Administratief Medewerker

• Functie: Hoofdmedewerker (Administratief Medewerker) - tijdelijke functie
• Tewerkstellingspercentage: 100%
• Niveau: functieklasse B
• Departement:Faculteit Wetenschappen; WE02 - Toegepaste Wiskunde, Informatica en Statistiek
• Uiterste inschrijvingsdatum: 01-03-2023

De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

Voor de Faculteit Wetenschappen zijn wij op zoek naar een 100% Administratief Medewerker. Het betreft een tijdelijke functie t.e.m. 31.12.2024 (vervanging verlofstelsel) met daarna reële kans op overgang in een contractuele functie onbepaalde duur. Deze functie behoort tot de functieklasse B, die de salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 behelst.

Je zorgt binnen het vakgroepsecretariaat mee voor de administratieve ondersteuning en draagt bij in de dagdagelijkse werking van de vakgroep Toegepaste Wiskunde, Informatica en Statistiek van de Faculteit Wetenschappen. Dit houdt onder meer in:

• Je verzorgt mee de vakgroepadministratie.
• Je werkt nauw samen met de vakgroepvoorzitter, o.a.
  • bij het voorbereiden en opvolgen van vergaderingen van de vakgroepraad (waarvoor je ook verslaggever bent)
  • bij het organiseren en opvolgen van HR-gerelateerde processen
  • bij de interactie met facultaire en centrale administratie

• Je biedt administratieve en logistieke hulp bij het onderwijs, het onderzoek en de dienstverlening die verzorgd wordt door de leden van de vakgroep (bvb. organisatie van vergaderingen, examens, congressen; administratieve opvolging van projecten; … ).
• Je coördineert mee de werking van het vakgroepsecretariaat.

Voor meer informatie in verband met de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Marnix Van Daele via Marnix.VanDaele@ugent.be of 09/264 4809.
(Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring met een administratieve functie.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en het Engels.
• Je beheerst de courante softwarepakketten voor kantoortoepassingen en weet je snel in te werken in nieuwe softwarepakketten.
• Je beheerst het gebruik van sociale media.

Vaardigheden en attitudes

• Je bent een teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
• Je denkt klantvriendelijk, oplossingsgericht en dienstverlenend.
• Je hebt zin voor initiatief en je bent leergierig.
• Je bent punctueel en toont verantwoordelijkheidszin.
• Je hebt een professionele houding in de omgang met collega’s en andere betrokkenen bij de dienst
• Je weet je werk flexibel en efficiënt te organiseren in functie van prioriteiten.
• Je hebt sterke sociale vaardigheden en communiceert vlot.

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma van bachelor (of daarmee gelijkgesteld diploma) en je kan een kopie voorzien van je diploma op het moment van je kandidatuurstelling (inclusief een NARIC-gelijkwaardigheidsattest voor diploma’s behaald buiten de Europese Unie)
• Je bezorgt ons tijdig (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) alle gevraagde documenten (zie “Interesse?”)

Aan de toelatingsvoorwaarden moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum.

Ons aanbod

Je wordt tewerkgesteld in een vervangingsovereenkomst in functieklasse B met een verloning volgens salarisschalen 4.1 t.e.m. 6.2 afhankelijk van de relevante ervaring. Lees op onze website meer over de ATP-salarisschalen.

We bieden een boeiende job met een aantrekkelijke loopbaan, 36 dagen vakantieverlof aangevuld met jaarlijks vastgelegde brugdagen, een fietsvergoeding, terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, een hospitalisatieverzekering, ecocheques en een ruim vormings- en opleidingsaanbod. Bekijk het volledig overzicht van onze personeelsvoordelen.

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit een dossierselectie, een eliminerend geschiktheidsonderzoek en een eindselectie. Het geschiktheidsonderzoek en de testen zullen op het niveau van de functie worden afgenomen. Je wordt bij elke stap in het selectieproces op de hoogte gehouden van je kandidatuur.

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.

Voor meer informatie omtrent deze selectieprocedure kan je contact opnemen met de afdeling Werving en Selectie via selecties@ugent.be. Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.

Interesse?

Bezorg ons uiterlijk op 01-03-2023 om 23.59 uur de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je hoogst behaalde diploma relevant voor deze functie. Heb je dit als huidige UGent-medewerker eerder ingediend, dan hoef je dit niet opnieuw te doen.
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door, maar solliciteer online via deze toepassing. Kandidaturen die ons op een andere manier bereiken (vb. via e-mail) kunnen we niet als ontvankelijk beschouwen.

Vragen over online solliciteren? Bekijk de FAQ.