Senior Management Assistant

WeAreOneWorld, de organisatie achter het Tomorrowland festival, heeft een ambitieuze groei-strategie die zich focust op het uitbouwen en verdiepen van het merk. Dit door het verder laten groeien van bestaande activiteiten (Festivals & Evenementen, Fashion, Media (incl One World Radio),…) en het opstarten van tal van nieuwe zaken, in binnen- en buitenland. Om deze groei en de steeds complexer wordende organisatie te ondersteunen zoekt WAOW een Senior Management Assistant.

In deze rol ben je gelinkt aan het Directie-team en werk je inhoudelijk, voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Vooral administratief en organisatorisch rekent het Directie-team op jou en dit op zeer diverse vlakken. We geven jou de nodige ruimte voor initiatief, autonomie en verantwoordelijkheid.

• Je hebt inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je ondersteunt het Directie-team in hun day-to-day activiteiten op vlak van agenda beheer, faciliteren van meetings (intern/extern) en een brede range van praktische en organisatorische taken waarbij je je flexibel opstelt en oplossingsgericht denkt.
• Je optimaliseert het tijds- en prioriteitenbeheer van de Directie.
• Je staat in voor het organiseren van activiteiten, beheren van informatie en correspondentie.
• Je staat in voor een uitstekende organisatie van onder andere directievergaderingen: documenten, agenda, uitnodiging, accurate verslaggeving, sprekers, to do’s alsook de voortgang van de dossiers en genomen beslissingen.
• Je bent een expert in het organiseren en de follow-up van business trips/externe evenementen/meetings.
• Je bent betrokken en flexibel, zorgt voor de nodige ondersteuning en kijkt voortdurend naar nieuwe manieren om verbeteringen door te voeren ten behoeve van de organisatie.

• Je hebt de juiste attitude en mindset en bent bereid je volledig te geven.
• Je bent een harde en proactieve werker die zich thuis voelt in een uitdagende en veeleisende werkomgeving.
• Je stelt je flexibel op en kan efficiënt prioriteiten stellen en houdt er rekening mee dat het niet altijd een 9-5 job is.
• Je bezit uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Je kan de rust bewaren wanneer je onder druk staat.
• Je kan multitasken maar daarnaast voer je je taken uit met oog voor detail.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Word, Outlook, Excel en PowerPoint en weet hoe je virtuele meetings organiseert, micro scripts maakt en je kan documenten editen als een expert.
• Je hebt uitstekende taal- en communicatieve vaardigheden – zowel mondeling als geschreven.
• Je schrijft en spreekt heel goed Nederlands, kennis van extra talen is een meerwaarde.
• Je was reeds succesvol in een vergelijkbare functie.

Je komt terecht in een dynamisch bedrijf waar ruimte is voor eigen ideeën, initiatief en creativiteit. Ons bedrijf staat niet stil, innovatie, trendsetting, groei en inspelen op de consument zijn key. Binnen het Directie-team heerst een open no-nonsense cultuur en is hiërarchie van ondergeschikt belang.

Sollicitatieproces

Mail ons jouw CV en motivatie brief, indien jouw profiel kan beantwoorden aan de vereisten nemen we contact op. In het verdere proces zal je met verschillende mensen van Directie een persoonlijk gesprek hebben.

Succes!