Office Administrative Assistant

작업 내용

Vos responsabilités en front office

Recevoir le courrier, les e-mails, et appels téléphoniques, les traiter rapidement et de manière qualitative

• Répondre aux appels entrants, fournir les informations nécessaires et éventuellement transférer les appels.
• Noter les messages téléphoniques importants.
• Ouvrir le courrier, le classer selon des catégories prédéfinies et le distribuer.
• Gérer la boite mail générale TREVI
  
  

Gestion de l’accueil et la prise en charge des visiteurs de l’agence ou de la maison-mère

• Grâce à votre communication fluide, adaptée et claire, vous mettez constamment à profit votre excellent sens du service client afin de : fixer des rendez-vous avec le client et/ou avertir les personnes adéquates en interne.
  
  

Vos responsabilités en back office

Afin d’assurer la mise à disposition d’informations pertinentes au business, vous effectuez diverses tâches administratives. Pour ce faire, vous :

• Vous vous occupez e la reproduction de documents et les faites circuler.
• Classez divers documents selon les procédures internes.
• Demandez et rassemblez un certain nombre de données pertinentes pour le bon fonctionnement du business.
• Encodez des données dans les programmes internes.
  
  

Votre rôle étant central, vous participez également à la préparation de réunions internes afin que celles-ci puissent se dérouler efficacement, ainsi qu’à l’organisation générale du bureau.

• Vous préparez les dossiers selon les modalités internes.
• Vous vous occupez de l’organisation de ces réunions : réservation des salles, vérification de la présence et le bon fonctionnement du matériel, préparation d’un environnement accueillant et chaleureux (cafés, sandwichs…)
• Vous gérez également les commandes facility : fournitures, café, panneaux, imprimante, …
• Vous disposez d’une première expérience dans le domaine administratif et le service clients.
• Vous maitrisez le français, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Votre maitrise du néerlandais est intermédiaire.
• Vos qualités relationnelles et communicationnelles ne sont plus à prouver.
• Vous travaillez avec une rigueur certaine, qui vous permet de produire un travail de haute qualité.
• Vous excellez dans la gestion simultanée de multiples priorités, en faisant preuve d’organisation, même dans un environnement dynamique où les interruptions dont partie du quotidien.
  
  

En rejoignant TREVI, vous évoluez non seulement dans une fonction hybride et stimulante, mais vous rejoignez surtout une entreprise où vous pourrez vous développer avec les meilleurs experts. En un mot : Rejoignez-nous !

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