SAP Ariba Solution Lead

Project description

Het « SAP Business Competence Center » (BCC) (I-ICT.421) ondersteunt de bedrijfsprocessen en geeft functionele ondersteuning aan de SAP gebruikers binnen Infrabel. Het BCC helpt bij de procesbewaking, het uitwerken van nieuwe processen en het begeleiden van nieuwe projecten. Het BCC verzorgt ook de configuratie van het systeem.
Infrabel is sedert november in productie met een Ariba cloud-oplossing voor het gedeelte aankopen upstream (Ariba fase 1 upstream) met Ariba modules: Ariba Sourcing / Ariba SLP / Ariba Contract.
Infrabel wil ook live gaan met Ariba downstream module om het proces in Ariba te implementeren (Commerce Automation, Ariba Guided Buying, Ariba Catalog) voor de aankooporganisatie 1020 (goederen en diensten) en aankooporganisatie 1030 (Werken en diensten).
Het is de betrachting van Infrabel om informatie die essentieel bij leveranciers beschikbaar is te laten doorstromen op een geautomatiseerde manier in de interne logistieke keten van Infrabel. Dit zal Infrabel toelaten om de werven meer adequater te plannen!
In deze missie is het doel om een snelle oplevering te implementeren voor commerce automation waarbij het de bedoeling is nadat de bestelling (punctuele bestelling of afroep op contract) is SAP backend (bestaand proces) gekoppeld wordt aan het Ariba netwerk. Het voorafgaande aankoopproces wordt dus niet geïmpacteerd.
Objectief van deze missie is:
1)Uitvoerend:
a.Een richtinggevend document op te stellen dat aangeeft hoe de implementatie zal verlopen (mini-blueprint)
b.Voor zeer beperkt aantal leveranciers (grootte-orde = 3 of 4) de implementatie verzorgen voor commerce automation: dit heeft betrekking tot orderconfirmation, ASN (Advanced Shipping Notice, Invoicing en goods receipt (optioneel))
c.Support geven na de go live met betrekking tot de oplossing.
d.Opleiding voorzien aan de key-users
e.Communicatie te verzorgen met de gekozen leverancier en bediscussiëren (licence discussies behoren niet tot de scope) van de oplossing.
2)Kennisoverdracht in het algemeen
a. (mondeling + best practices) van hoe andere downstreamprocessen te implementeren in de toekomst.
b.Deze kennisoverdracht kan dienen als input voor een latere blueprint voor fase 2
c.om de business (I-FBA.5 / i-AM) kennis te laten opdoen met ARIBA downstream oplossing wat betreft Commerce Automation

Een projectsprint uit te voeren voor het gedeelte commerce automation heeft ook toegevoegde waarde voor te kunnen inschatten in hoeverre de huidige EDI-oplossing die dezelfde funtionaliteiten omvat kan vervangen worden door een standaard Ariba platform.

Responsibilities

De dienst Procurement I-FBA5 staat in voor de opdrachten van leveringen, diensten en werken voor Infrabel en gedeeltelijk voor TUC Rail.
Iedere aankoop bij Infrabel is onderworpen aan de Wet op de Overheidsopdrachten. Deze wettelijke aspecten zijn vertaald naar een aantal regels en interne procedures die worden ondersteunt door onze oplossingen zoals SAP en Sharepoint.
Infrabel organiseert momenteel zijn aankopen volgens de volgende 3 categorieën (volgens de wettelijke bepalingen):

• "Leveringen": voor artikelen beheerd in stock of niet; gebruik van catalogussen.
• "Diensten": voor de opvolging van prestaties van diensten
• "Werken": prestaties in het kader van het onderhoud van het spoorwegnet en bouwwerken
  De dienst asset management I-AM.x staat in voor de planning en de uitvoering van de werken.

Infrabel landschap:
Infrabel heeft SAP ECC landschap:

• back-end (EHP7 voor SAP ECC 6.0): 4 tier landschap met
  ¤ development (SI2)
  ¤ quality (siq)
  ¤ acceptance (sia)
  ¤ production (sip)
• Ariba buying / Ariba commerce automation / Ariba strategic sourcing suite / ariba catalog. Infrabel heeft een testrealm (geconnecteerd met quality SIQ) een productieve realm (geconnecteerd met producton SIP)

De logistieke keten in infrabel (sap ecc) is opgebouwd uit:

