middelen voor bijscholing en ontwikkeling, bevredigen je nieuwsgierigheid en delen vaardigheden, kennis en expertise om samen te groeien.

Maak een impact waar het er het meest toe doet.

Wij geloven dat een goed begrip van het aanwervingsproces je helpt om je op je best voor te bereiden, je goed te voelen en op je best te zijn. Omdat we een wereldwijde organisatie met meerdere merken en verschillende functies zijn, kan onze sollicitatieprocedure variëren.

Op onze carrièresite vind je enkele van de belangrijkste stappen die je kunt verwachten om je op weg te helpen.

Als een van ’s werelds grootste werkgevers geloven wij in talent, niet in labels, en richten wij ons op de diverse en unieke vaardigheden die onze mensen meebrengen. Wij streven naar een cultuur van saamhorigheid en doelgerichtheid, een omgeving waarin iedereen kan gedijen en zich betrokken voelt, en waarin verschillen worden gerespecteerd en gewaardeerd. Onze inzet voor gelijkheid, gelijke kansen, inclusie en diversiteit is onderdeel van onze bredere inzet voor het respecteren van de fundamentele mensenrechten doorheen onze werking. De Adecco Group is er trots op een werkgever te zijn die gelijke kansen voor iedereen biedt.