Onthaal- en administratief medewerker / Medewerker team markt (tijdelijk)

Syntra Antwerpen en Vlaams Brabant (Syntra-AB) is een door het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming Syntra Vlaanderen erkend opleidingsinstituut met drie campussen: Antwerpen, Mechelen en Leuven. De hoofdzetel is gevestigd te Berchem. Wij bieden via een gespecialiseerd netwerk van docenten en adviseurs een breed gamma van opleidingen aan.

Ter vervanging van twee collega’s die in zwangerschapsrust gaan werven wij aan:

Onthaal- en administratief medewerker / Medewerker team markt (tijdelijk)

Functie: Onthaal- en administratief medewerker (gesubsidieerde opleidingen):

Je functie bestaat grotendeels uit onthaal gerelateerde taken, in combinatie met cursus gerelateerde administratieve taken.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor cursisten op de campus en staat onder meer in voor de baliepermanentie, balieadministratie, inschrijvingen, vlaams opleidingsverlof, attesten, getuigschriften, …

• Je beantwoordt de vragen die toekomstige en bestaande cursisten via mail, telefonisch of via direct contact stellen.
• Je onthaalt cursisten, bezoekers en klanten op de campus en helpt hen de weg zoeken in het gebouw.
• Je bent het aanspreekpunt voor cursisten die via VDAB naar ons worden doorgestuurd en volgt de administratie ervan op.
• Je staat in voor het eerstelijnsonthaal van cursisten en docenten.
• Je informeert en adviseert kandidaat-cursisten bij hun
• Je werkt in ons CRM systeem, gebaseerd op Microsoft Dynamics .
• Naast de onthaaltaken, verzorg je van A tot Z de administratie voor onze cursisten in een aantal beroepssectoren. Dat houdt o.a in: inschrijvingen, toelatingsvoorwaarden, vrijstellingen, aanwezigheden, punten, deliberaties, getuigschriften en diploma’s, ...
• Je verzorgt de VDAB-administratie van A tot Z.
• Je bent verantwoordelijk voor de docentenadministratie (contracten, lesprestaties…) in jouw sectoren.
• Je staat in voor het eerstelijnsonthaal van cursisten en docenten.

Functie: Medewerker team markt (gesubsidieerde opleidingen):

Je zorgt voor een correcte administratieve opvolging en afhandeling van de commerciële activiteiten. Dit omvat o.a. :

• Correcte verwerking van alle activiteiten in een CRM-omgeving.
• Facturatie en doorrekening van ter beschikking gestelde lokalen.
• Uitvoering en verwerking van de omkaderende administratieve taken: contracten met de trainers, bestellingen van allerlei cursusmateriaal, opvolgen van de evaluaties, afleveren van de noodzakelijke attesten aan cursisten...

Aanvragen van bedrijven en organisaties om een lokaal op de campus te gebruiken worden door jou autonoom opgevolgd:

• Je staat in voor het eerstelijnsonthaal van cursisten en docenten.
• Je benadert de cursisten die een opleiding volgen op een correcte manier en zoekt met hen naar de juiste commerciële oplossing bij eventuele problemen.
• Je beantwoordt de vragen die toekomstige en bestaande cursisten via mail, telefonisch of via direct contact stellen.
• je onthaalt cursisten, gasten, klanten op de campus en wijst hen weg.
• Je contacteert externen die één van onze leslokalen willen gebruiken om een goed zicht te krijgen op de vraag, en vertaalt deze naar een concrete offerte die je actief opvolgt.

Profiel:

• Je bent zeer communicatief ingesteld, zowel mondeling als schriftelijk. Zowel naar cursisten, collega’s, klanten als naar docenten toe maak je er een punt van iedereen op ieder moment goed te informeren over je bezigheden.
• Je bent ordelijk, nauwkeurig, correct en stipt bij administratieve taken.
• Je bent klantvriendelijk, assertief, flexibel en commercieel ingesteld, kennis van onthaal- en telefoonetiquette is een belangrijk voordeel.
• Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband werken zijn zeer belangrijk voor jou.
• Je werkt vlot met PC en hebt een goede kennis van MS-Office, voornamelijk van Word, Excel en Outlook. Je bent vertrouwd met internettoepassingen. Liefst heb je reeds ervaring met Microsoft Dynamics of CRM-toepassingen.
• Je werkt in een systeem van 40 uren per week met een dag arbeidsduurvermindering per maand. Gezien ons ruim aanbod aan avondopleidingen werk je één dag per week van 14u15 tot 22u45 en een tweede dag van 11u tot 19.30u. De andere dagen werk je met normale daguren (8u à 8.30u - 16.30u à 17u), waarvan één indien gewenst via telewerk alsook af en toe op zaterdagvoormiddag.

Ons aanbod:

• Een voltijds contract voor bepaalde duur van circa 01/06/2022 - 31/01/2023.
• Een uitdagende job in een groeiende organisatie.
• Een hecht team, die jou met open armen zullen ontvangen.
• Een correcte verloning met diverse extralegale voordelen (groeps- en hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, ecocheques, ...) en een aantrekkelijke vakantieregeling.
• Je uitvalsbasis in campus Antwerpen, vlak naast het station van Berchem, is zeer vlot bereikbaar via verschillende vormen van openbaar vervoer (abonnement mogelijk). Kom je met de wagen of de fiets? Dan voorzien we een (ondergrondse) parkeerplaats.
• Kwaliteiten zijn voor ons belangrijker dan leeftijd, geslacht, geaardheid, handicap, etnische afkomst of nationaliteit.