• 4 verdelende vestigingen (hierop kunnen bestellingen gecreëerd worden)
  ¤ Verdelende magazijn Schaarbeek (WM-module voor voorraadbeheer)
  ¤ Bascoup (IM, eWM gepland eind 2023)
  ¤ Roeselare (IM)
  ¤ Wondelgem (IM)
• 20-tal LCI (Logistieke centrum Infrabel) op IM (hierop kunnen bestellingen gecreëerd worden). 1 Areamagazijn te Gent Zeehaven draait reeds op eWM.
• 60-tal SPM (service point maintenance): deze worden uitsluiten herbevoorraad via interne herbevoorradingsprocedure (STO’s en transferreservaties)
  De start van het process begint met een voorstel tot aankoop (manueel geintroduceerd, vanuit MRP of vanuit PM/PS module), wat resulteert in een punctuele bestelling (documenttype Z1) of een afroep op contract (documenttype Z2). Dit kan gaan over voorraadartikelen die genomenclatureerd zijn (met naamlijstnummer) of op vrije tekst aangekocht.

1.De PO wordt elektronisch doorgestuurd naar de leverancier via het Ariba Netwerk, ook voor multi-plant PO’s. Wijziging, annulatie of afsluiting van PO’s of bepaalde orderlijnen worden opnieuw elektronisch doorgestuurd.
2.De leverancier bevestigt per orderlijn de leverdatum en het aantal in een orderbevestiging (via het Ariba Network) en deze informatie verschijnt automatisch in de PO (in SAP ECC Infrabel). Herbevestigingen van leverdata en hoeveelheden, alsook deelleveringen worden elektronisch uitgewisseld vóór de levering. Bij het uitblijven van een orderbevestiging gaat er automatisch een mail naar de leverancier met een herinnering.
3.De leverancier maakt een ASN (Advanced Shipping Notice) met de PO, de orderlijn, het artikel, het aantal, de handling unit en de leverdatum waarop er zal geleverd worden en deze informatie verschijnt automatisch als inbound delivery in zowel SAP EWM als SAP IM. Herbevestigingen van leverdata en hoeveelheden, alsook deelleveringen worden elektronisch uitgewisseld vóór de levering.
4.De factuur wordt elektronisch doorgestuurd en geïntegreerd met het huidige VIM-systeem. Het is voor de leverancier niet mogelijk om een factuur uit te sturen wanneer de ontvangst (MIGO na eventuele kwaliteitscontrole bij Infrabel) nog niet is gebeurd. De status van de factuur en de betaling worden uitgewisseld.
5.Documenten kunnen automatisch uitgewisseld worden tussen Infrabel en haar leveranciers (vb technische specificaties, plannen, MSDS fiches, conformiteitsattest, logistieke voorwaarden…), ook rechtstreeks vanuit het ERP-systeem. Volgende informatie moet ook automatisch mee verstuurd worden: externe tekst, administratieve kosten, 1 extra infoveld.
6.Rapportering voor de eindgebruiker
a.Track and trace log: overzicht wanneer welk document werd doorgestuurd, technische storingen (PO werd niet doorgestuurd, documenten die geblokkeerd zijn,…)
b.Overzicht op ontbrekende bevestigingen, herbevestigingen op PO en ASN, op deelleveringen,…
c.Openstaande leveringen met bevestigde leverdatum en aantal. Dit kan automatisch beschikbaar gesteld worden voor de leverancier

Deze behoeften zullen getest worden met leveranciers waarbij er goederen op naamlijstnummer aangekocht wordt, zowel punctueel als op raamovereenkomst, vanaf de behoefte tot en met de match van de factuur met Po en ontvangst.

• Opleveren van Frice documenten (functionele specificaties) die dienen als leidraad voor ontwikkeling in back-end.
• Customizing
• Workshops met de business + geschreven verslag
• Opleveren van document (blueprint) waarin de goedgekeurde (door business, alsook I-ICT.421) principes staan hoe de sprint te vervolledigen.
• Gevalideerde acceptatie test scenario’s (nl/fr)
• Projectplanning met relevante milestones
• Trainingsdocumentatie (NL en FR) opleveren
• Opleveren van de oplossing in productie
• Configuratie van Ariba commerce automation : aanleveren van configuratiedocumentatie in samenwerking met SAP shared Services
• Knowledge transferdocumentatie (EN) naar SAP BCC

Skills

• Expert SAP Ariba / Commer automation / SAP MM
• Support geven voor de ARIBA module (sourcing / contract workspace)
• aantoonbare ervaring in SAP Ariba Network / commerce automation