Assistant.e Directeur du Site

des activités et responsabilités

Assister le Directeur du Site :

• Support à la coordination et à la préparation des dossiers de la Direction (anticipation des délais, respect des dates butoirs, etc)
• Organisation des réunions et en assurer la logistique (réservation de salle, du catering, du matériel, ...)
• Organisation des séminaires
• Gestion de l’agenda et consultation régulière de la boîte e-mail du Directeur (traitement des urgences)
• Organisation des déplacements/voyages (vols, hôtel…) et rédaction des notes de frais
• Support à la réalisation de présentations
• Participation aux réunions du Comité de Direction
• Préparation de rapports, suivi d’un certain nombre d’actions/initiatives liées au Directeur du site ou au Comité de Direction

Coordonner le secrétariat du Directeur du site (suivi et support administratif) :

• Gestion des achats de fournitures
• Rédaction des diverses attestations, lettres, présentations, etc
• Traitement du courrier
• Demandes d’achat dans le système SAP
• Demandes variées dans le système IT Services ou auprès du département IT
  
  Collaborer avec la Directrice de la Communication du site de Charleroi :

• Support pour l’organisation d’événements, de visites de clients, VIP etc. (lancement des invitations, réservation de salle, du catering, du matériel, des supports, des chambres d’hôtel, des navettes entre les différents lieux de réunion)
• Envoi de communications internes, support à la communication interne de la Direction
  
  Préparer les Comités de Direction :
• Réservation de salles, repas, rédaction de compte-rendus, organisation de signatures de documents…
  
  Coordonner l’activité du « chauffeur » :
• Coordonnation des demandes faites au chauffeur pour gestion de l’emploi du temps selon les priorités (aller-retour vers Bruxelles pour les demandes administratives, demandes diverses et variées pour les administrations à Charleroi et à Bruxelles,… )
• Rédaction des « Bons à payer » en fonction des différents achats réalisés par celui-ci pour le site de Charleroi et les bureaux de Bruxelles
  
  Préparer les Conseils d’Entreprise :
• Envoi des convocations
• Prise de note pendant la réunion & rédaction du Procès-Verbal
• Impression du Procès-Verbal pour signature et dispatching pour affichage/diffusion au sein de l’entreprise
  
  Profil:

• Compétences requises pour le poste:
  • Réaliser son travail de manière autonome et apprécier le travail en équipe
  • Gérer son temps de travail en fonction des priorités
  • Faire preuve de proactivité et de discrétion
  • Organiser et structurer son travail
  • Communiquer efficacement avec les différents interlocteurs
  • Personnalité ouverte et sympathique

• Compétences techniques :Microsoft office 365: niveau opérationnel, programme Powerpoint, outils collaboratifs (OneDrive, SharePoint)
• Niveau de formation:Bachelier : secrétaire assistante bilingue ou expérience équivalente
• Expérience: 3 à 5 ans
• Langues :français et anglais (le néerlandais est un plus)

Les engagements de notre entreprise se fondent sur une culture agile, inclusive et responsable qui offre à des personnes de tout horizon l’opportunité de se développer, d’apprendre et de progresser tout au long de leur carrière. Nous encourageons nos salariés à réaliser pleinement leur potentiel, tout en leur accordant l’estime et le respect dus à chaque individu.

Job Type:Expérimenté