Klantendienst Medewerker Back Office (m/v)

Situering van de functie

Bij FARYS | TMVW staat de klant centraal. We vinden het belangrijk om al onze activiteiten correct en met respect voor de klant uit te voeren. Klantvragen komen eerstelijns binnen via De Stroomlijn (front office), via onze website (webformulier) of via het online klantenplatform My FARYS. Kan een klantvraag niet eerstelijns beantwoord worden dan stroomt deze door naar de back office.
In deze functie maak je deel uit van de afdeling Klantendiensten Back Office binnen de entiteit Service en Verkoop die instaat voor alle activiteiten waar individuele klanten bij betrokken zijn en bestaat uit 2 divisies. De divisie Klantenbeheer is verantwoordelijk voor het uitsturen van correcte facturen, het regelen van complexe verhuisdossiers en het behandelen van allerhande klantvragen rond deze onderwerpen. Binnen de divisie Debiteurenbeheer ligt de focus op de volledige en correcte afhandeling van de betaling van de factuur: dit bevat onder meer de ondersteuning van klanten die het financieel wat moeilijker hebben (o.a.. in samenwerking met het OCMW, de schuldbemiddelaar of de lokale adviescommissie) en de opstart van het aanmaantraject via minnelijke of juridische invordering.

Functie

Als Klantendienst Medewerker Back Office beheer je verschillende dossiers in het CRM-systeem. Samen met je collega¿s analyseer je aanvragen rond verhuis, facturatie, betalingen,.., verzamel je aanvullende gegevens en informeer je onze particuliere en professionele klanten zowel telefonisch als schriftelijk. Om op een vlotte, accurate en uniforme wijze te werk te kunnen gaan bouw je een diepgaande kennis van CRM en van alle relevante standaardprocedures op. Eens je de standaardprocedures onder de knie hebt, kan je je verder specialiseren in specifieke processen (zoals sanering of aanmaningen).

Gericht beantwoorden van klantenvragen om een optimale dienstverlening te garanderen.

• Je behandelt de vragen van klanten die binnenkomen in CRM.
• Je analyseert de vraag grondig en kritisch, je verzamelt informatie door het elektronisch klantendossier in CRM uit te pluizen en je verder te informeren.
• Je beantwoordt de vraag van de klanten volgende de geldende procedures.
• Je behandelt en verwerkt het bekomen besluit in CRM.
• Je informeert de klant onderbouwd telefonisch, per e-mail of per brief.

Uitvoeren van diverse administratieve taken ter ondersteuning van de werking van de dienst.

• Je registreert, verifieert en valideert verschillende gegevens in CRM en past aan waar nodig.
• Je verzorgt de administratieve verwerking van diverse aanvragen en dossiers.

Rapporteren aan en overleggen met de dienstchef en collega’s.

• Je rapporteert over de stand van zaken in dossiers en bespreekt prioriteiten.
• Je wordt ondersteund door je collega¿s en teamverantwoordelijke.
• Je signaleert verbeteringsmogelijkheden in procedures en werkprocessen.

Profil

• Je bezit een diploma Hoger Secundair Onderwijs (vroegere A2).
• Via een eerste succesvolle werkervaring in dossierbeheer heb je de nodige commercieel-administratieve vaardigheden opgebouwd.
• Je weet nauwkeurig gegevens te verwerken met de courante MS Office software. Ervaring met een ERP-pakket is een pluspunt.
• Als vlotte prater met excellente kennis Nederlands weet je professioneel te communiceren met zowel klanten als collega¿s.
• Door je servicegerichte attitude en luisterbereidheid, gecombineerd met de nodige stressbestendigheid en assertiviteit, slaag je erin klanten op een correcte manier te helpen.
• Vanuit je zin voor verantwoordelijkheid, werk je graag naar kwalitatieve resultaten toe.

Connaissances linguistiques