Administratieve beheerder - Gemeentesecretariaat

Ik neem deel tot het secretariaat van de vergaderingen (Schepencollege en Gemeenteraad) en ik beheer meer specifiek de zaken van het Schepencollege

Vereist diploma

Hoger onderwijs van het korte type of gelijkgesteld – Opleiding in administratief recht is wenselijk.

Verantwoordelijkheden

Beheer van de zaken van het Schepencollege

• Beheer van de dagorde
• Beheer van de opvolging van de zittingen (+ beraadslagingen)

Beheer van de zaken van de Gemeenteraad

• Beheer van de dagorde van de Gemeenteraad
• Verzending van de dagorde, de oproepingsbrieven en de bijlagen naar de Gemeenteraadsleden.
• Verzending van de dagorde naar de bewoners en de media.
• Verzending van de oproepingsbrieven en van de bijlagen voor de commissies van de Gemeenteraad naar de Gemeenteraadsleden.
• Zorgen voor de afwisselend permanentie van de Gemeenteraad (opname van nota’s, logistiek, register)
• Beheer van de opvolging van de zittingen

• Paginaopmaak van het jaarverslag FR & NL
• Overheidsopdrachten - Mededeling aan de Raad van de door het college genomen besluiten
• Activiteitenverslagen van de vzw’s en intercomunalen.

Beheer van de gemeentelijke mandatarissen

• Beheer en opvolging van de schriftelijke vragen

Gemeentelijke website: bijwerking van de informatie van het secretariaat: publicatie van de PV’s van de Gemeenteraad, van de schriftelijke vragen, moties, zitpenningen… enz.

Logistieke en administratieve ondersteuning van de dienst

• Opmaken van badges, visitekaartjes… voor de leden van de administratie
• Bijhouden van registers (detachering, archieven van het College en de Raad)
• Aanplakking van openbare onderzoeken, verordeningen (bekendmakingen), beschikkingen en besluiten van de Raad en de Burgemeester.
• Diverse archivering

Doorsturen van de gemeente naar het CIBG betreffende de BOS-software + bijwerken van de gegevens van de gebruikers

Technische Bevoegdheden

Goede computervaardigheden

Basiskennis van administratief recht

Goede kennis van de tweede taal

Gedragsmatige bevoegdheden:

• Ontwerpen – Analyseren:

Ik identificeer, bestudeer en behandel de diverse elementen van een situatie op kritische wijze om er de context / de dynamiek /de logische verbanden van te begrijpen en zo te verduidelijken of zelfs voorstellen te doen.

• Coördineren / Beheren-Beslissen:

Ik maak een keuze, na analyse van de situatie, en bepaal dan de doelstellingen en de actieplannen.

• Coördineren / Beheren-Eigen werk structureren:

Ik bepaal en organiseer op samenhangende wijze de prioriteiten en de stappen die nodig zijn voor de verwezenlijking van mijn doelstellingen en/of activiteiten.

• Handelen professioneel en integer handelen

Ik sta achter de openbare dienstverlening en respecteer er de grote beginselen van. Ik handel met naleving van de goede beroepspraktijken. Ik waak over de voorrang van het algemeen op het individueel belang

• Handelen – Resultaat gericht werken:

Ik steek energie en toon vastberadenheid in het verwezenlijken van mijn doelstellingen, met veel aandacht voor kwaliteit

• Wederzijds beïnvloeden – Een netwerk uitbouwen:

Ik leg beroepsmatige contacten met personen die me kunnen helpen bij het bereiken van mijn doelstellingen en bij het halen, op langere termijn, van resultaten die alle partijen ten goede komen.