Team Assistant - Facilities

As a global leader in assurance, tax, transaction and advisory services, we hire and develop the most passionate people in their field to help build a better working world. This starts with a culture that believes in giving you the training, opportunities and creative freedom to make things better. This is what makes us different, and renders working here a unique, lifetime experience.

The opportunity

Samenvattend zal je in deze rol administratieve ondersteuning bieden aan het Facilities team bij de uitoefening van de dagelijkse taken in het domein van Facilities en Interne Preventie. Meer concreet zal je de volgende taken uitvoeren:

Your key responsibilities

• 
  Je levert een uitstekende end-to-end service aan onze interne klanten;
• Je zal instaan voor de aankoopadministratie van Facilities zoals: bestelbonnen, budget verhuisprojecten, BRET opvolging, independence checks, database leveranciers, …);
• Je bent verantwoordelijk voor de contractadministratie, dit omvat onder meer:
  • Het inventariseren, actualiseren, bewaren hen klasseren van documenten;
  • Het beheer van de gezamenlijke netwerk drive en hierop digitale documenten coderen, klasseren en archiveren;
  • Het coördineren van onze Facilities en Real Estate contracten in samenwerking met Legal;
• Je zal bovendien ook een stukje van de boekhoudadministratie op jou nemen:
  • Het reviewen van facturen;
  • Rapportering met betrekking tot het Facilities budget;
• Je neemt een aantal kleine aankopen op jouw rekening bijvoorbeeld die van kantoormateriaal, sanitaire artikelen; apparatuur voor Facilities; …
• Je zal verantwoordelijk zijn voor het tijdig en accuraat updaten van ons Facilities intranet en zal een aantal Power Point presentaties voorbereiden;
• Je maakt een analyse van de huidige werkwijze en formuleert voorstellen voor een optimalisatie van de werking en de dienstverlening;
• Ten slotte zal je regelmatig een aantal rapporteringen maken van bijvoorbeeld de bezettingsgraad van de meeting rooms, het gebruik van onze e-cars, …

What we look for

• 
  Je hebt een bachelor Office Management of ongeveer 2 jaar ervaring in een gelijkaardige rol, schoolverlaters zijn ook welkom en krijgen voldoende begeleiding en opleiding;
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Frans (spreken, lezen, begrijpen, schrijven) en een goede kennis van het Engels;
• Je bent een persoon die integriteit hoog in het vaandel draagt, een respectvolle teamspeler met een positieve houding;
• Je hebt een zeer goede kennis van MS office;
• Je bent: nauwkeurig, assertief, autonoom, communicatief, flexibel, ondernemend, klantgericht, stressbestendig en weet hoe je prioriteiten moet stellen;
• Je hebt geen schrik om onveilige situaties te melden aan de hiërarchische lijn;
• Je bent bereidt om uitzonderlijk buiten de kantooruren bijstand te verlenen bij dringende oproepen, interventies of projecten.

What working at EY offers

We offer you an attractive remuneration package, but more important, you will receive lots of responsibility, you will be welcomed with open arms by a great team and we will support you to build a successful career and deliver excellent client service! Plus, we offer:

• 
  Continuous learning: You’ll develop the mindset and skills to navigate whatever comes next.
• Success as defined by you: We’ll provide the tools and flexibility, so you can make a meaningful impact, your way.
• Diverse and inclusive culture: You’ll be embraced for who you are and empowered to use your voice to help others find theirs.

At EY we are proud that this year again, we obtained the Great Place to Work award for the 6th time in a row!

If you can confidently demonstrate that you meet the criteria above, don’t hesitate, apply now.

The exceptional EY experience. It’s yours to build.