Administratief medewerker

• Je bent het eerstelijns-aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici en verschaft hen de gevraagde en nodige informatie, en ondersteuning met betrekking tot hun logistieke, administratieve en organisatorische vragen.
• Je ondersteunt de afdeling m.b.t. financiële verrichtingen. Je zorgt voor verkoopfacturen, plaatst bestellingen, zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
• Je ondersteunt in de projectopvolging en zorgt hierbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeels budgetten, als ook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering. Je formuleert voorstellen aan de projectbeheerders over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen rekening houdend met de mogelijkheden en beperkingen van de verschillende financieringsbronnen en regelgeving.
• Je faciliteert de aanstellingen en verlengingen van personeelsdossiers.
• Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij de organisatie van projectvergaderingen, activiteiten en events, dienstreizen, workshops, congressen,…
• Je neemt initiatief met betrekking tot de administratieve organisatie van de afdeling. Je schat zelf prioriteiten in, informeert de betrokken professoren proactief over hun planning en herinnert hen aan deadlines.
• Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdeling overschrijdende of overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere teamleden.
• Je neemt deel aan het formele en informele administratieve overleg tussen afdelingen.

• Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Je kan bij voorkeur terugblikken op enkele jaren ervaring als administratief medewerker met gelijkaardige opdrachten.
• Je bent flexibel en kan snel inwerken in een nieuwe materie.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
• Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
• Je bent stressbestendig, proactief en kan zelfstandig werken.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
• Je bent collegiaal, hebt een probleem oplossend vermogen en een klantgerichte houding.
• Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, ...).
• Kennis van SAP is een pluspunt.

Wij bieden een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. De werkplek bevindt zich in de gloednieuwe infrastructuur van Chem & Tech op de campus te Heverlee. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.