HR Payroll Officer

Conteúdo do emprego

Taken en verantwoordelijkheden

Ubiway Retail is gespecialiseerd in ON-THE-GO Press convenience en heeft winkels in winkelstraten, shoppingcenters, trein- en metrostations en luchthavens. We beschikken over een netwerk van 175 verkooppunten op strategische plaatsen die sterke, herkenbare merken uitdragen (Press Shop, Relay, Hubiz, ubi-Press Shop and more).

Om ons HR team te versterken zijn we momenteel op zoek naar een veelzijdige HR Payroll Officer.

Missie

• Je bent het aanspreekpunt voor het personeel m.b.t. sociaal juridische materies. Als HR Payroll Officer zorg je voor de punctuele uitvoering van de loonadministratie zodat elke medewerker correct en tijdig zijn/haar loon ontvangt.
• Daarnaast zorg je ervoor dat alle andere personeelsadministratie of sociale, administratieve zaken correct uitgevoerd worden voor zo’n 120 medewerkers van Ubiway Retail, bestaande uit enerzijds 60-tal medewerkers op onze hoofdzetel en anderzijds 60-tal medewerkers in onze verkooppunten in eigen beheer op de luchthaven van Zaventem, Charleroi, Zulte en onze vliegende sales ploeg.
  

Verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor het personeel en geeft op een klantgerichte manier informatie en advies over alle HR administratieve elementen (tijdsregistratie, verlof, verloning, loopbaanonderbrekingen,…). Je beheert in dit kader onder meer ook de HR e-mail inbox.
• Je verplaatst je enkele keren per maand naar onze winkelpunten in eigen beheer vooor de nodige HR administratieve ondersteuning van de teamleaders en het winkelpersoneel.
• Je staat in voor de uitvoering van loonadministratie van alle bedienden van A tot Z in samenwerking met het sociaal secretariaat. Je bereidt de lonen voor en voert controles uit alvorens alles door te sturen naar het sociaal secretariaat voor berekening en uitbetaling. Je staat tevens in voor de berekening van vakantiegeld, eindejaarspremie, variabele bonus, ecocheques, eindafrekeningen en opzegvergoedingen, etc volgens de wettelijke en bedrijfseigen normen en afspraken.
• Daarnaast beheer je de personeelsdatabase en de elektronische personeelsdossiers (dimona aangiftes, arbeidscontracten en addendums opmaken, personeelsgegevens, allerlei attesten, thematische verloven, maaltijdcheques, ecocheques, opmaak brieven, etc).
• Je staat ook in voor het administratieve beheer van de hospitalisatie- en groepsverzekering (aansluitingen, communicatie met verzekeraar, bijdrage voor gezinsleden,...).
• Je maakt HR rapporteringen (zoals loonsimulaties, FTE’s, absenteïsme, in- en uitdiensten,...) en zorgt tijdig voor de nodige input voor de sociale balans.
• Je houdt je eigen kennis up-to-date en je draagt binnen het team bij tot het verder optimaliseren van de gebruikte systemen, processen en procedures.
• Je staat in voor de onboarding en verwelkoming van nieuwe medewerkers (toelichting en handtekening arbeidscontracten, opvolging opstartfase, aanvraag IT materiaal,…) op basis van een checklijst.
• Je bent verantwoordelijke voor de administratieve opvolging van het wagenpark voor zo’n 40tal dienst- en bedrijfswagen in samenwerking met de leasemaatschappijen.
• Je onderhoudt mee het intranet en voert de nodige interne communicaties aan alle personeelsleden voor HR aangelegenheden.
• Daarnaast ondersteun je de HR verantwoordelijke bij de selectieprocedures, organisatie van opleidingen, opvolging van de jaarlijkse medische onderzoeken, opvolging jaarlijks evaluatieproces, HR projecten, ontwikkeling van HR policies, juridische dossiers, etc.
  

Profiel kandidaat

Profiel

We Verwachten Dat Je

• minstens 3 tot 5 jaar relevante ervaring hebt binnen een payroll omgeving, idealiter aangevuld met een bachelor personeelswerk;
• zeer stipt en nauwkeurig werkt en discretie hoog in het vaandel draagt;
• leergierig bent en interesse vertoont in het steeds up-to-date houden van je kennis van sociale wetgeving, (ervaring in PC311 is een sterk pluspunt);
• vlot bent in MS Office en goed overweg kan met HR systemen, ervaring met het tijdsregistratiesysteem Protime en met Connect (de toepassing van ons huidig sociaal secretariaat Acerta) zijn sterke pluspunten;
• zelfstandig je werk plant en je prioriteiten bepaalt;
• voldoende tweetalig kan werken in Nederlands als Frans.
  

Geboden wordt

Aanbod

• Een uitdagende job met eigen verantwoordelijkheden in een leerrijke retail omgeving.
• Een aantrekkelijk salaris en extra-legale voordelen (maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering, variabele bonus, bedrijfswagen en tankkaart, structureel telewerk, ...).
• Een contract van onbepaalde duur, tewerkstelling te Anderlecht op onze hoofdzetel.
• Continue investering in opleidingen en jouw verdere, persoonlijke ontwikkeling.