Operationeel Personeelsplanner

26/08/2021 V1 operationeel personeelsplanner

Functiebeschrijving

IVAGO

Identificatie van de functie:

Groep/ Afdeling: Operaties Titularis:

Functiebenaming (graad): operationeel
personeelsplanner

Rapporteert aan: zie rapporteringslijst IVAGO

Locatie: Proeftuinstraat GENT (of een andere
locatie ingevolge de dienstnoodwendigheden
binnen IVAGO)

Datum update v/d beschrijving: 26/08/2021

Niveau/ Functionele loopbaan: B 1-2-3

FUNCTIE

Doel van de functie:

Samengevat (hoofdlijnen, niet exclusief):

Staat in voor de optimale planning van personeel binnen de afdeling operaties – deel exploitatie en voorziet
in nodige personeelsleden voor de alle operaties, over de cellen heen.
Algemeen:
Past het IVAGO-managementsysteem voor kwaliteit, milieu en welzijn toe. Past de visie op samenwerken
binnen IVAGO toe.
Geeft geen hiërarchische leiding, maar plant en stuurt functioneel de interims (milieuwerkers en chauffeurs)
aan.

Dimensies (indicatief):

• Aantal te plannen medewerkers: 300
  

Resultaatgebieden (gelijke orde van belangrijkheid tenzij anders afgesproken tijdens het
functioneren):

1. Optimaliseert de personeelsbehoefte in functie van de opdrachten en houdt rekening met de opdracht
van IVAGO in het algemeen en van Operaties in het bijzonder, de competenties van het personeel en
met de voorziene afwezigheden. Doet dit op een zelfstandige wijze en in nauw overleg met collega-
planners, de diensthoofden en de directeur operaties.

2. Zorgt ervoor – behoudens uitzonderlijke omstandigheden - dat er te allen tijde voldoende

personeelsleden of interims aanwezig zijn in functie van de voormelde opdrachten. Bespreekt de noden
met de collega diensthoofden en de directeur operaties. Coördineert de personeelsallocatie over de
cellen - vermeld in het organogram – heen.

3. Volgt ondersteunend vanuit diens rol als overkoepelende personeelsplanner de voortgang van onder

andere de functioneringsgesprekken, overuren status, vakantiekrediet, opleiding, indiensttreding op.
Verzorgt ook de juiste rapportering m.b.t. de personeelsinzet.

4. Volgt en plant de opleidingen van de afdeling operaties (excl. vlootbeheer) in nauwe samenwerking met

de afdeling personeelszaken (bv. vakbekwaamheid…).

5. Staat in voor de functioneringsopvolging van de interimmedewerkers van de afdeling operaties (excl.

vlootbeheer).

6. Houdt toezicht op de correcte registratie van alle gepresteerde uren, afwezigheden en verloven. Hij

treedt hierbij in nauw overleg met de medewerker van de administratieve cel en de afdeling
personeelszaken.

7. Rapporteert alle afwijkingen bij de uitvoering van zijn taak aan de bevoegde persoon of dienst en via de

aangegeven kanalen. Doet voorstellen tot oplossing van problemen en verbetering. Legt deze

26/08/2021 V1 operationeel personeelsplanner

oplossingen voor en voert ze vervolgens na overleg en eventuele vereiste goedkeuring met diens
leidinggevende uit.

8. Heeft oog voor de familiale problemen en gebeurtenissen van de medewerkers. Hij treedt bijgevolg

coachend op is samenspraak met zijn collega’s en zijn leidinggevende. Hij respecteert hierbij de privacy
en verwijst gepast door naar de afdeling personeelszaken of vertrouwenspersoon.

9. Kent de op de medewerkers van IVAGO toepasselijke regelgeving en/of weet waar deze te raadplegen

zijn. Leeft deze zelf na.

10. Gebruikt de software die in IVAGO nodig is voor de werking.

11. Continuïteit: is in het kader van het rechtsbeginsel van de continuïteit van de dienstverlening van IVAGO
inzetbaar binnen IVAGO.

BPI’s: - Belangrijkste Prestatie Indicatoren

1. Optimale planning van personeel (cfr. personeelsbehoeftenplanning).
2. Flexibele beschikbaarheid, zowel binnen en buiten de normale diensturen (bv. zaterdag, zondag).
3. Collegialiteit, helpt collega’s waar nodig
4. Vertoont onder alle omstandigheden voorbeeldgedrag.
5. Heeft oog voor kwaliteitsdenken en weet dit te realiseren.

