Management assistant (50%)

1 - Werken bij de VUB

De Vrije Universiteit Brussel staat al bijna 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 3500 medewerkers zijn we de grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

2 - Functiebeschrijving

Als management assistant kom je terecht in het 4-koppige team van het secretariaat van het vicerectoraat Onderwijs en Studentenzaken.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan het afdelingshoofd studentenzaken en werk je nauw samen met de collega’s van het secretariaat, de vicerector, de directeur, medewerkers van de afdeling en de studentenraad.

Je staat in voor de coördinatie en uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de afdeling studentenzaken en de studentenraad.

Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor de leden van de studentenraad en de medewerkers van de afdeling studentenzaken en bewaakt de vlotte werking van de afdeling.

Een greep uit je takenpakket:

• Administratieveondersteuning afdelingshoofd en medewerkers studentenzaken.
• Algemeen administratieve en logistieketaken: mailing, telefoon, klassement, meetings inplannen, agendaopmaak studentenraad/stuvoraad, uitzenden van uitnodigingen, vergaderdocumenten op sharepoint plaatsen, notulering en verslaggeving, beslissingen rondsturen, e-maildistributielijsten onderhouden, vernieuwen bestaande sjablonen, nakijken van documenten, korte/eenvoudige vertalingen NL/EN, briefwisseling intern en extern, reservatie lokalen en catering.
• Boekhouding, beslissingen en financiële adminstratie studentenzaken en studentenraad.
• Beheer van het reservatiesysteemAffluences voor studieplaatsen op campus.
• Organisatie van evenementen(een afdelingsactiviteit op de Student Kick-Off, de jaarlijks BBQ van de studentenraad,...).
• Agendabeheerafdelingshoofd studentenzaken.
• Meewerken aan projectenvan de afdeling (bv. de organisatie van de studentenverkiezingen).

Voor deze functie zal de Brussel Humanities, Sciences & Engineering Campus je thuisbasis worden.

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelorsdiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlandsen Engelsen past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Je kan goed overweg met software en met de courante toepassingen in MS Office (Outlook, Word, Powerpoint);
• Je neemt graag initatief en verantwoordelijkheid, je bent stressbestendig en je bent in staat om zowel autonoom als in teamverband te werken;
• Je bent flexibel, proactief, discreet en sociaalvaardig. Je handelt op integere, objectieve, klantgerichte en transparante wijze;
• Je staat erom bekend om nauwkeurig en resultaatgericht te zijn en je neemt concrete en gerichte acties om je doelstellingen te behalen;
• Je hebt organisatorisch talent in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en administratieve processen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke administratieve en betrouwbare dienstverlening.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract van onbepaalde duur aan (halftijds) met een salaris gekoppeld aan graad 4, graad 5 of graad 6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
• Een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
• De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via VUB LRN;
• Voordelige sportmogelijkheden;
• Ecocheques;
• Heerlijke maaltijden in onze campusrestaurantsaan een aantrekkelijk tarief;
• Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen (bij voltijdse tewerkstelling).

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze functie je aan? Bezorg ons vóór 13/09/2021 je cv, motivatiebrief en hoogst behaalde diploma (niet van toepassing voor VUB-alumni).

Ons sollicitatieproces voor deze vacature ziet er als volgt uit:

• Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters.
• Stap 2: Een vergelijkende proef op onze campus, gaat door op 20/09/2021 (onder voorbehoud van wijzigingen).
• Stap 3: Een finaal gesprek staat gepland op: 30/09/2021(onder voorbehoud van wijzigingen).

Vragen over de functie-inhoud? Contacteer Sofie De Smet via (Sofie.De.Smet@vub.be) of 02/6291176.

Vragen over de selectieprocedure? Contacteer Avital Landau via avital.landau@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?

Ga dan naar www.jobs.vub.been ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: patrimonium

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Onderwijs en Studentenzaken

Omvang: halftijds (50%)

Functie: Management Assistant

Gradengroep: 4 - 5 - 6

Wijze van begeven: werving