Office Assistant

All genders

Agoria betekent vooruitgang door technologie. Wij banen het pad voor alle technologisch geïnspireerde bedrijven in België die door de ontwikkeling of toepassing van innovaties vooruitgang in de wereld nastreven en die samen ruim 300.000 werknemers vertegenwoordigen.

We zijn trots dat om en bij 2000 lidbedrijven vertrouwen stellen in de drie pijlers van onze dienstverlening: adviesverlening, business development en de creatie van een optimaal ondernemingsklimaat.

Agoria beschikt over een team van 200 gemotiveerde professionals. Dankzij hun respectieve vakkennis, competenties en netwerk zorgen zij ervoor dat onze organisatie in staat is om een hoogwaardige en performante dienstverlening aan te bieden.

Het office team binnen Agoria staat in voor de ondersteuning van onze medewerkers en onze verschillende business entiteiten. Dit team bestaat uit een 12-tal personen die enerzijds instaan voor een aantal specifieke opdrachten binnen een business entiteit en anderzijds instaan voor het realiseren van ad-hoc activiteiten.

Binnen het team hebben we momenteel twee vacatures voor een Office Assistant.

Je neemt de volledige administratieve ondersteuning van meerdere teams voor je rekening.

• administratieve en logistieke organisatie van kleine nationale events van A tot Z (opmaak uitnodiging, mailing, inschrijvingen registreren, voorbereiding materiaal, follow-up enquête, facturatie, enz.). Je hoeft niet ter plaatse te zijn tijdens het evenement zelf.
  Als het gaat over grotere events werk je samen met het event team van Agoria.
• facturatie
• controleren en bijwerken van contacten in de database
• bijhouden van de ledenlijsten en prospects
• beheer van de algemene mailbox
• aanmaak van bestelformulieren
• budgetopvolging
• meetings vastleggen en voorbereiden (zalen, deelnemers uitnodigen, catering bestellen, ...)
• voorbereiding van presentaties in PowerPoint

In het begin ben je regelmatig in Brussel. Na jouw inwerkperiode ontmoeten we mekaar minstens 1d/week in Brussel en krijg je daarnaast vrijheid en flexibiliteit om indien gewenst van thuis te werken of vanuit een ander Agoria-kantoor (Gent, Antwerpen, Hasselt, Luik, Charleroi).

• Je hebt een bachelor office management behaald of gelijkwaardig door ervaring
• Na jouw inwerkperiode neem je zelfstandig je taken op en plan je je dag zelf in
• Vloeiend praten en schrijven in Nederlands en Frans is nodig; je hebt ook een goede kennis van het Engels
• Je kan ermee om dat prioriteiten al eens kunnen shiften en je dus nieuwe focus moet leggen
• Je kan vlot verschillende balletjes in de lucht houden en schakelen tussen verschillende zaken
• Courant gebruiker van het MS Office pakket; mocht je al gewerkt hebben met Odoo is dat alvast mooi meegenomen
• Als jouw persoonlijkheid kenmerken heeft à la positief ingesteld zijn, meedenkend en goeie portie humor, ben je hier aan het juiste adres

• Je komt terecht in een ervaren team die jou als junior assistant de kneepjes van het vak leren
• Variatie, vrijheid, verantwoordelijkheid
• Een carrière bij de grootste sectorfederatie van België, die door de bedrijven erkend wordt als referentie voor dienstverlening.
• Een organisatie met een top-imago en als missie “improving quality of life”, met duidelijke engagementen voor een betere wereld.
• De mogelijkheid om je persoonlijk te ontwikkelen in diverse opleidingstrajecten en/of informatienetwerken.
• Een aangename werkomgeving in Brussel. Een aantrekkelijk loonpakket en diverse extralegale voordelen, waaronder een cafetariaplan om je loonpakket beter te laten aansluiten bij je persoonlijke wensen

Geïnteresseerd? Bezorg ons jouw cv en motivatiebrief aan Kathleen Mauquoy