Hoofdmedewerker Studentenaangelegenheden, functieklasse B, 50% (DOWA STA E 015)

Ben je een administratieve duizendpoot, haal je voldoening uit een ondersteunende functie, en spreekt het je aan om achter de schermen in een studentencontext te werken? Dan is dit de job die je zoekt!

Jouw job

Ter vervanging van een collega is onze dienst Studentenaangelegenheden op zoek naar een hoofdmedewerker Studentenaangelegenheden.

De dienst bestaat uit vier teams, die zeer nauw samenwerken: studenten- en roosteradministratie, opleidings- en examenadministratie, stage- en bachelorproefcoördinatie en studieloopbaanbegeleiding.

Je komt terecht in het team stage- en bachelorproefcoördinatie, dat instaat voor de organisatie en coördinatie van stages, praktijkopleidingsonderdelen, duaal leren en bachelorproeven, en alle administratie die daaruit voortvloeit. Je komt terecht in een enthousiast team dat samenwerken hoog in het vaandel draagt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de stagecoördinatoren van onze opleidingen, die bij jou terecht kunnen met vragen rond stagedossiers. Je biedt ondersteuning bij de opmaak van de dossiers, van stagecontracten tot addenda, richtlijnenbundels en andere documenten. Je werkt daarvoor nauw samen met de collega’s die studenten informeren over het stagebeleid van de opleiding.

Je volgt de stageovereenkomsten met de verschillende stagegevers nauwkeurig op, in het bijzonder het ondertekeningsproces. Je zorgt ervoor dat de administratieve stagekalender gevolgd wordt, vult gegevens nauwkeurig aan in de databases en volgt in nauw overleg met je collega’s afwijkende stagetrajecten op. Je signaleert problemen indien nodig en informeert tijdig alle betrokken partijen.

Je staat ook in voor het raadplegen, exporteren en analyseren van gegevens uit de studentenadministratie-software en de stage-applicaties.

Jouw profiel

Aan welke voorwaarden voldoe je?

Om in aanmerking te komen voor deze vacature, voldoe je aan onderstaande toelatingsvoorwaarden op het moment van jouw sollicitatie:

• Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
• Je bent minstens in het bezit van een diploma van bachelor, of gelijkgeschakeld, of gelijkwaardig.
• Je hebt minstens 2 jaar relevante en actuele werkervaring in een administratieve functie.

Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?

• Je ambitie ligt volledig in administratie en je bent enthousiast en gemotiveerd voor deze job.
• Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig.
• Je hebt een goede kennis van het MS Office pakket. Word en Excel hebben voor jou geen geheimen.
• Je werkt student- en servicegericht.
• Je communiceert vlot, helder en genuanceerd, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan autonoom werken in de uitvoering van je takenpakket.
• Je werkt proactief en oplossingsgericht.
• Je denkt analytisch.
• Je bent een echte teamspeler.
• Je bent flexibel.

Je kan je voor deze halftijdse functie vrijmaken op elke voormiddag of op dinsdag, donderdag en een vrij te kiezen halve dag.

Ons aanbod

Wij bieden een deeltijdse (50%) statutaire aanstelling in een tijdelijke, niet-vacante betrekking, ter vervanging van een collega die een verlofstelsel opneemt. Je aanstelling start ten vroegste met ingang van 01-10-2023, tot terugkeer van de collega en uiterlijk tot en met 30-09-2024. Bij een eventuele verlenging van het verlofstelsel van de collega kan je aanstelling op basis van een positieve evaluatie verlengd worden.

Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop en gsm. Je verloning situeert zich in de klasse B, tussen de salarisschaal B11 (minimum) en de salarisschaal B22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.

Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.

We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand (vanaf 20% tewerkstelling). Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er op de meeste campussen parkeerplaats voorzien. Daarnaast bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar voor een voltijdse betrekking, een aantrekkelijk sportaanbod, en een personeelskaart met extra voordelen. Binnen HOGENT is een mogelijkheid om twee dagen per week te telewerken.

Interesse?

HOGENT wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of functiebeperking.

Heb je een beperking en kan een aanpassing je helpen om jou een aangename sollicitatie-ervaring te bezorgen? Laat het ons zeker weten!

Vragen?

Voor inhoudelijke vragen over deze job kan je terecht bij Heidi Mertens, afdelingshoofd stage- en bachelorproefcoördinatie. Dit kan via e-mail (heidi.mertens@hogent.be) of telefonisch (09 243 26 30).

Voor praktische en technische vragen (selectieprocedure, loon,…) kan je terecht bij Sylke Besbrugge, HR partner. Dit kan via e-mail (sylke.besbrugge@hogent.be).