Directiesecretaris

HetAlgemeen Ziekenhuis Diestis een regionaal ziekenhuis gelegen op de grens van de provincies Vlaams-Brabant, Limburg en Antwerpen.Werken in AZ Diest is deel uitmaken van een enthousiast en gedreven team en bijdragen tot kwaliteitsvolle, veilige zorg op een patiëntvriendelijke manier.

Als directiesecretaris (m/v/x) vervul je een centrale rol in de organisatie en sta je in voor algemene coördinatie, communicatie, planning en administratieve ondersteuning van de directie. Een vooruitziende blik is een belangrijke kwaliteit van de directiesecretaris: je signaleert mogelijke problemen en doet voorstellen ter verbetering en oplossing. Daarnaast vorm je de verbinding tussen directie, medewerkers en externe partners.

• Algemene administratieve ondersteuning, zoals agendabeheer, beantwoorden van telefonische oproepen, afhandelen van vragen en informatieverzoeken, opzetten en coördineren van fysieke, telefonische of skype vergaderingen, behandelen van inkomende post en allerhande leveringen.
• Verslaggeving verzorgen van verschillende overleg- en vergadermomenten zodat de besproken acties en afspraken correct en tijdig kunnen worden opgevolgd en uitgevoerd.
• Voorbereiden en opmaken van brieven, rapporten, dossiers en presentaties op een autonome manier, met inbegrip van voorafgaande informatieverzameling.
• Bereikbaar zijn om efficiënte informatiestromen in en buiten de organisatie te verzekeren.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bezoekers en externe partners.
• Organiseren van interne en externe afspraken, inclusief contact met externe dienstverleners, logistieke afhandeling en notulen.
• Administratieve ondersteuning bieden bij de on-boarding van artsen.
• Logistieke en administratieve ondersteuning van ziekenhuis-brede projecten en evenementen.
• Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.

• Je hebt een bachelor/master in office management, communicatie, HR, business of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt een dynamische, sociale persoonlijkheid en beschikt over uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Je bent proactief, resultaatsgericht en kan goed omgaan met wisselende werkomstandigheden en situaties
• Je hebt interesse in de werking en structuren van het ziekenhuis en richt je op de juiste mensen voor beslissingen, informatie of overleg.
• Je werkt nauwkeurig en autonoom, en blijft onder verhoogde werkdruk efficiënt functioneren met respect voor deadlines.
• Expertise in de gangbare MS Office toepassingen is een vereiste.
• Je werkt in teamverband met je collega om gezamenlijk doelstellingen te behalen.
• Vriendelijkheid, discretie, collegialiteit en flexibiliteit zijn je sterke punten.

• Een uitdagende job in een ziekenhuis gekenmerkt door vernieuwing en groei.
• Een motiverende werkomgeving met ruimte voor eigen inbreng en persoonlijke ontplooiing.
• Samenwerking met onze netwerkpartners in de regio.
• Werken in een filevrije omgeving.
• Een voltijds contract voor onbepaalde duur volgens IFIC-barema cat. 14, aangevuld met extralegale voordelen en een uitgebreid verzekeringspakket.