Management assistent voor de academisch beheerder

☞ KU Leuven

View: 150

Update day: 26-11-2025

Location: Geel Antwerp

Category: Executive management

Industry: Onderwijs

Job type: Deeltijds, Vaste Jobs

Loading ...

Job content

De academisch beheerder functioneert als regionaal gemandateerde voor KU Leuven; hij ondersteunt de strategische positionering van KU Leuven in die regio. Intern neemt de academisch beheerder regionale faculteitsoverschrijdende en interdisciplinaire initiatieven, volgt ze op en helpt de beleidsprioriteiten van de academische opleidingen en het onderzoek realiseren. Hij onderhoudt constructieve banden met de regionaal aanwezige partnerhogescholen en volgt de samenwerkingsovereenkomsten en investeringsprogramma’s met partnerhogescholen op.

Website van de eenheid

Functie
Als management assistent ben je de administratieve rechterhand van de academisch beheerder verantwoordelijk voor de in de provincie Antwerpen en Limburg gelegen campussen (met uitzondering weliswaar van de Antwerpse stadscampussen). Je ondersteunt de academisch beheerder bij de uitvoering van zijn opdracht; daarbij focus je nu eens op de globale campuswerking, dan weer op de implementatie van campusspecifieke projecten.

In deze rol fungeer je als aanspreekpunt voor de medewerkers op de campussen en desgevallend voor externen. Je neemt deze verantwoordelijkheid op vanuit een groeiende kennis van de campuswerking en -eigenheid en werkt hiervoor nauw samen met het Hoofd academische diensten van deze campussen; waar nodig verwijs je ook door naar de collega/dienst met de juiste expertise of passende verantwoordelijkheid.

Ook de administratieve voorbereiding en opvolging van de overleg- en bestuursorganen waarvoor de academisch beheerder verantwoordelijk is, behoren tot je takenpakket.

Functie
  • Je behandelt zelfstandig de volledige administratie van de academisch beheerder en van de overleg- en bestuursorganen waarvoor hij verantwoordelijkheid draagt. Daartoe beheer je de agenda van de academisch beheerder en volg je afspraken op. Je assisteert bij de planning, voorbereiding en opvolging van de vergaderingen en raden waarin de academisch beheerder zetelt, binnen en buiten de universiteit. Ook het ontvangen van bezoekers behoort tot je takenpakket.
  • Het zelfstandig afhandelen van de vragen die de academisch beheerder binnen krijgt (elektronisch postbeheer) behoort ook tot je kerntaak. Je klasseert mails en schat de complexiteit van vragen correct in : routinevragen beantwoord je zelf, voor andere vragen weet je wie verantwoordelijk / aanspreekbaar is en verwijs je door, volgens afspraak. Vaak zal je een geïntegreerd antwoord moeten samenstellen o.b.v. de input van verschillende betrokkenen. Je raadpleegt hiertoe ook documenten en procedures waarvoor opzoekwerk noodzakelijk kan zijn. Verder doe je een grondige kennis op van de structuur van de universiteit en de campussen, evenals van de universitaire procedures en regelgeving. Vanuit dit zelfde perspectief lever je ook input (informatie en analyses) voor beleidsvoorbereidende nota’s.
  • Je staat in voor de voorbereiding en opvolging van verschillende beleids- en overlegorganen waarin de academisch beheerder zetelt, waar nodig in samenwerking met het Hoofd academische diensten. Je staat in voor de organisatie van vergaderingen, de verslaggeving, het inventariseren, terugkoppelen en autonoom opvolgen van genomen beslissingen en actiepunten. Hierbij is een proactieve houding essentieel: je voorkomt logistieke en organisatorische problemen door te anticiperen; je zoekt zelfstandig naar oplossingen die je vervolgens uitwerkt in samenwerking met je rechtstreekse collega’s.
  • Proactief screenen en opvragen van materiaal ter voorbereiding van de vergaderingen hoort erbij. Je weet dossiers voor te bereiden rekening houdend met de genomen beleidsopties. Je bereidt rapporten en presentaties voor op vraag van de academisch beheerder en het Hoofd academische diensten.
  • Naarmate daar ruimte voor komt, volg je ook zelf – in nauw overleg met je naaste collega’s – campusspecifieke projecten op. Daar sta je met name in voor de coördinatie, informatie-verstrekking en -overdracht.
  • Je bent verantwoordelijk voor het documentbeheer van het academisch beheer.

Profiel
  • Je bent in het bezit van een bachelordiploma of beschikt over ruime (een vijftal jaar) ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je kan vlot overweg met Office pakketten en kan grafieken en tabellen aantrekkelijk voorstellen. Ervaring met SAP is een pluspunt.
  • Je beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Engels.
  • Je bent integer en weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
  • Je bent vlot en diplomatisch in de omgang en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.
  • Je hebt zin voor initiatief en bent tegelijkertijd creatief en stressbestendig.
  • Je hebt aantoonbare organisatorische capaciteiten.
  • Je hebt oog voor kwaliteit waarbij proactief werken centraal staat.
Aanbod
Wij bieden
  • Een deeltijdse tewerkstelling van 50%, voor onbepaalde duur.
  • Je kan een salaris verwachten in graad 5 of 6, afhankelijk van je ervaring en competenties.
  • Campus Geel is je hoofdwerkplek, maar occasionele dienstverplaatsingen (Leuven / Heverlee, Mechelen / Sint-Katelijne-Waver, Diepenbeek, Genk) zijn onlosmakelijk verbonden met sommige aspecten van je functie.
  • Daarnaast omhelst het verloningspakket heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, een aantrekkelijke verlofregeling en tussenkomst in openbaar vervoer. KU Leuven stelt ook (elektrische) fietsen ter beschikking voor het woon-werk verkeer.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, tel.: +32 16 37 92 11.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 18/02/2022 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.
Loading ...
Loading ...

Deadline: 10-01-2026

Click to apply for free candidate

Apply

Report job
Loading ...

SIMILAR JOBS

Loading ...
Loading ...