Office Assistant

All genders

Het office team binnen Agoria staat in voor de ondersteuning van onze medewerkers en onze verschillende business entiteiten. Dit team bestaat uit een 12-tal personen die enerzijds instaan voor een aantal specifieke opdrachten binnen een business entiteit en anderzijds instaan voor het realiseren van ad-hoc activiteiten.

Binnen het team hebben we momenteel een vacature voor een Office Assistant.

Je neemt de volledige administratieve ondersteuning van een team van 8 personen voor je rekening: 1 team manager en 7 club managers. De Technology Clubs van Agoria ondersteunen lidbedrijven bij hun business development plannen naar internationaal niveau door o.a. introducties bij klanten over de hele wereld, business intelligence en faciliteren van ervaringsuitwisseling.
Technology Clubs | Agoria

Jouw verantwoordelijkheden in deze zeer gevarieerde functie:

• administratieve en logistieke organisatie van kleine nationale en internationale events van A tot Z (opmaak uitnodiging, mailing, inschrijvingen registreren, voorbereiding materiaal, follow-up enquête, facturatie, enz.). Je bent soms ook ter plaatse op het event zelf voor de praktische coördinatie op jou te nemen.
  Als het gaat over grotere events werk je samen met het event team van Agoria.
• jaarlijkse facturering van lidmaatschapsgelden
• het controleren en bijwerken van contacten in de database
• bijhouden van de ledenlijsten, prospects en stakeholders voor de 7 clubs
• aanmaak van bestelformulieren
• budgetopvolging
• meetings in binnen- en buitenland vastleggen en voorbereiden
• je bent interne SPOC voor het event team, finance, sales (opstellen van inkooporders, ...), purchase (opstellen van facturen, ...)
• voorbereiding van presentaties in PowerPoint

Jouw ervaring:

• Je hebt een aantal jaren relevante ervaring als assistant opgedaan waardoor je zelfstandig kan werken en vooral zelf je planning en prioriteiten kan bepalen
• Je praat en schrijft vloeiend Nederlands en Frans en hebt een goede kennis van het Engels
• Je kan ermee om dat prioriteiten al eens kunnen shiften en je dus nieuwe focus moet leggen
• Aangezien je 7 clubs administratief ondersteunt, kan je vlot verschillende balletjes in de lucht houden
• Courant gebruiker van het MS Office pakket; kennis van Odoo, Hubspot en social media is een dikke plus
• Als jouw persoonlijkheid kenmerken heeft à la positief ingesteld zijn, meedenkend en goeie portie humor, ben je hier aan het juiste adres

Waarom Agoria?

• Een heel leuk en dynamisch team om mee samen te werken
• Variatie, vrijheid (ook naar thuiswerk), verantwoordelijkheid
• Internationale contacten
• Een baan bij de grootste sectorfederatie van België, die door de bedrijven erkend wordt als referentie voor dienstverlening.
• Een organisatie met een top-imago en als missie “improving quality of life”, met duidelijke engagementen voor een betere wereld.
• De mogelijkheid om je persoonlijk te ontwikkelen in diverse opleidingstrajecten en/of informatienetwerken.
• Een aangename werkomgeving in Brussel. Een aantrekkelijk loonpakket en diverse extralegale voordelen, waaronder een cafetariaplan om je loonpakket beter te laten aansluiten bij je persoonlijke wensen

Interesse in deze vacature? Solliciteer online t.a.v. Valérie De Boeck door de ’Apply’ button bovenaan te klikken.