Coördinator uitleendienst en logistiek

PROVINCIE ZOEKT, KORTGEZEGD, COORDINATOR UITLEENDIENST EN LOGISTIEK

De vacature in het kort:

We zoeken voor het Provinciaal Vormingscentrum in Malle, een coördinator uitleendienst en logistiek.

Mag het iets langer?

In onze moderne groepsaccommodatie in het hart van de Kempen, het APB Provinciaal Vormingscentrum in Malle, kun je terecht voor de organisatie van de meest diverse vormingsinitiatieven: een cursus, een vergadering, een congres, sprookjes- of bosklassen, bezinning of een muziekstage? Je vindt beslist je gading in ons verblijfcentrum. Logeren in de Kempen krijgt bij ons een extra dimensie!

Een andere grote troef is onze audiovisuele uitleendienst voor organisaties. Hier huur je al wat je nodig hebt voor een spetterend feestje, een interessante tentoonstelling of een vergadering: van een geluidsinstallatie tot beamer, van tentoonstellingsspots en -panelen tot videocamera’s.

In ons Talentencentrum ontvangen we ieder jaar een duizendtal jonge leerlingen van de derde graad van het lager onderwijs. Ze komen er gedurende een week hun talenten ontdekken tijdens verschillende workshops.

Wil je nog meer weten?

Als coördinator uitleendienst en logistiek:

• maak je deel uit van het directieteam van het Vormingscentrum
• rapporteer je rechtstreeks aan de directeur van het Vormingscentrum
• werk je nauw samen met de coördinator catering en schoonmaak, het hoofd van de administratie en de adviseur
• geef je rechtstreeks leiding aan de ploegbaas van de technische dienst, de ploegbaas van de uitleendienst en de elektronici
• ben je bij grote evenementen in het centrum het aanspreekpunt voor de technische en logistieke ondersteuning, zowel voor de klanten als voor de interne medewerkers

Specifieke taken

Coördinatie uitleendienst & audiovisuele studio

Voor de uitleendienst/audiovisuele studio sta je in voor:

• het aansturen en coachen van de ploegbaas
• het aansturen en coachen van de elektronici
• het coördineren van de audiovisuele ondersteuning van verblijven in het Vormingscentrum
• het coördineren van de externe communicatie & marketing van de uitleendienst (website, catalogus, handleidingen, nieuwsbrief, promotie,…)
• het opvolgen van moeilijke klantendossiers
• het opmaken en toepassen van het reglement
• het ontwerpen van de jaarlijkse herziening van de tarieven
• het valideren van de dienstroosters van het team van de uitleendienst en de elektronici

Coördinatie technische dienst en logistieke ondersteuning

Voor de technische dienst sta je in voor:

• het aansturen en coachen van de ploegbaas
• het coördineren van de logistieke ondersteuning van verblijven in het Vormingscentrum
• het valideren van de dienstroosters van de technische ploeg
• het opvolgen van diverse herstellingen (als back-up)
• het overleg met dienst Architectuur en Vastgoed (infrastructuur) (als back-up)
• de communicatie en het overleg met contractors (als back-up)

Beheer van het budget voor de technische dienst en de uitleendienst

• je bespreekt het meerjarenbudget van jouw diensten met de financiële cel van het centrum
• je stelt het meerjarenbudget van jouw diensten op met de leidinggevenden van je teams
• je bent verantwoordelijk voor het plannen, budgetteren en coördineren van de aankopen conform de vigerende wetgeving en interne afspraken
• je bent verantwoordelijk voor de jaarlijkse inventaris van je diensten

Preventie en bescherming

Voor preventie en bescherming sta je in voor:

• het organiseren van en toezien op de veiligheid van het gebouw:
  • ontruimingsoefeningen
  • technische installatie (inbraak- en brandalarm)
• het opnemen van de rol van preventiemedewerker
• het deelnemen aan het comité Preventie & Bescherming en het opvolgen van de actieplannen
• het organiseren van de jaarlijkse rondgang met de brandweercommandant en het opvolgen van de aanbevelingen

Als coördinator uitleendienst en logistiek neem je deel aan volgende overlegorganen:

• het tweewekelijkse stafoverleg en opvolgen van de daar gemaakte afspraken
• het wekelijkse operationeel overleg
• het teamoverleg technische ploeg
• het teamoverleg uitleendienst en technici

Wie ben jij?

