Coördinator aankoopdienst

• Als Coördinator aankoopdienst sta je in voor de dagelijkse werking van de aankoopdienst;
• Je zorgt voor een gestructureerde samenwerking met de andere diensten/studiegebieden;
• Je stuurt de medewerkers van de aankoopdienst aan binnen de krijtlijnen van het gevoerde aankoopbeleid. Samen met de hoofdcoördinator aankoopdienst stippel je een aankoopbeleid uit in lijn met het beleid van VIVES;
• Je bepaalt samen met de hoofdcoördinator aankoopdienst de kritische succesfactoren in lijn met de kritische succesfactoren van VIVES.
• Je stroomlijnt het aankoopbeleid en zorgt voor een performante aankoopdienst;
• Je onderhoud de dagdagelijkse contacten met de aankoopdienst van de KU-Leuven binnen de werking van de associatie;
• Samen met de hoofdcoördinator aankoopdienst ontvang je de verschillende audit- commissies in het kader van de controle op de wet op de overheidsopdrachten;
• Als Coördinator aankoopdienst zul je overheidsopdrachten voorbereiden, plaatsen en uitvoeren volgens de wettelijke en interne procedures;
• Ondersteuning en advies geven aan interne klanten: keuze van de correcte en meest voordelige procedure, opstellen van de technische specificaties, bepalen van de gunnings- en selectiecriteria, advies inzake juridische, budgettaire en commercieel strategische aangelegenheden, opstellen en publiceren van bestekken, de gunning en de evaluatie van leveranciers (in samenspraak met de interne klant en andere ondersteunende diensten).
• Je zorgt tijdig voor goede interne en externe communicatie over de individuele dossiers;
• Je werkt mee aan het opmaken en actualiseren van de procedures inzake overheidsopdrachten;
• Je maakt raamcontracten op basis van gegevens uit de boekhouding en in overleg met de stakeholders;
• Je onderhandelt prijzen en voorwaarden met leveranciers;
• Je registreert dossiers in 3P en klasseert en archiveert;
• Je stelt een aankoopkalender op en houdt deze bij;
• Je rapporteert aan de hoofdcoördinator aankoop;
• De gegevens inzake raamovereenkomsten bijhouden op het intern portaal;
• Je controleert facturen en communiceert aanpassingen aan de leverancier en de boekhouding;
• Je doet actief aan contractbeheer;
• Je voert administratieve taken uit;

• Je beschikt over een bachelordiploma bedrijfsmanagement met een voorkeur voor rechtspraktijk, accountancy-fiscaliteit of een ander bachelordiploma met relevante ervaring;
• Je hebt reeds ervaring met overheidsopdrachten of bent bereid om hierin bij te scholen;
• Je hebt affiniteit met boekhouden, facturen opzoeken, eenheidsprijzen controleren, creditnota’s opvragen, budgetten opmaken en opvolgen hoort tot je takenpakket;
• Je hebt reeds een goede ervaring in een gevarieerde administratieve rol waar je met deadlines en procedures moest wreken;
• Je hebt degelijke kennis van en ervaring met de courante Office-pakketten (Word – Excel – PowerPoint – Outlook) en het leren gebruiken van andere software schrikt je niet af;
• Je bent bereid (waar nodig) je te verplaatsen naar de verschillende campussen van VIVES;
• Je hebt een hands-on-mentaliteit, indien nodig ga je zelf op de locatie om een inventaris op te maken of neem je zelf de afmetingen op die nodig zijn voor een bestek;

Salarisschaal barema 583 (B21) van het Departement Onderwijs.

PERIODE VAN AANSTELLING

Het betreft een aanstelling om op te starten vanaf 01 oktober 2021 tot en met 31 augustus 2022. Verlenging is mogelijk na positieve evaluatie. Het betreft een job met perspectief.

Je kan kandideren tot en met 17 september 2021.

CONTACT

Inhoudelijk:
de heer Lieven Vandebuerie, directeur infrastructuur en facilities,
op het nummer +32 495 51 44 73 of via mail lieven.vandebuerie@vives.be

Administratief:
mevrouw Isabel Steen, medewerker HR administratie,
via mail isabel.steen@vives.be