Communication Manager & Head of School Office

工作内容

L’UCLouvain recrute un·e Communication Manager & Head of School Office

Référence du poste : SF 29921

Publication interne et externe jusqu’au 22/08/2021

Pour la Faculté "Louvain School of Management" (LSM), du Secteur des sciences humaines (SSH)

Site principal : Louvain-la-Neuve

Contrat (sur ressources extérieures à 50%) à temps plein, pour une durée indéterminée

Entrée en fonction : dès que possible, vers la mi-septembre 2021

Contexte / Mission

Head of School Office

Sous la direction de la Directrice administrative de faculté, le/la titulaire coordonne les missions de la cellule « School Office » et le travail de l’équipe qui y est affectée (10 personnes) :

Fonctions de support à la faculté (assistanat Doyen et directrice administrative, comptabilité, logistique, suivi HR et accueil des nouveaux membres du personnel)

Fonctions de communication, marketing & events (interne et externe)

Fonctions horaires (conception et suivi des horaires de cours, d’examens et organisation des surveillances)

Fonctions qualité (qualité de l’enseignement, enquêtes, ranking, accréditations et reporting)

Communication & Events Manager

Dans le cadre d’une stratégie définie avec le.la vice-doyen.ne en charge de la communication, la personne aura pour mission, en collaboration avec l’équipe communication du school office (2 collègues à temps partiel) et le réseau des communicants des autres cellules de l’administration de la LSM, d’assurer la mise en œuvre des objectifs fixés par la faculté déclinés ci-dessous, suivant les différents publics :

• Les futurs·es étudiants·es et, en particulier pour la LSM, les étudiants·es internationaux·ales :

Participation à la mise en place d’une stratégie d’information pour le·la futur·e étudiant·e belge et international·e

Développement et mise à jour d’outils d’information : brochures, supports powerpoint, genially ..;

Veille permanente sur l’information au sein ou en dehors de son institution (nouveautés de programme, benchmarking,…)

Identification des relais de l’information, de leur préparation, de leur formation éventuelle en vue d’assurer l’information lors des événements, des soirées d’informations sur les études

Augmentation du recrutement des étudiants·es internationaux·ales réguliers·ères : Information sur les programmes internationaux CEMS, double diplômes DD, IB, accueil des étudiants·es internationaux·ales, mise en valeur de nos programmes de master pour un public étranger

• Les étudiants·es de la LSM et son personnel avec en priorité l’ergonomie des outils et l’efficacité de la communication interne sur les deux sites (en collaboration avec AREC) :

Intranet

Newsletter

Mailings

Animation d’un réseau de communicateurs·trices

• Les alumni, les partenaires corporate et amis·es de la LSM avec comme objectif de consolider le lien entre la faculté et ses alumni

site internet

newsletter

réseaux sociaux

promotion des activités d’insertion socio-professionnelle et de l’"executive education"

L’équipe communication a en outre à sa charge l’organisation des événements qui jalonnent la vie de la faculté : discovery week, graduation ceremony, open days, DHC, éméritats, …

Objectifs métier

Cette fonction est liée aux métiers de Coordinateur·trice d’équipe et de Chargé·e de gestion, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

Pour le volet Coordinateur·rice d’équipe

Garantir la mise en œuvre des activités et des projets au sein de l’équipe, en concertation avec son ou sa responsable

Coordonner une équipe de manière fonctionnelle

Partager l’information et assurer la communication

Contribuer à la définition des objectifs de l’entité (à moyen et à long terme)

Pour le volet Chargé·e de gestion

En tant que garant·e et référent·e des procédures qu’il ou elle gère, le ou la chargé·e de gestion - doit:

Mettre en œuvre les procédures liées à son domaine d’intervention

Accompagner et faciliter la mise en œuvre des procédures gérées

Produire des résultats et pouvoir les interpréter

Évaluer et (Faire) Évoluer

Activités

En tant que Head of School Office :
Le school office rassemble toutes les fonctions de back-office de la LSM. Hormis pour ce qui concerne les fonctions de communication, le.la responsable de la cellule n’a pas pour mission de s’impliquer concrètement dans la réalisation de toutes ces missions, dont certaines relèvent directement de la Directrice administrative de faculté. Il.elle sera par contre chargé.e

De veiller à ce que les membres de son équipe maîtrisent les procédures dont ils·elles ont la charge, connaissent les calendriers et respectent les échéances ;

De développer la polyvalence, la circulation de l’information et l’esprit d’entraide entre les membres de l’équipe ;

D’assurer la cohésion et l’animation de l’équipe ;

De participer aux réunions de coordination de la faculté, avec les autres responsables de cellule et la directrice administrative pour relayer les problématiques relevées par les membres de son équipe.

En tant que Communication & Events Manager :
Il.elle veillera en collaboration avec la directrice administrative de faculté à ce que la stratégie de communication définie avec la vice-doyenne en charge de la communication soit cohérente avec les ressources disponibles.

Il.elle veillera avec ses collègues de l’équipe communication et avec le réseau des communicants à la réalisation et au suivi de l’ensemble des actions de communication définies dans le cadre de cette stratégie.

Il.elle sera, en un premier temps, plus spécifiquement chargé·e des activités en lien avec le public des futur·e·s étudiant.e.s et de la bonne réalisation des évènements facultaires. La répartition des activités au sein de l’équipe communication pourra évoluer en fonction des compétences et centres d’intérêt.

Il.elle veillera à ce que l’ensemble des activités de communication soient développées en collaboration avec l’Administration des Relations Extérieures et de la Communication (AREC) et en s’appuyant sur les outils que l’AREC met à disposition des facultés. Il.elle travaillera en synergie avec ses homologues dans les autres facultés.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau master de l’enseignement supérieur (sciences de gestion/marketing, communication multilingue, …)

La maîtrise de l’anglais est indispensable

Expérience dans la gestion d’équipe

Intérêt, aptitude pour les matières administratives (logistique et gestion)

Créativité, sans avoir peur des chiffres

Sens de l’organisation et polyvalence

Excellentes capacités de communication orale et écrite

Expérience dans l’organisation d’événements

Attitude « hands on », débrouillardise

Disponibilité, flexibilité en dehors des horaires classiques de bureau

Personnalité accueillante, orientée « client »

Esprit d’autonomie

Rigueur dans toutes les activités entreprises

Connaissance des principaux réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, …)

Excellente orthographe et capacité de rédaction

Ouverture d’esprit

Maîtrise des outils informatiques et de mise en page (Canva, Mailchimp)

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet , merci de prendre contact à l’adresse :

jobs-diversite@uclouvain.be .

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