Directeur / Directrice administratif.ve de faculté

工作内容

L’UCLouvain recrute un·e Directeur / Directrice administratif.ve de faculté

Référence du poste : SF 30145

Publication interne et externe jusqu’au 17/10/2021

Pour la "Louvain School of Management" (LSM), du Secteur des sciences humaines (SSH)

Site principal : Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein pour une durée indéterminée

Entrée en fonction : janvier 2022

Contexte / Mission

L’UCLouvain est la première université francophone de Belgique. Elle emploie plus de 6000 personnes sur 7 sites et accueille chaque année environ 32.000 étudiants dans 266 programmes de bachelier et de master.

La Louvain School of Management est une des 14 facultés de l’UCLouvain. Elle emploie environ 170 personnes sur les sites de Louvain-la-Neuve et de Mons et accueille 1900 étudiants dont 500 étudiants internationaux dans ses programmes de bachelier et de master en sciences de gestion et ingénieur de gestion. La LSM est accréditée EQUIS et son programme CEMS est reconnu internationalement. La LSM offre à ses étudiants et ses chercheurs un environnement résolument international. Son motto : « Excellence and Ethics in business »

L’administration de la LSM occupe 27 personnes qui gèrent, en lien étroit avec les services généraux de l’UCLouvain et en bonne collaboration avec les facultés du secteur des sciences humaines et de l’ensemble de l’université, les processus administratifs qui encadrent le parcours académique et la formation de ses étudiants, ainsi que la carrière de ses personnels.

Mission du/ de la Directeur / Directrice administratif·ve de faculté

Le Directeur/la Directrice de la LSM coordonne avec le doyen, les vice-doyens de site et la direction du SAFI sur Mons la mise en œuvre de la gestion stratégique de la faculté.

Il/elle est responsable de la réalisation des missions administratives de la faculté par l’équipe administrative, organisée en 4 cellules : School office, Student office, International office et Career office, sur le site de LLN.

Il/elle définit les processus et le choix des outils nécessaires à la réalisation de ces missions.

Il/elle pilote les relations avec les associations périphériques.

Le Directeur/la Directrice travaille sous la responsabilité hiérarchique du Vice-Recteur de secteur et sous la responsabilité fonctionnelle du Doyen de la LSM.

Objectifs métier

Cette fonction est liée au métier de Cadre dirigeant·e, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

Contribuer, en concertation avec les autorités et en concertation avec ses collègues, aux orientations et missions stratégiques de l’institution, et en particulier de son domaine d’activités. Ce faisant, il ou elle soutient et met en œuvre la stratégie et les grandes politiques institutionnelles et agit comme relais entre les « autorités » et « le terrain ».

Etre responsable de la coordination entre les missions de son entité et celles des autres entités de même niveau au sein de l’UCL et il ou elle est co-responsable du « continuum administratif » entre les missions.

Etre responsable de définir, réaliser et évaluer l’ensemble des missions qui relèvent des services de son entité, en articulation avec stratégie de l’institution. Il ou elle assure la bonne coordination et fédère les sous-entités qui se trouvent sous sa responsabilité. Il ou elle assume la responsabilité des résultats de son entité.

Etre garant·e de la qualité et du service, des normes, de la cohérence et de la transversalité des politiques et actions. Dans ce cadre, il ou elle est garant·e des normes et participe à leur élaboration, à leur évolution et à l’information à ce sujet.

Assurer la direction – ce qui signifie à la fois réaliser la gestion et donner le sens – et anime les équipes dont il ou elle a la charge.

Gérer les moyens et ressources de l’entité dont il ou elle a la responsabilité : personnel, budgets, etc. ; il ou elle prévoit, planifie, assure l’adéquation et l’allocation de ces moyens et ressources en rapport avec les activités et les projets.

Assurer la continuité des projets et des politiques dans le temps, au-delà des mandats temporaires avec lesquels il ou elle interagit.

Assurer une « veille » sur les problématiques et développements qui affectent ses missions, en maintenant son expertise technique et la capacité d’innover pour l’Institution.

Assurer des missions de mandats formels, de représentation ou de communication au service de l’institution à l’intérieur comme à l’extérieur. Il ou elle défend les intérêts de l’UCL à l’extérieur.

Activités

La coordination de la mise en œuvre de la gestion stratégique de la faculté qui implique

La gestion administrative des organes de concertation et de décision de la faculté et le suivi des projets et décisions de ces différents organes

Le suivi de la gestion administrative du cadre, la prospective et la gestion des carrières des personnels de la LSM

Le suivi des comptes, l’élaboration du budget et l’affectation des ressources financières reçues de l’université et des sources extérieures aux différents projets

Le suivi et la gestion administrative du portefeuille de cours et de programmes d’enseignement

Cette coordination se fait sous la houlette du doyen et en concertation avec les vice-doyens de site et la responsable du SAFI pour ce qui concerne la mise en œuvre sur le site de Mons.

La responsabilité de la réalisation des missions administratives de la LSM sur le site de LLN par :

le school office qui assure le back office de la faculté

le student office qui gère le parcours académique des étudiants à LLN

l’international office qui gère le parcours international des étudiants de la LSM et l’accueil des étudiants internationaux

le career office qui gère les relations avec le monde corporate pour faciliter l’insertion professionnelle (stages et emplois) des étudiants et des jeunes diplômés

Pour mener à bien ces missions, outre l’ensemble des acteurs internes à la faculté, le.la DAF se coordonne avec les autres directeurs administratifs de faculté au sein du Collège des directeurs des administrations facultaires(Codaf) et avec les services généraux.

La définition des processus internes et le choix des outils nécessaires à la bonne réalisation des missions qui nécessite :

la participation à des organes et projets institutionnels d’amélioration ou de gestion des process transversaux et des outils partagés

l’élaboration, le suivi et la coordination des processus internes permettant d’assurer l’ensemble des missions avec les ressources disponibles

le recours à des outils de gestion complémentaires aux outils institutionnels permettant d’assurer la qualité du service et de préserver la qualité de l’environnement de travail du personnel

A cette fin et en fonction des matières, il ou elle s’appuie sur les responsables des 4 cellules administratives et sur leurs référents académiques.

Le pilotage des relations avec les associations périphériques çad :

le bureau des étudiant.e.s (BDE) et les différentes associations étudiantes hébergées au sein de la LSM

le bureau des assistant.e.s du site de LLN

l’association des Alumni

l’ASBL « LSM Executive »

l’Advisory Council

Ce pilotage est concerté avec le doyen et le vice-doyen afin d’assurer une coexistence harmonieuse avec les différentes associations.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau universitaire (master).

Des compétences avérées et une aisance dans le management sont indispensables

• Sens de l’organisation et gestion de projets
• Capacité à gérer et dynamiser une équipe
• Esprit d’autonomie, d’initiative et de décision
• Sens de l’accueil et de la qualité du travail
• Une expérience de 3 ans dans une fonction de direction administrative est nécessaire

La connaissance active de l’anglais écrit et parlé (niveau B2 minimum du cadre européen commun de référence) est indispensable

L’intérêt pour l’IT et une bonne connaissance des logiciels de base (excel, word, outlook, Teams, …) est une priorité de la LSM

Une expérience professionnelle dans l’institution ou dans une autre institution universitaire est un atout

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet , merci de prendre contact à l’adresse :

jobs-diversite@uclouvain.be .

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