Management Assistant

Le texte français suit le néerlandais

In deze afwisselende job voer je administratieve taken uit voor het volledige managementteam.

Je voornaamste taken zijn:

• Beheren van de agenda’s en organiseren van afspraken met klanten, leveranciers, medewerkers, …
• Organiseren van vergaderingen en treffen van de nodige voorbereidingen zowel op inhoudelijk (documenten verzamelen, dossiers voorbereiden) als logistiek (zaal, catering, …) vlak
• Deelnemen aan vergaderingen in de hoedanigheid van secretaris en opmaken van vergaderverslagen
• Voorbereiden van dossiers, presentaties en andere documenten voor de bijeenkomst van formele organen en andere interne en externe overlegmomenten
• Verzekeren van een efficiënt documentbeheer (beheren van folderstructuur, archief, …)
• Voeren van een prijs/kwaliteitsonderzoek in geval van een geplande aankoop, plaatsen van bestellingen in het aankoopsysteem, controleren en goedkeuren van facturen
• Voorbereiden en plannen van opvolgings- en evaluatiegesprekken (121’s, objectievenstelling, mid year, eindevaluatie) van de direct reports van het managementteam
• Verzorgen van de lay-out van documenten en presentaties (in juiste formaat/template gieten, uitlijnen, inhoudsopgave opmaken, …)
• Fungeren als intern aanspreekpunt voor diverse vragen en medewerkers doorverwijzen naar de bevoegde personen
• Organiseren van evenementen (teambuildings, offsite-meetings, …) en zakenreizen in binnen- en buitenland
• Nauw samenwerken met de assistente van de CEO en fungeren als haar back-up
• Meewerken aan diverse projecten en opnemen van andere taken in functie van de noden en prioriteiten

-

Dans cette fonction variée, vous effectuez des tâches administratives pour l’ensemble de l’équipe de management.

Vos tâches principales sont :

• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous avec les clients, les fournisseurs, les employés, ...
• Organiser des réunions et prévoir les préparations nécessaires tant au niveau du contenu (collecte des documents, préparation des dossiers) que de la logistique (salle, restauration, ...)
• Participer aux réunions en tant que secrétaire et établir les procès-verbaux de réunion
• Préparer des dossiers, présentations et autres documents pour les réunions des instances formelles et pour d’autres moments de concertation internes et externes
• Assurer une gestion efficace des documents (gestion de la structure des dossiers, des archives, ...)
• Mener une enquête qualité/prix en cas d’achat planifié, passer des commandes dans le système d’achat, vérifier et approuver les factures
• Préparer et planifier les entretiens de suivi et d’évaluation (121s, fixation des objectifs, évaluation intermédiaire, évaluation finale) des rapports directs de l’équipe de management
• Veiller à la mise en page des documents et présentations (mettre dans le bon format/template, alignement, rédiger la table des matières, ...)
• Agir comme point de contact interne pour diverses questions et référer les employés aux personnes compétentes
• Organisation d’événements (teambuildings, réunions hors site, ...) et de voyages d’affaires en Belgique et à l’étranger
• Travailler en étroite collaboration avec l’assistante de l’administrateur délégué et agir comme son remplaçant
• Participer à divers projets et assumer d’autres tâches en fonction des besoins et des priorités

Le texte français suit le néerlandais

• Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
• Minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
• Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Je beschikt over goede computervaardigheden (voornamelijk MS Office) en maakt je nieuwe systemen snel eigen
• Je bent proactief, klantgericht en voldoende assertief
• Je werkt zowel autonoom als in teamverband en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Je denkt mee in functie van de onderneming en bent hands-on

-

• Baccalauréat ou équivalent par expérience
• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Vous pouvez vous exprimer couramment en français, néerlandais et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Vous avez de bonnes connaissances en informatique (principalement MS Office) et vous vous familiarisez rapidement avec les nouveaux systèmes
• Vous êtes proactif(ve), orienté(e) client et suffisamment assertif(ve)
• Vous travaillez aussi bien de manière autonome qu’en équipe et vous traitez les informations confidentielles en toute discrétion
• Vous réfléchissez en fonction de l’entreprise et êtes doté(e) du sens pratique