Deux Assistants Administratifs (h/f/x) - Cellule Ukraine

La société

Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute pour son Département de l’Action Sociale (DAS) dans le cadre del’accueil des ressortissants ukrainiens

Deux Assistants Administratifs (h/f/x)

Dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée à temps plein avec une entrée en fonction immédiate.

Fonction

Mission :

• Soutenir le service et son responsable dans la gestion administrative des dossiers sociaux (préparer les dossiers des nouvelles demandes : jaquette, farde nominative, formulaire d’instruction…) ;
• Rédiger et mettre en page des courriers et courriels (attestations et réquisitoires, par exemple) ;
• Classer des documents administratifs ;
• Assurer la gestion d’une boîte email et le transfert des emails reçus au bon interlocuteur ;
• Créer et suivre des tableaux Excel(encodage de données, création, vérification et contrôle de formules…) ;
• Partager des tâches au sein d’une cellule administrative.

Profil

Qualités requises pour la fonction:

Conditions de participation à la sélection :

Être titulaire du Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS), donnant accès au niveau C des administrations publiques locales bruxelloises.

Compétences comportementales :

• Être précis et rigoureux sur le plan administratif :
• Appliquer des procédures ordonnées et répétitives ;
• Faire preuve de précision dans les tâches ;
• Gérer des files d’attente ;
• Disposer d’un grand sens de l’organisation et être capable de gérer ses priorités ;
• Respecter les délais ainsi que la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;
• Être capable de travailler tant de façon autonome qu’en équipe ;
• Pouvoir communiquer efficacement vis-à-vis de ses collègues, du public du CPAS et de sa hiérarchie.

Compétences techniques :

• Avoir une bonne capacité de rédaction et un esprit de synthèse :
• Expérience dans la rédaction est un + ;
• Identifier les informations pertinentes par rapport aux besoins du rapport ;
• Savoir mener un entretien, dans lequel seront abordés des sujets sensibles :
• Aisance relationnelle ;
• Equilibre entre capacité d’écoute et assertivité ;
• Il faut savoir garder une certaine distance par rapport aux difficultés du parcours des usagers mais pouvoir l’exprimer de façon empathique ;
• Discrétion ;
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et être capable d’apprendre rapidement à utiliser les outils informatiques utilisés au sein de l’Institution.

Atouts :

• Bénéficier d’une première expérience dans un poste administratif au sein d’un CPAS ou dans le secteur social ;
• Disposer d’un CESS orientation secrétariat ou d’une formation professionnelle en secrétariat ;
• Maîtriser parfaitement le français (à l’oral et à l’écrit), la maîtrise de l’anglais est un sérieux atout.

Offre

Nous vous offrons:

• Un contrat à durée indéterminée, à temps plein au barème C (salaire mensuel brut temps plein, sans ancienneté : 2245,31 euros) ;
• Une possibilité de reconnaissance et de valorisation de vos anciennetés en lien avec la fonction ;
• Des tickets-repas ;
• Une réduction de 10% auprès d’Ethias pour les assurances prises à titre individuel ;
• Un nombre avantageux de jours de congé ;
• Une prime de bilinguisme (via examen Selor) ;
• Une prime de fin d’année ;
• La gratuité des transports en commun ;
• Une assurance hospitalisation ;
• Un nombre avantageux de jours de congé ;
• Un plan de formation individuel adapté ;
• Un environnement de travail agréable (respectueux de l’équilibre vie professionnelle – vie privée) et en pleine évolution.