Legal Assistant

작업 내용

Over Polares

Polares is meer dan een vermogensplanner – wij zijn een gids naar een leven vol “kapitaal geluk”. Met warme betrokkenheid en expertise ondersteunen wij onze klanten in het realiseren van hun financiële ambities. Onze unieke totaaloplossingen waarborgen hun welzijn, nu en in de toekomst.

Bij Polares ligt onze kracht in onze mensen. Zij vormen het kloppend hart van onze organisatie. We investeren niet alleen in het geluk van onze klanten, maar ook in de persoonlijke groei en professionele ontwikkeling van ons team. Onze cultuur kenmerkt zich door warmte, vakmanschap, eenvoud en integriteit.

Wil jij deel uitmaken van onze Polares-familie? Lees dan verder!

Jouw rol als Legal Assistant

Als Legal Assistant ben je een belangrijke schakel in het juridische en administratief contractuele proces van onze vermogensplanning. Je combineert administratieve vaardigheden met juridische kennis om klanten en collega’s optimaal te ondersteunen. Met jouw gestructureerde aanpak, nauwkeurigheid en proactieve houding zorg je ervoor dat processen soepel verlopen en dossiers tijdig worden afgehandeld.

Je werkt nauw samen met onze Legal Guide en rapporteert aan onze Office Manager. Je speelt een sleutelrol in het bewaken van de kwaliteit van onze dienstverlening en in het ondersteunen van juridische en administratieve processen.

Jouw verantwoordelijkheden

Onboarding van nieuwe klanten

• Opstellen van contracten: Het opstellen van juridisch correcte overeenkomsten op maat van de klant, die de samenwerking concreet en duidelijk maakt. Het opstellen van contracten en polissen tussen klanten en leveranciers (verzekeringsmaatschappijen).
• Opvolgen en verwerken van klantengegevens: Zorgdragen voor informatie die door de klanten aangeleverd werd over hun patrimonium. Correcte archivering van documenten.
• Registratie in CRM en planningstool: Nauwkeurige invoer van klantgegevens en – informatie in onze interne registratiesystemen.
• Procesopvolging: Bewaken van het onboardingproces, inclusief efficiënte planning van afspraken.

Administratieve ondersteuning

• Voorbereiden van klantonderzoeken: Verzamelen, controleren en analyseren van gegevens om te voldoen aan wet- en regelgeving.
• Rapportages: Ondersteunen bij het opstellen en indienen van rapportages conform eisen van onze regelgever.
• Beheer van klantafspraken: Voorbereiden van afspraken voor onze Capital Guides.
• Compliance en juridische ondersteuning: Beheren van compliance-gerelateerde administratie en ondersteunen bij juridische en fiscale vraagstukken onder supervisie van de Legal Guide.
• Opbouw permanent dossier: Samenbrengen en analyseren van de herkomst van het patrimonium van de klant.
• Kennisdeling: Actief bijdragen aan interne kennisoverdracht en verplichte opleidingen.

Jouw profiel

We zoeken een klantgerichte professional met sterke administratieve vaardigheden en affiniteit met juridische vraagstukken. Jij herkent jezelf in het volgende:

• Een opleiding in rechtspraktijk, of evenwaardige kennis opgebouwd binnen eerdere functies binnen een notariaat, bank of verzekeraar.
• Oog voor detail en hoge kwaliteitsnormen in je werk.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een heldere communicatiestijl.
• Proactieve houding en focus op klanttevredenheid.
• Kritisch, betrokken en discreet in je werkzaamheden.
• Een teamspeler met een collegiale instelling.
• Bereidheid om te leren en bij te dragen aan procesverbeteringen.
• Ervaring in een administratieve rol binnen de juridische, bancaire of verzekeringssector is een pluspunt.

Ons aanbod

Bij Polares geloven we dat gelukkige medewerkers bijdragen aan een succesvolle organisatie. Daarom bieden wij:

• Een uitdagende, voltijdse functie in een warme en collegiale werkomgeving. Een 4/5de tewerkstelling is bespreekbaar.
• Een aantrekkelijk loonpakket met extralegale voordelen.
• Flexibele werkuren en, na een inwerkperiode, de mogelijkheid tot thuiswerken.
• Begeleiding door een mentor bij je start.
• Een gezonde balans tussen werk en privé.
• Een opleidingsbudget, interne trainingen en coaching voor jouw persoonlijke en professionele groei.

Word onze nieuwe Legal Assistant

Ben je klaar om mee te bouwen aan het geluk van onze klanten en je eigen carrière?

Solliciteer vandaag via LinkedIn of stuur je cv en motivatie naar stephanie@pionierhr.be.

We kijken ernaar uit je te verwelkomen aan onze Polares-tafel!