Administratieve medewerker - Personal Assistant

Omschrijving

Het Laboratorium voor Neurobiologie bestaat uit een internationale, enthousiaste en gedreven groep van onderzoekers en ondersteunend personeel die intensief motorische neuronziekten (amyotrofische laterale sclerose (ALS) en motorische neuropathieën), frontotemporale dementie en beroerte bestuderen. Het Laboratorium is één van de 18 onderzoeksgroepen van het VIB Center for Brain & Disease Research (CBD) en behoort tevens tot het Departement Neurowetenschappen aan de KU Leuven. De groep werkt ook nauw samen met de dienst Neurologie van UZ Leuven.

We zoeken een dynamische en toegewijde administratief medewerker die deze onderzoeksgroep wil ondersteunen en die tevens fungeert als Persoonlijke Assistent(e) van professor Ludo Van Den Bosch die aan het hoofd van het onderzoeksteam staat.

Het takenpakket ziet eruit als volgt:

• Je beheert de agenda, boekt afspraken en verzorgt de gerelateerde communicatie. Je beantwoordt ook correspondentie allerhande.
• Je volgt de onderzoeksbudgetten op in nauwe samenwerking met de stafleden en met het hoofd van de onderzoeksgroep en met de administratief directeur van het Center.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het schrijven van subsidieaanvragen voor nationale en internationale fondsen, en bij het rapporteren over de resultaten behaald in de verschillende onderzoeksprojecten.
• Je zorgt voor een perfecte organisatie van de business trips.
• Je organiseert het programma voor bezoekers. Je verzorgt het onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Je informeert de PhD studenten over het te volgen traject: inschrijving, te halen milestones en rapporteringsdeadlines. Je assisteert hen bij alle praktische en organisatorische stappen bij de doctoraatsverdediging.
• Je voert een brede waaier van algemene secretariaatstaken uit: o.a. reserveren vergaderzalen, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, rapportering, klassement.
• Je verleent volledige ondersteuning aan het hoofd van het onderzoeksteam en je fungeert als centrale verbindingspunt.

Profiel

• Belangrijker dan het type van je diploma is een aantal jaren ervaring in een gelijkaardige functie en een uitgebreide praktische kennis van het hele Office-pakket.
• Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
• Je bent pro-actief, zelfstandig en een problem-solver die op een professionele en respectvolle manier initiatief durft te nemen.
• Je bent een echte teamplayer die goede contacten onderhoudt met collega’s en andere diensten van VIB en KU Leuven.
• Je bent assertief met voldoende aandacht voor diplomatie en integriteit.
• Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je bent punctueel en nauwkeurig.
• Je bent vriendelijk en communicatief met een zeer goede kennis Nederlands en Engels, zowel in spreken als in schrijven.
• Affiniteit met de wetenschappelijke wereld is een pluspunt.

Wij bieden

• Een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur met marktconform salaris met diverse bijkomende voordelen.
• Een boeiende job met een gevarieerd takenpakket in een dynamisch en enthousiast team.

Hoe solliciteren?

Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief bij je sollicitatie toe te voegen.

De positie is onmiddellijk beschikbaar. Van zodra een geschikte kandidaat wordt gevonden, zal de positie worden ingevuld.

Voor meer informatie m.b.t. deze job kunt u contact opnemen met mevrouw Hilde Govaert.