Coordinateur formation/Coordinatrice formation

工作内容

offre d’emploi 2025/086CR RC

La Faculté des sciences – Service administration facultaire recrute :

Un·e coordinateur·rice de formation

Pour un contrat de remplacement à temps plein

Contexte :

L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l’Université libre de Bruxelles (TechSci : centre de formation continue en Sciences et Techniques à l’ULB - Formation Continue). TechSci est né d’une collaboration entre la Faculté des Sciences et l’Ecole Polytechnique de Bruxelles, pour centraliser et développer la formation continue en Sciences et Technologies. Dans ce but, TechSci se concerte avec des partenaires internes et externes à l’ULB. Les programmes de formation continue en Sciences & Technologies permettent à l’ULB à mieux répondre aux enjeux sociétaux comme la transition énergétique, la digitalisation mondiale, les changements climatiques, les nouvelles technologies…

Dans ce cadre, la personne sélectionnée sera principalement amenée à remplir les missions reprises ci-dessous.

Missions essentielles :

1. Coordination des formations :

• Gestion et suivi des inscriptions
• Logistique (supports, horaires, locaux, catering, jobistes, …)
• Personne de contact pour les participant·es, formateur·rices, fournisseurs etc (mail, téléphone, accueil physique)

2. Support administratif et financier :

• Gestion et suivi des évaluations et indicateurs de résultats des formations
• Vérification et suivi du paiement des factures, prestataires, des jobistes
• Aide à la préparation des bilans/rapports financiers
• Suivi de la comptabilité du service

3. Communication :

• Mise à jour du site web
• Support organisationnel et participation aux événements (journées d’information, …)

Profil :

• Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en gestion administrative/commerciale, assistanat de direction, ou tout domaine utile à la fonction
• Avoir 1 an minimum d’expérience sur une fonction en lien avec le poste est requis.
• Avoir une première expérience sur une fonction similaire est un atout.
• Avoir une expérience en milieu universitaire est un atout.
• Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
• Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l’Enseignement Supérieur)

Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :

Requises :

• Microsoft 365 (outlook, excel, forms, teams, planner, …)
• Parfaite maitrise du français (C1 minimum)
• Capacité à travailler en autonomie comme en équipe
• Sens du service et de la communication (publics très variés)
• Goût du contact
• Réactivité, flexibilité et créativité
• Etre orienté·e solution, goût de l’entraide
• Anticipation et gestion des priorités

Atouts :

• Bonne connaissance de l’anglais (B2)
• SAP, HubSpot, Canva

Nous offrons :

• Un cadre de travail agréable et convivial au sein d’une institution avec des valeurs sociétales fortes
• Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l’Europe
• Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d’affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
• L’accès à une formation permanente
• Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 3 mois à aménager selon les impératifs du service)
• Des restaurants universitaires éthiques et durables
• Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives

Politique d’égalité des chances :

A l’ULB, nous plaçons la diversité et l’égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d’âge, de genre, d’orientation sexuelle, d’origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.

Nous croyons en la richesse de toutes les différences.

Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :

Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.

Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.