Medewerker studentenzaken - stagesecretariaat geneeskunde

작업 내용

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Het stagesecretariaat speelt een belangrijke rol in de opleiding geneeskunde aan de faculteit Geneeskunde en Farmacie. Als medewerker studentenzaken zal je een coördinerende rol opnemen in de werking van dit stagesecretariaat. Je maakt deel uit van een dynamisch team binnen de facultaire administratie ter ondersteuning van de kernactiviteiten van onze instelling, met een focus op het onderwijs en de stages geneeskunde. Je zal hierbij tevens optreden als liaison tussen de diensten in het UZ-Brussel en de faculteit voor de opleiding van onze toekomstige artsen en arts-specialisten.

Samengevat zal je takenpakket bestaan uit een mix van coördinerende, informerende en operationele taken die je volledig zelfstandig uitvoert, in samenwerking en overleg met de stagecoördinator en de stagedocent.

Een Greep Uit Het Takenpakket

• Het maandelijks opstellen van een a tot z planning en de administratieve opvolging van alle klinische stages van de master studenten geneeskunde;
• De planning van externe studenten (andere universiteiten, buitenlandse studenten, kandidaten ASO’s, ...) die stagelopen in het UZ Brussel;
• Bij het plannen bewaak je tevens de capaciteitsnormen om kwaliteitsvol onderwijs te vrijwaren;
• Je treedt op als contact- en brugpersoon voor de studenten, de stagediensten en stagemeesters van het UZ Brussel en externe partners in binnen- en buitenland voor de externe stageplaatsen;
• Je beheert de stageadministratie waaronder: opmaken van stagespecifieke infofiches, informeren en uitsturen van praktische informatie naar betrokken partijen, controle aanvraagformulieren en deadlines, verwerken van beoordelingsformulieren, arbeidstijdenregisters, verlofaanvragen, aanvullingen en opvolging van het stagereglement, opvolgen van raamovereenkomsten,…;
• Je bereidt mee de stagedeliberaties voor, zorgt dat alle documenten en verslagen tijdig door de studenten worden aangeleverd;
• Je verzamelt en verwerkt de feedback van de studenten over de stageplaatsen;
• Je organiseert en coördineert de stageportfolio gesprekken en zorgt voor verslaggeveing en opvolging waar nodig.
  

Voor deze functie zal de Brussels Health Campus in Jette je thuisbasis worden.

3 - Profiel

• Je hebt een bachelor diploma en relevante ervaring in het zelfstandig werken van een (stage)secretariaat;
• Je bent sterk in administratieve verwerking en kan de nodige ervaring hierin aantonen;
• Je beschikt over bijzondere communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, ten opzichte van verschillende partners (studenten, stagemeesters, externen, …)
• Je kan vlot overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Access);
• Je houdt ervan om puzzels op te lossen. Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken. Dit alles doe je op een zelfstandige manier.
• Je werkt zeer nauwgezet en zorgvuldig met oog voor detail en deadlines;
• Klantgerichtheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je gaat steeds discreet en integer tewerk;
• Je neemt graag initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je bent een problemsolver; je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
• Je bent flexibel en in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening;
  

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan met een salaris gekoppeld aan graad 5, 6 of 7, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Daarnaast Geniet Je Van Voordelen Als

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen.

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).
  

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 05/11/2021 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 09/11/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 16/11/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer het decanaat via decanaat.gf@vub.be

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer mevr. Natasja Amys (natasja.amys@vub.be)

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: werking

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: voltijds

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5-6-7

Wijze van begeven: werving