Competenties:

1.Jobkennis
1.1. Kan op een vlotte en correcte wijze een planning opmaken.
1.2. Kan werken met het van toepassing zijnde planningssysteem/pakket.
1.3. Is vaardig in informatica- en smartphonegebruik, heeft een goede basiskennis van Ms Word en

vooral van Excel, gebruikt courant mail en de nodige sociale media. Schoolt zich regelmatig bij.
1.4. Heeft of verwerft snel de kennis van SAP of gelijkaardige ERP-software en behoort tot de verplichte

opleiding.
1.5. Is taalvaardig: kan zich uitdrukken in correct en verzorgd Nederlands.
1.6. Is cijfermatig sterk, kan zelfstandig verschillende berekeningen maken.
1.7. Bezit en behoudt een rijbewijs B.
1.8. Blijft op de hoogte van de context waarbinnen IVAGO werkzaam is en volgt de evolutie ervan op.

Leert voortdurend. Kent het kwaliteitsdenken en past dit toe.
1.9. Kent alle op “Operaties” van toepassing zijnde documenten. Volgt deze op en maakt of actualiseert

deze waar nodig aan in het IMS.

2.Resultaat- en veranderingscompetent
Staat open voor veranderingen en/of nieuwigheden binnen de functie. Levert de nodige inspanningen om
deze te aan te leren en vervolgens toe te passen. Actualiseert de gebruikte methoden, werkwijzen,
processen, kennis op proactieve en positieve wijze.
Is innovatief, denkt vooruit en streeft steeds naar kwaliteitsverbetering. Doet voorstellen tot verbetering, legt
deze voor en voert ze vervolgens uit.
Neemt de effectieve en efficiënte acties om fouten en problemen te rapporteren en/ of te corrigeren en/ of op
te lossen.
Is gericht op een goed en tijdig resultaat en blijft daarbij accuraat werken.

3.Integriteit en betrouwbaarheid
Heeft verantwoordelijkheidszin en stiptheid om afspraken na te komen. Meldt elke ‘onregelmatigheid’.
Kan het werk even correct afwerken met of zonder toezicht van een directe medewerker.
Gaat tactvol en discreet om met gegevens over personeel (privacy) en bedrijf (beroepsgeheim).
Is collegiaal en behandelt iedereen gelijk, roddelt niet negatief, gebruikt geen “paraplusysteem”.
Volgt algemeen sociale en ethische normen: geen onderscheid op basis van geslacht, geaardheid, geloof,
ras of stand. Volgt de waarden van IVAGO.
Past de regelgeving correct toe en laat geen afwijkingen daarop toe. Is een teamwerker maar kan ook
individueel goed presteren.

26/08/2021 V1 operationeel personeelsplanner

4. Communicatie en samenwerking
Kan op een assertieve en duidelijke wijze een mening geven, streeft steeds naar het vinden van een
gedragen oplossing.
Kan diens boodschap aanpassen aan de bestemmeling.
Gebruikt vlot de bestaande communicatiemiddelen ene evolueert mee met de nieuwe mogelijkheden.
Neemt initiatief en geeft regelmatig goede terugkoppeling naar de leidinggevenden en de collega’s.

5. Functioneel leidinggeven
Kan volgens de visie van IVAGO functioneel leidinggeven aan de interims (milieuwerkers en chauffeurs) in
de afdeling Operaties.

VOORWAARDEN

Vereiste ervaring, scholing en opleiding (staat los van de anciënniteit)

• Bij aanwerving (cumulatief)

Een geldig rijbewijs B bezitten.
Een geldig diploma hoger onderwijs van het korte type of bachelor bezitten. Bij de vacantverklaring kan de
raad van bestuur beslissen om deze diplomavereiste voor zij die dit niet hebben, te vervangen door de
vereiste van het slagen in een capaciteitstest op het niveau van het diploma.
4 jaar effectieve beroepservaring in personeelsplanning en administratieve functie op dit niveau aantonen.

• Bij bevordering (cumulatief)

Tewerkgesteld zijn bij IVAGO.
Voldoen aan de statutaire of reglementaire voorwaarden (te vinden op intranet).
Bij de laatste evaluatie een globaal gunstige evaluatie behaald hebben in de uitgeoefende functie.
Een geldig rijbewijs B bezitten.
4 jaar effectieve beroepservaring in personeelsplanning en administratieve functie op dit niveau aantonen.

• Tijdens de loopbaan:

Volgt met succes een introductieprogramma over IVAGO en haar opdracht.
Volgt met succes interne of externe opleidingsprogramma’s.
Blijft door opleiding een expert in zijn werkgebied.
Past zich aan de functiebeschrijving aan en voert het daar omschreven werk uit.
Past zich aan de noodwendigheden en veranderlijkheid van de dienst aan.
Bezit en behoudt een geldig rijbewijs B en kan dit blijven gebruiken.