Administratief medewerker (M/V/X) voor de Directie van de Vergaderingen

工作内容

Missie
Je draagt bij aan het proces van opstellen, ter beschikking stellen en archiveren van de dagordes en de notulen van het College en van de Gemeenteraad en aan de organisatie van de zittingen van deze organen. Je staat in voor de administratieve ondersteuning en behandelt de lopende dossiers binnen je werkdomein, conform aan de wetgeving, de geldende procedures en in overeenstemming met de instructies van je hiërarchie. Je bent belast met de secretariaatstaken.

Taken

• Je codeert gegevens met betrekking tot de werking van de gemeentelijke organen (aanwezigheden op de zittingen, genomen beslissingen, stemresultaten, zitpenningen…)
• Je verbetert, harmoniseert en vult de lay-out aan van de agendapunten van het College en de Gemeenteraad en van de andere zittingsdocumenten, de aanwezigheid van alle nodige bijlagen nakijken …
• Je wint bij de betrokken departementen en kabinetten nuttige informatie in betreffende de voorlegging van de dossiers aan de beslissingsorganen en de opvolging inzake administratief toezicht
• Je ontvangt bezoekers, o.a. de gemeenteraadsleden die op het Secretariaat van de Vergaderingen dossiers komen inkijken, je verstrekt nuttige informatie, beantwoordt telefoonoproepen, geef berichten door, verzoekt de opvolging van informatie
• Je stelt de persoonlijke dossiers van de mandatarissen samen en houdt ze up-to-date, net als de dossiers m.b.t. intercommunales, vzw’s en organismen waarvan de Stad deel uitmaakt en dossiers over diverse onderwerpen
• Je legt de archieven van het College en de Gemeenteraad aan, bereidt de registers voor het inbinden en de overdrachten naar de Archieven van de Stad voor
• Je betaalt de zitpenningen uit, wikkelt de facturen van de vertalers en stenotypisten af, volgt de bestelbonnen en facturen betreffende het inbinden van de registers op, …
• Je zendt de inkomende niet nominatieve briefwisseling naar de bevoegde dienst door, behandelt de briefwisseling van de toezichthoudende overheid en de diverse aanvragen van de gemeenteraadsleden

Profiel

• Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs

Of

Je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit voor een functie van niveau C (assistent)
Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen

• Je gaat gestructureerd en precies te werk, rekening houdende met de deadlines
• Je beschikt over een vlotte pen
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Frans
• Je bent flexibel wat betreft werktijd (de functie vereist af en toe aanwezigheden s’avonds)
• Je kan overweg met MS Office

Aanbod

• Voltijds contract van onbepaalde duur
• Maandelijks brutosalaris: minimum 2153,92 euro (eventueel verhoogd in functie van eerdere professionele ervaring, de gezinssituatie en een taalpremie indien je slaagt voor het taalexamen)

Om een idee te hebben van wat je gaat verdienen, kan je gebruik maken van onze loonsimulator

• Extralegale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement, tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC en fiets), mogelijkheid aan te sluiten bij een hospitalisatieverzekering
• Regelmatige bijscholing
• Betaling van het remgeld door de Stad bij medische verzorging voor jou en je gezin in het UVC Brugmann, het UMC Sint-Pieter, het Jules Bordetinstituut en het UKZKF (Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola)

SELECTIEPROCEDURE
Stuur ons via http:// jobs.brussel.be uw kandidatuur (cv + motivatiebrief samen met een kopie van het vereiste diploma) ten laatste op 17/01/2022.Met onvolledige kandidaturen wordt geen rekening gehouden.
Een eerste selectie zal plaatsvinden op basis van het CV en de motivatiebrief door de Dienst Werving. De kandidaten die beantwoorden aan het profiel worden telefonisch uitgenodigd voor pc-testen en een selectiegesprek. Dit gesprek heeft plaats in aanwezigheid van een selectiecomité en peilt naar de motivatie, de gedrags- en technische competenties.
INLICHTINGEN

• bij het Departement HR - dienst Werving:

Administratief Centrum
Anspachlaan 6 (13de verdieping)
1000 Brussel
02 279 24 20

• openingsuren: dagelijks van 8u30 tot 12u30, op woensdag tot 14u

De Stad Brussel selecteert kandidaten op basis van hun competenties en maakt geen onderscheid op basis van hun leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.
Wij moedigen personen met een handicap aan om te solliciteren en zullen rekening houden met eventuele aanpassingen die noodzakelijk zouden zijn tijdens de aanwervingsprocedure of voor de integratie binnen onze administratie.

Location: Boulevard Anspach 6
1000 Bruxelles
België, Brussel

Dienstverband: Voltijds, Onbepaalde duur