Als coördinator uitleendienst en logistiekbeschik je over onderstaande specifieke gedragscompetenties:

• klantgerichtheid: je anticipeert op mogelijke toekomstige noden van de klant
• resultaatsgerichtheid: je werkt resultaatsgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving
• overtuigingskracht: je overtuigt door inhoud en aanpak
• inlevingsvermogen: je reageert adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen
• flexibel gedrag: je past je gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter, enz.) te kunnen bereiken
• visie: je betrekt bredere (maatschappelijke, technische, enz.) factoren bij je aanpak
• richting geven: je geeft richting op het niveau van processen en structuren
• ontwikkelen van anderen: je coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden en fungeert als coach/mentor
• plannen en organiseren: je plant en organiseert grote en moeilijke taken, opdrachten, oplossingen op korte termijn die onderhevig zijn aan onvoorziene omstandigheden en die eventueel concrete repercussies hebben voor anderen

Het is een pluspunt indien je beschikt over volgende kenniscompetenties:

• je hebt een basiskennis van algemeen onderhoud (sanitair, hout, elektriciteit, bouw)
• je hebt een grondige kennis van hard- en software
• notie van de werking van elektronische apparatuur is een pluspunt

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

• Ervaringsvereiste: je hebt minstens drie jaar ervaring in een soortgelijke functie en/of in het coördineren van een team.
• Voor deze functie zijn geen diplomavereisten. In deze functie is echter een bachelor denkniveau gewenst. Kandidaten die voldoen aan de ervaringsvereisten maar niet in het bezit zijn van minimum een geldig bachelor diplomaof een diploma daarmee gelijkgesteld dienen deel te nemen aan een capaciteitsproef. Deze kandidaten nodigen we uit om een abstracte, verbale en numerieke redeneerproef af te leggen op bachelor diploma niveau. Om te slagen moet een kandidaat een gemiddelde score van 4 halen op de afgelegde testen.

Werk je reeds bij de provincie Antwerpen? Bekijk dan of je voldoet aan de voorwaarden bevordering of interne mobiliteit. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met de consulent werving en selectie

Dan zal dit je zeker overtuigen…

Wij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal B1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.509,94 - € 3.387,70.

Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris.

Met extralegale voordelen:

• gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten
• maaltijdcheques van 8 EUR
• gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk
• fietsvergoeding
• 36 dagen jaarlijkse vakantie
• extra legaal pensioen voor contractuele functies
• aanvullende ziekteverzekering
• diverse opleidingsmogelijkheden
• personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten
• glijdende werkuren

Wil je als administratief coördinator bij provincie Antwerpen aan de slag, dan doorloop je eerst de volgende selectiestappen:

• CV-screening, waar op basis van motivatiebrief, affiniteit met logistiek en/of uitleendienst en het aansturen van een team, maximaal 10 kandidaten naar het volgende selectieonderdeel doorgaan.
• Capaciteitstest (indien je niet beschikt over een bachelor diploma): 8 september 2021 in de voormiddag (digitaal)
• Thuisopdracht
• Persoonlijkheidsvragenlijst
• Competentiegericht interview: 16 september 2021 in het APB Provinciaal Vormingscentrum in Malle
• Assessment (adviserend): in de periode van 20 september tot en met 1 oktober.
• Eindselectie

Houd deze data alvast vrij in je agenda.

Meer informatie over deze onderdelen kan je hier lezen.

Waar wacht je nog op?

Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je er voor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo: solliciteer ten laatste op 5 september 2021 via de solliciteer knop. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief en CV waarom deze job jou op het lijf geschreven is.

Samengevat

• We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan
• Je zal werken in het APB Provinciaal Vormingscentrum in Malle (Smekenstraat 61, 2390 Malle)
• Voor meer info over de inhoud van de functie kan je terecht bij Johan Mutert, directeur APB Provinciaal Vormingscentrum Malle (tel. 03 312 80 11 of email: mutert@provincieantwerpen.be). Voor meer info over de selectieprocedure kan je terecht bij Maxime Janssens, consulent werving & selectie (tel. 03 240 54 32 of maxime.janssens@provincieantwerpen.be)