Logistiek en administratief expert bij de dienst kwaliteit van laboratoria

En tant qu’expert logistique, vous renforcez les activités du service qualité des laboratoires de la Direction scientifique Risques biologiques pour la santé. Vous supervisez et organisez les aspects logistiques de l’organisation des évaluations externes de la qualité (EEQ) pour les laboratoires dans les domaines de la biologie clinique, de l’anatomopathologie, de la génétique et de la médecine vétérinaire. Votre expertise soutient les coordinateurs d’enquêtes dans l’accomplissement de leur mission scientifique.

Conformément à la norme d’accréditation ISO17043 et aux règles applicables au sein du service et de Sciensano, vos tâches sont les suivantes :

Gérer les tâches administratives liées à l’envoi des EEQ pour les laboratoires médicaux et vétérinaires. Ces tâches comprennent la préparation des formulaires de réponse et des lettres relatives aux enquêtes d’évaluation externe de la qualité et l’assurance que les carnets de bord pour les enquêtes sont satisfaisants en termes de logistique.

Gérer les tâches logistiques et opérationnelles liées aux EEQ pour les laboratoires médicaux et vétérinaires afin de mener à bien les activités du service de manière efficace. Ces tâches comprennent la préparation, la planification et le contrôle des expéditions par l’intermédiaire des transporteurs publics et privés, ainsi que le soutien à la gestion de problèmes logistiques complexes.

Soutenir et collaborer avec le chef de service et les collaborateurs du service en les conseillant sur les questions logistiques, en veillant à ce que les activités de service et les attentes des clients reçoivent une réponse appropriée à tout moment.

Gérer les contacts avec les différents organismes/services impliqués dans les activités logistiques du service. Traiter des demandes ou des réclamations simples ou courantes (collecte d’informations et de documents, contact avec les personnes concernées, analyse de la situation et préparation d’un avis ou d’une proposition).

Répondre rapidement et efficacement aux demandes de renseignements externes et internes concernant la coordination logistique des EEQ et fournir des conseils adaptés aux demandes.Gérer la boîte aux lettres commune du département concernant les évaluations externes de la qualité.

Participer à des consultations sur des opérations ou des activités impliquant des organisations externes liées à l’activité logistique du service.

Formuler des propositions concrètes à l’intention du chef de service et des coordinateurs d’enquête afin d’optimiser les aspects logistiques des activités du service.Évaluer les problèmes potentiels dans l’application des procédures et des règlements pour le fonctionnement logistique du service et conseiller le chef de service sur les tâches et les opérations ainsi que sur tout ce qui pourrait améliorer la qualité.

Vous avez une expérience d’au moins 15 ans dans une fonction similaire.

Vous avez une connaissance approfondie des aspects logistiques liés à l’organisation des évaluations externes de la qualité et des processus mis en place au sein du service.

Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques spécifiques utilisés par le service dans la gestion des évaluations externes de la qualité (ToolKit, OneNote, Access, Word, Excel)

Connaissances linguistiques: la connaissance du français et du néerlandais est une exigence. Vous possédez en outre de bonnes compétences communicatives orales et écrites en anglais.

Vous êtes capable de travailler en équipe, vous êtes communicatif et possédez une excellente capacité analytique et une attitude indépendante et axée sur la résolution de problèmes.