Dossierbeheerder onderwijs

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.

Departement: Decanaat Toegepaste Ingenieurswetenschappen
Regime Deeltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Faculteit Toegepaste Ingenieurswetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een halftijdse (50 %) dossierbeheerder, domein onderwijs.

Functie

Je maakt deel uit van de facultaire cel onderwijs en internationalisering, die uit een tiental medewerkers bestaat: het team studenten- en onderwijsadministratie en de stafmedewerkers onderwijs, internationalisering, studietrajectbegeleiding, innovatie en kwaliteitszorg.

Je hoofdtaak is de administratieve en logistieke ondersteuning van de stafmedewerkers studietrajectbegeleiding. Daar vallen onder andere de volgende opdrachten onder:

• Je staat in voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve taken in het domein studietrajectbegeleiding, zoals vrijstellingen en bijzondere faciliteiten.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke organisatie van individuele coachinggesprekken, LEMO-, info- en onthaalsessies. Je speelt een actieve rol in de planning van de taken van het team en in het bewaken van die planning.
• Je verzorgt de facultaire communicatie vanuit het team studietrajectbegeleiding, zowel naar studenten als docenten toe, met name via het studentenportaal, de beeldschermen, de facultaire nieuwsbrief. Je doet dat tijdig en correct.
• Je fungeert – zeker in piekperiodes – als eerstelijnsaanspreekpunt voor studenten: via de helpdeskberichten die aan het team studietrajectbegeleiding worden toegewezen, de gedeelde mailbox en telefonisch. Vanuit je basiskennis van studietrajectbegeleiding verwijs je correct door of beslis je een afspraak in te plannen bij de studietrajectbegeleiders.
• Je ondersteunt de stafmedewerkers studietrajectbegeleiding en de voorzitter bij de organisatie van de vergaderingen van de facultaire studievoortgangscommissie (de Instantie Bijzondere Inschrijvingen en Studievoortgangsbewaking): je plant de vergaderingen, boekt de studenten in, draagt bij tot het samenstellen van de dossiers, notuleert en ondersteunt de communicatie van de besluiten (individuele brieven enz.) Je doet dit ad hoc ook voor andere vergaderingen in je domein. Je verzorgt een groot deel van de verslaggeving in het kader van de werking van het team.
• Je verzamelt, verwerkt en beheert autonoom, gestructureerd, overeenkomstig de GDPR en het universitaire kader en uiteraard ook volgens de afspraken in het team data die nuttig kunnen zijn in het kader van de facultaire studietrajectbegeleiding. Je denkt mee na over een intern studentenvolgsysteem en bouwt dit mee uit.
• Je vertaalt processen en procedures naar draaiboeken, richtlijnen en formulieren.
• Je werkt mee aan de optimalisatie van het documentbeheer in het team en doet verbetervoorstellen. Je stelt de informatie waar je over beschikt op een correcte en efficiënte manier ter beschikking aan de leden van het team en andere belanghebbenden.

Daarnaast neem je taken op in de algemene werking van de facultaire cel onderwijs en internationalisering:

• Je biedt projectmatig ondersteuning voor onderwijsinitiatieven en -projecten, ook in het domein van de onderwijsadministratie.
• Je zit in een back-up-regeling met de dossierbeheerder in het domein kwaliteitszorg en onderwijsinnovatie, die een gelijkaardige taakinhoud heeft.

Bij het realiseren van al je doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving. Je wordt inhoudelijk aangestuurd door de stafmedewerkers studietrajectbegeleiding. Je diensthoofd is de celcoördinator onderwijs.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring. Sterk administratief, financieel of juridisch gerichte opleidingen hebben een streepje voor.
• Ervaring in een soortgelijke functie strekt tot aanbeveling.
• Je bent goed in de efficiënte en zorgvuldige verwerking van grote databestanden en vindt hier ook voldoening in. Je hebt bij voorkeur kennis van en ervaring met softwarepakketten die daarvoor geschikt zijn.
• Je kan vlot overweg met MS Office, in het bijzonder met Excel, Word, PowerPoint. Ervaring met Power BI is een pluspunt.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels. Je communiceert zorgvuldig, correct én mensgericht. Je schrijfstijl is helder en verzorgd.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk. Je bent een teamspeler.
• Je kan goed plannen en organiseren en bewaart zowel voor jezelf als anderen het overzicht.
• Je bent oplossingsgericht en leerbereid.
• Je bent zeer discreet.

Aanbod

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. De voorziene startdatum is 1 juni 2023.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken en in een combinatie van campuswerk en thuiswerk.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• We hechten veel belang aan jouw permanente vorming en persoonlijke groeimogelijkheden.
• Je werkt grotendeels op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 27 maart 2023 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg als bijlage zeker je motivatiebrief toe.
• De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om er rekening mee te houden dat de functiegerichte proef en het selectiegesprek plaats zullen vinden in de week van 17 april.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met mw. Nele Hillewaere, faculteitsdirecteur Toegepaste Ingenieurswetenschappen, nele.hillewaere@uantwerpen.be, tel. 03 265 18 70.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.