Allround administratief medewerker

工作内容

Vereiste studies: Academisch (gerichte) bachelor of gelijkwaardig door ervaring. Master is een plus.

Werkervaring: Werkervaring in een gelijkaardige rol is een plus. Ervaring met timesheets, inkomende en uitgaande facturatie is een plus.

Bezetting: Voltijdse bezetting, 4/5e is bespreekbaar.

Vereiste Talenkennis: Nederlands - zeer goed/moedertaal, Engels - goed

Plaats tewerkstelling: Omgeving Gent/Melle. 3 dagen minimaal ter plaatse, overige dagen naar keuze (thuis of op kantoor).

-------------------------------------------------------------------------------

Wie zijn wij?

Plainsight is een bedrijf met een pure focus op Data Analytics voor de Belgische en Nederlandse markt. Sinds onze oprichting in juni 2023 zijn wij in een sneltempo gegroeid. Onze collega’s vertalen bij onze klanten data naar inzichten. Plainsight hecht een hoog belang aan het opbouwen en delen van kennis, het uitvoeren van projecten en taken in een leuke maar professionele werkomgeving, het maken van impact en hier zelf ook verantwoordelijk voor zijn, respect voor klant, collega en natuur. Neem zeker een kijkje op onze website [https://www.plainsight.pro/about-us] en onze LinkedIN [https://www.linkedin.com/company/plainsight-pro/] om meer over ons te weten te komen.

Allround administratief medewerker

Als Allround Administratief Medewerker ben je de spil van ons kantoor en zorg je ervoor dat alle administratieve taken nauwkeurig en zorgvuldig worden uitgevoerd. Je functie is veelzijdig en vereist een combinatie van organisatorische vaardigheden, oog voor detail en een proactieve instelling.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse administratieve werkzaamheden, waaronder, maar niet beperkt tot, facturatie, coördinatie van urenstaten en planning van evenementen.

• Je nauwgezette aanpak van facturatie zorgt ervoor dat onze financiële transacties accuraat en tijdig zijn, wat bijdraagt aan de algehele financiële gezondheid van het bedrijf. Door toezicht te houden op het indienen van timesheets speel je een cruciale rol in het handhaven van de integriteit van onze factureringsprocessen en zorg je ervoor dat onze klanten correct worden gefactureerd voor de geleverde diensten.
• Evenement planning is een ander gebied waar je creativiteit en organisatorische vaardigheden zullen uitblinken. Of het nu gaat om een kleine teamvergadering of een groot bedrijfsevenement, jouw vermogen om de logistiek te beheren, te coördineren met leveranciers en een boeiende sfeer te creëren zal onze bedrijfscultuur versterken en de teamcohesie versterken.
• Naast deze belangrijke verantwoordelijkheden krijg je ook te maken met algemeen kantoorbeheer, waaronder het beheren van policies, kantooruitbreidingen, de opzet van document beheer. Je rol als communicator is cruciaal, want je bent het aanspreekpunt voor zowel interne als externe vragen over administratieve zaken.

Je bijdrage reikt verder dan deze taken, want je biedt ondersteunende diensten aan collega’s en helpt een collaboratieve en ondersteunende werkomgeving te bevorderen. Je behandelt ook ad-hoc administratieve projecten die zich kunnen voordoen, waarbij je laat zien dat je in staat bent om je aan te passen en nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Deze functie is ideaal voor iemand die gedijt in een snelle omgeving en geniet van de voldoening die voortkomt uit het ondersteunen van een team bij het bereiken van zijn doelen. Als jij iemand bent die er trots op is de go-to persoon te zijn voor alles wat met administratie te maken heeft, dan zouden we je graag aan boord hebben om onze processen te helpen stroomlijnen en bij te dragen aan het succes van Plainsight.

Hoofdtaken uit het takenpakket:

Financiële taken:

• Aanmaken en versturen van facturatie.
• Opvolging van aan- en verkoopfacturen.
• Aanmaak/opvolging van analytische boekhouding.
• Opstellen/aanpassen/doorlezen van contracten.

HR:

• Opvolging van de ingevulde timesheets door de consultants (verlof/…).
• Onboarding van collega’s: laptops bestellen, leasewagens bestellen, arbeidsovereenkomsten...
• Opvolging van payroll.
• Administratieve taken horende bij de loonverwerking (zoals goedkeuring en terugbetaling van onkosten).
• Opvolging verzekeringen, …
• Opstellen/aanpassen van arbeidsovereenkomsten met medewerkers en andere interne policies.

Organisatorisch:

• Administratieve ondersteuning bij het plannen van teambuildings.
• Administratieve ondersteuning bij het plannen van externe events.
• Ondersteuning in marketingtaken.

Andere taken die deel kunnen zijn van het takenpakket:

• Zoeken naar nieuwe locaties bij uitbreiding van kantoren.
• Aanpassen van CV’s tot het formaat dat vereist is bij klanten.
• Andere algemene ondersteuning van managers/collega’s.

Vereiste kwalificaties

• Zin voor organisatie en punctualiteit zijn een must.
• Communicatief sterk: Versturen van mails naar externe financiële diensten, verspreiden van informatie naar consultants op een gestructureerde manier, …
• Je neemt initiatief, bent hands-on en dynamisch.
• Je beschikt over perfecte Nederlandstalige kennis, geavanceerde kennis Engels (andere talen zijn een plus).
• Je hebt een bachelor, een master is een plus.
• Je springt perfect om met MS Office (Word, Excel, Outlook) en bent bereid om nieuwe programma’s (CRM Microsoft Dynamics, Power BI en andere webapplicaties) aan te leren.
• Kennis van sociale media (LinkedIn, Instagram, …) en websitebeheer zijn een pluspunt.

Aanbod

Loon is bespreekbaar volgens ervaring + extralegale voordelen