Medewerker onderwijs- en studentenzaken

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Medewerkere onderwijs- en studentenzakendie graag de tanden zet inhet optimaal laten functioneren van de faculteit en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Binnen de faculteit geneeskunde en farmacie streven we naar een naadloze coördinatie van studentenzaken, onderwijs en personeelsbeheer om onze faculteit optimaal te laten functioneren. We zijn op zoek naar een veelzijdige medewerker die in staat is om deze diverse gebieden te beheren en te optimaliseren.
In je functie van medewerker studentenzaken ben je samen met je collega’s verantwoordelijk voor de administratie van een faculteitssecretariaat in al haar facetten en verzorg je op een zelfstandige manier de bijhorende taken.

Een greep uit het takenpakket:

• Studentenadministratie:
  • inschrijvingen en registraties;
  • adviseren van studenten bij specifieke vragen op vlak van toelating, inschrijving, examens en afstuderen;
  • inschrijvingen van doctoraatsstudenten en aanstellingen van bursalen;
  • opvolging van voortgangsadviezen.
• Organisatie, coördinatie, bijdragen aan infodagen en sid-insin samenwerking met collega’s;
• Coördinerende bijdrage aan het curriculumbeheer (studiedeelfiches, programmawijzigingen, nieuwe opleidingen, …): voorbereiding en uitvoering ism de betrokken facultaire en centrale organen;
• Algemene administratieve ondersteuning van het decanaat:
  • Correspondentie (telefoonverkeer, e-mail, verslagen en notities, behandeling inkomende post, archivering, …);
  • Organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
  • Rapporteren en analyses interne boekhouding;
  • Personeelsadministratie (verzamelen, vastleggen, beheren van en rapporteren over personeelsgegevens ten behoeve van in- en doorstroom).
• Informatievoorziening aan de balie en de telefoon en instaan voor aantrekkelijke dienstverlening naar studenten, personeel en externen.

Voor deze functie zal de Brussels Health Campus in Jette je thuisbasis worden. (in combinatie met thuiswerk)

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt een bachelor diplomaof gelijkwaardig door ervaring: met hogere administratieve en technische deskundigheid;
• Je bent een administratieve duizendpoot (enige ervaring binnen onderwijs-, personeels- en/of boekhoudkundige administratie is een troef) ;
• Je voert je taken zeer correct en zorgvuldig uit met oog voor detail, en gaat hierbij zelfstandig en tegelijk discreet te werk;
• Je deinst niet terug voor een afwisselend takenpakket;
• Je kan vlot overweg met courante MS Office toepassingen (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Je hebt zeer goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels;
• Klantvriendelijkheid is voor jou een essentieel begrip;
• Je hebt organisatorisch talent, in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken;
• Je bent een echte multitasker en gaat steeds discreet en integer tewerk.
• Je bent in staat om je aan te passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen en je kan tegen een stootje wanneer het eens wat drukker of moeilijker wordt bij een tegenslag;
• Je neemt initiatief en bent steeds bereid om bij te leren;
• Je bent een problem solver, je staat erom bekend proactief mee te zoeken naar oplossingen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare, klantvriendelijke dienstverlening.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aangraad 5 [min. € 3059,92 - max. € 4586,42 ] , graad 6 [ min. € 3426,56 - max. € 4953,08 ] of graad 7 [min. € 3546,30 - max. € 5469,38 ].

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kostelozehospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekeringmet gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijdenin onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen viaBenefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om jejob-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 15/11/2023 viajobs.vub.be .

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzichtpeilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op21/11/2023 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Eenjobinterview staat gepland op 30/11/2023en gaat online door (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer mevr. Caroline Pouders via caroline.pouders@vub.be of via tel. 02/477.44.08.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Sarah Inghelbrecht via sarah.sigrid.inghelbrecht@vub.be of 0475 80 23 93.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naarjobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: Werking

Contract: Contract onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Geneeskunde en Farmacie

Omvang: 1

Functie: Medewerker studentenzaken

Gradengroep: 5 - 6 - 7

Wijze van begeven: Werving