Marketing Assistent, Congress Services

☞ VDAB

View: 140

Update day: 16-11-2025

Location: Elsene Brussels Capital

Category: Marketing / PR Sales

Industry: IT Services IT Consulting Software development Financial Services

Position: Entry level

Job type: Full-time

Loading ...

Job content

VDAB publiceert deze vacature in opdracht van een bedrijf. Om de vacature volledig te bekijken, klik je op ’Solliciteren’.
We delen je LinkedIn-profiel niet met het bedrijf dat aanwerft.

Functieomschrijving

We zoeken namelijk een nieuwe collega om onze ambitieuze ploeg voor Marketing, Communicatie & Evenementen (MARCOM) van zo’n 30 medewerkers te versterken.

Je maakt deel uit van onze nieuwe ‘Congress Services’ en bemant met andere collega’s onze CongresServiceDesk. Hier adviseer en assisteer je organisatoren van evenementen en bijhorende communicatie-acties. Een evenement varieert van een receptie tot een congres. Een actie gaat van een eenvoudige Facebook-post tot een reclamecampagne in de Brusselse metro. Vaak verwijs je mensen door naar de experten-teams bij Marcom, jij blijft de vaste contactpersoon voor klanten die een VUB-evenement willen organiseren of communiceren. Daar draait ons team in ‘Congress services’ van circa 4 medewerkers net om.

Wat houdt je job concreet in?
  • Je adviseert en helpt personen aan de VUB bij het organiseren van communicatie-acties en events op basis van ons aanbod. Je verwijst door binnen Marcom, waar dat relevant is. Jij staat zo mee in voor het succes van evenementen bij onze interne klanten.
  • Je bent het aanspreekpunt bij Marcom voor samenwerkende VUB-diensten (zoals: magazijnen, bewaking, leslokalenbeheer en M&O) en voor de begeleiding op de campus van interne/externe leveranciers in activiteiten.
  • Je doet de ‘intake’ van projecten die gaan over evenementen en de communicatie daarrond. Je bent onze ‘Single Point of Contact’ voor mensen die hulp vragen bij hun evenement. De uitvoering zit vaak bij je collega’s of ook externe partijen.
Je regelt mee jobstudenten voor evenementen en Marcom-gerelateerde activiteiten op de VUB-campussen. Je onderhoudt contacten met jobstudenten en student-ambassadeurs. Je voorziet briefings aan jobstudenten en doet de administratieve opvolging van de job-dossiers.
  • Je volgt dossiers en bestellingen op, reserveert lokalen, voorziet de nodige catering en materialen. Je doet reservaties voor events, huur van voertuigen, hotelreservaties, ook externe bestellingen voor (huur van) materialen, meubilair of machines.
  • Je brieft en volgt technische medewerkers op in de voorbereiding en tijdens evenementen. Dat betekent ook de werkplanningen maken voor projecten en het nakijken van het resultaat.
Profiel

Wat verwachten wij van jou?
  • Je krijgt energie van dingen doen, mensen vooruit te helpen.
  • Je hebt een bachelor-diploma (zoals eventmanagement, marketing, communicatie …) of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je beschikt over een rijbewijs B.
  • Je kunt goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint,...)
  • Je hebt verbale en schriftelijk communicatie-skills, zeker in het Nederlands en het Engels. Beheersing van de Franse taal is een pluspunt.
  • Je bent een team-player en staat erom bekend een enthousiaste, dynamische collega te zijn, die oplossingsgericht denkt en daar creatief in is.
  • Je kunt goed omgaan met mensen; je houdt er sowieso van om met anderen samen te werken en je bent ‘open minded’ en jong van geest
  • Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken.
  • Je bent klantgericht en functioneert zelfstandig.
  • Je werkt nauwkeurig en met oog voor detail.
  • Je bent stressbestendig en in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of verschillende persoonlijkheden.
  • Je voelt je betrokken bij het succes van een activiteit of actie, en je streeft altijd naar een sterke en betrouwbare dienstverlening.
  • Je bent leergierig en gedreven om met nieuwe online tools te (leren) werken;
  • Je laat je niet afschrikken door regelmatig avond- en weekendwerk.
  • Je staat in voor de frontdesk samen met 2 andere collega’s, deze frontdesk is elke dag open tussen 8u en 17u30. Je stelt samen met je collega’s een werkschema op.
Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je om te starten een contract van bepaalde duur (2 jaren) aan met een salaris gekoppeld aan graad

Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Laad dan vóór 31/03/22 volgende documenten op via onze VUB-jobsite: je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:
  • Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
  • Stap 2: Een vergelijkende proef gaat door op 7/04 (onder voorbehoud van wijzigingen).
  • Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 11/04 (onder voorbehoud van wijzigingen).
Vragen over de functie-inhoud? Contacteer de directie Marcom via ann.van.driessche@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Mens & Organisatie via bruno.verwee@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: contract van beaalde duur, 2 jaar in de start

Hoofdeenheid: Marketing, Communicatie en Engagement

Omvang: voltijds

Functie: Front Desk Officer, Congress Services

Gradengroep: 5, 6 (communicatiemedewerker)

Wijze van begeven: werving
Loading ...
Loading ...

Deadline: 31-12-2025

Click to apply for free candidate

Apply

Report job
Loading ...

SIMILAR JOBS

Loading ...
Loading ...