HR Support Officer

Conteúdo do emprego

Functie:

Als HR Support Officer bied je ondersteuning aan de HR afdeling bij dagelijkse operationele taken. Je staat in voor het nauwkeurig uitvoeren van administratieve processen binnen payroll, personeelsadministratie en fleetbeheer.

Door een vlotte organisatie en opvolging van taken zorg je voor een efficiënte werking van de HR-afdeling, met oog voor detail en respect voor deadlines.

Payroll en personeelsadministratie:

Als HR Support Officer ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning en nauwkeurige uitvoering van diverse taken binnen payroll en personeelsadministratie:

• Het bijhouden van de e-box op de sociale zekerheid voor alle bedrijven binnen de organisatie om inkomende documenten te verwerken en ervoor te zorgen dat relevante acties worden ondernomen.
• Het opmaken en indienen van ASR’s (aangifte sociale risico’s) met betrekking tot ziekte, werkloosheid of andere uitkeringen.
• Het aangeven en opvolgen van arbeidsongevallen, inclusief de communicatie met betrokken instanties en opvolging van dossiers tot afronding.
• Het aangeven en opvolgen van tijdelijke werkloosheid door correcte gegevensverwerking en tijdige indiening bij de bevoegde instanties.
• Het voorbereiden en versturen van loonbrieven aan medewerkers, zowel digitaal als fysiek, afhankelijk van de voorkeur van de medewerker.
• Het beheren van loonbeslagen, inclusief het verwerken van bijhorende juridische documenten, het opstellen van correspondentie met betrokken partijen en het waarborgen van een correcte administratie.
• Het correct en tijdig indienen van aangiftes voor werken in het buitenland, inclusief het verzamelen en verwerken van gegevens over medewerkers en het opvolgen van wettelijke verplichtingen hieromtrent

Fleet: administratieve ondersteuning boetes bedrijfsvoertuigen

Een belangrijk onderdeel van jouw functie is het beheren van boetes die voortkomen uit het gebruik van bedrijfsvoertuigen.

Je taken omvatten:

• Het dagelijks of wekelijks verwerken van verkeersboetes (zoals snelheidsovertredingen, parkeerboetes en gasboetes).
• Het opmaken en versturen van mails en brieven naar chauffeurs en hun leidinggevenden om hen op de hoogte te stellen van de boetes en de bijbehorende loonafhouding.
• Het administratief opvolgen van de loonafhoudingen
• Het organiseren van een overzichtelijk klassement: inscannen en digitaal opslaan van alle documenten binnen het boetedossier.
• Het verwerken van diverse andere boetes, zoals boetes voor overladingen of specifieke overtredingen, met dezelfde aandacht voor detail.

Algemene administratieve ondersteuning:

Naast specifieke taken in payroll en fleetbeheer ondersteun je de algemene administratieve werking van de HR-afdeling door:

• Het opvragen en verwerken van ontbrekende informatie bij interne en externe stakeholders.
• Zorg te dragen voor een up-to-date administratie die voldoet aan de wettelijke en interne richtlijnen.
• Bij te dragen aan een efficiënte samenwerking binnen het HR-team door proactief knelpunten te signaleren en mee te denken over verbeteringen.
• Het organiseren van een gestructureerd archief, zowel digitaal als fysiek, zodat dossiers steeds gemakkelijk toegankelijk zijn.

Profiel:

Je bent een teamspeler met volgende capaciteiten:

• Je beschikt bij voorkeur een opleiding in een administratieve, HR- gerelateerde of economische richting.
• Je hebt werkervaring in een soortgelijke functie.
• Kennis van HR-processen is een pluspunt.
• Grondige kennis van Excel en ervaring met het opzetten en beheren van lijsten en registraties.
• Ervaring met digitale tools zoals SharePoint en Navision.
• Basiskennis van relevante sociale wetgeving is een pluspunt.
• Zeer goede kennis van het Nederlands, basiskennis Frans & Engels.
• Nauwkeurig: Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail, wat essentieel is bij administratieve taken.
• Communicatief sterk: Je kan helder en professioneel communiceren met interne en externe partijen.
• Organisatorisch talent: Je bent goed in plannen en het opvolgen van verschillende dossiers tegelijk.
• Proactief: Je zoekt actief naar oplossingen en bent in staat zelfstandig te werken.

Aanbod:

• Een voltijdse functie
• Familiale werksfeer: je maak deel uit van een collegiaal team met een open en informele werkomgeving.
• Leuke activiteiten: je neemt deel aan teambuildings, sportevents en gezellige momenten.
• Professionele groei: je kan persoonlijk en professioneel verder groeien, dankzij zowel interne als externe opleidingen.
• Begeleiding: Je krijgt bij opstart een mentor toegewezen die jou meehelpt om de weg te vinden binnen het bedrijf.
• Verloning: Je kan rekenen op een competitieve verloning aangevuld met extra legale voordelen zoals maaltijdcheques, eco-cheques, groepsverzekering,..
• Verlof: 32 vakantiedagen (incl. 12 ADV dagen) Je kan genieten van welverdiend verlof die aansluit op de schoolvakanties.