Facilitair coördinator / aankoper (m/v/x) H/F/X

Met het oog op extra ondersteuning van de facilitaire dienst van onze vzw zijn wij voor de campus Antwerpen (OLVC en OLVCplus) op zoek naar een hand-on facilitair coördinator/ aankoper.

Als facilitair coördinator ben je hét aanspreekpunt voor de facilitaire diensten van de campus: je staat in voor de planning en coördinatie en volgt de activiteiten op rond o.a. schoonmaak, onderhoud, catering/vending en aankopen.

Je maakt deel uit van een team en je ondersteunt de bouwcoördinator en Algemeen directeur van de vzw maar ook de andere directieleden en medewerkers. Samenwerken, maar ook zelfstandig werken en dit met zin voor organisatie is belangrijk.

Concreet:

• Je ondersteunt de dagelijkse werking op het vlak van technische en facilitaire dienstverlening. Je verricht hiervoor het nodige beleidsvoorbereidend werk.
• Je vertaalt alle dagelijkse aanvragen naar concrete acties. Dit kan gaan van het organiseren van een herstelling tot een klachtenbehandeling.
• Je stuurt hiervoor de interne en externe onderhoudsploegen (schoonmaak en klus) van de campus operationeel aan en stelt hiervoor werkschema’s op.
• Je staat in voor de aankopen van de campus en voert aanbestedingen uit. Je hebt hiervoor de nodige kennis van de Wet op de overheidsopdrachten of bent bereid deze eigen te maken.
• Je onderhoudt nauw contact met leveranciers, waarbij je de kwaliteit van de geleverde service niet uit het oog verliest.
• Je waakt over het financieel beheer van de facilitaire dienstverlening (o.a. nakijken en goedkeuren facturen, checken en invoeren van cijfergegevens en het beheren van de kosten)
• Je verzekert goede communicatie naar interne en externe diensten.
• Je neemt deel aan verschillende werkgroepen, zowel intern als op vzw-niveau.
• Je rapporteert aan de algemeen directeur van de vzw en werkt in nauwe samenwerking met de bouwcoördinator en plaatselijke directieleden.

Profil

Wij zoeken een hands-on facility coördinator die proactief meedenkt. Je bent een echte regelaar en haalt plezier uit contact met mensen, die je ook helpt waar nodig. Knelpunten worden door jou meteen gesignaleerd en opgelost en met jouw goede communicatieve vaardigheden en enthousiasme weet je mensen op de juiste manier te woord te staan.

• je beschikt over een diploma van minimaal bachelor niveau (of gelijkwaardig door ervaring)
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je werkt graag autonoom en zelfstandig.
• Je weet hoe je planmatig moet werken.
• Je hebt sterke people skills, bent communicatief vaardig en kunt mensen verbinden.
• Je hebt sterke probleemoplossende vaardigheden.
• Je bent flexibel bij veranderende omstandigheden en kan prioriteiten stellen.

Jobgerelateerde competenties

· Problemen analyseren en de gepaste acties ondernemen

· Teams, diensten, afgevaardigden, directies, ... adviseren en technisch bijstaan

· De exploitatiestrategie van de infrastructuur en herzieningen hieraan (helpen) vastleggen

· Dienstverslagen opstellen en actualiseren (operaties, werkzaamheden, incidenten, aanpassingen, ...)

· De activiteiten van een team (onderhoud en schoonmaak) coördineren

· De uitvoering van onderhoudswerkzaamheden van infrastructuur of gebouwen controleren (herstellingen, onderhoud, ...)

· Leveranciers of dienstverleners selecteren voor aankopen

· Kennis van aanbestedingen

· Je bent IT- vaardig en hebt kennis van aankoopsoftware (aanbestedingen)

Persoonsgebonden competenties

• Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken en communiceren
• Creativiteit
• Flexibiliteit
• Kritisch denken
• Resultaatgerichtheid