Management assistant algemeen directeur

Als management assistant ben je de proactieve rechterhand van de algemeen directeur. Je staat in voor zowel inhoudelijk voorbereidend werk als voor organisatorische planning en ondersteunende taken. Je fungeert als schakel tussen hem/haar en de interne en externe klanten:

• Interne klanten: leden van het managementteam, alle medewerkers van Kortrijk (stad/ocmw/vzw zusters augustinessen) etc.
• Externe klanten: de externe klanten van Kortrijk (veiligheidsdiensten, collegiale netwerken, leveranciers, partners in de brede zin van het woord).

Je ondersteunt de algemeen directeur in overlegmomenten en vergaderingen door actiepunten, deadlines, rapportering, verslagen etc. voor te bereiden, mee op te maken en op te volgen. Je zorgt dat dit zowel praktisch als inhoudelijk voorbereid is en neemt initiatieven om de werking van dergelijke overlegorganen te verbeteren.

• Je bereidt het managementteam (MAT) en het directiecomité voor door o.a. het overzicht van agendapunten bij te houden, de agenda en timing te bewaken, de ontwerpagenda en het verslag op te maken. Ook de semesterrapportering volg je mee op. Je doet dit in samenspraak en overleg met de strategisch coördinator.
• Je vraagt en volgt interne adviezen op en vat relevante zaken bondig samen. Je past je voorbereiding aan het doel van het overleg aan.
• Je volgt de strategische meerjarenplanning mee op.
• Ook het directieoverleg Bestuur en Communicatie, waaronder de teams vallen waarvan de algemeen directeur rechtstreeks leidinggevende is, bereid je praktisch en inhoudelijk mee voor. Je zorgt dat elk topic voorbereid en gericht aan bod kan komen.
• Je zorgt dat de algemeen directeur voorbereid kan deelnemen aan externe overlegmomenten (zoals bijvoorbeeld netwerkmomenten) door discussiefiches voor te bereiden en interessante aanwezigen in kaart te brengen.
• Je brieft de algemeen directeur vooraf van de stand van zaken en alle relevante elementen die van belang kunnen zijn in een overleg, vergadering of netwerkmoment

Je bewaakt het efficiënt tijdsbeheer van de algemeen directeur (en zorgt dat deze zich kan focussen op de grote lijnen).

• Je staat in voor het voorbereiden van dossiers, het maken van voorbereidende analyses en het meedenken met de inhoudelijke issues. Je bewaakt de te behalen resultaten, deadlines en afspraken, grijpt zelfstandig in en stuurt proactief bij waar nodig. Je slaagt erin de juiste mensen aan te spreken om zaken gedaan te krijgen.
• Je bereidt vergaderingen en overlegmomenten voor door proactief informatie op te vragen, te verzamelen en te bundelen en de algemeen directeur hierin van advies te voorzien.
• Je filtert de stroom aan informatie via diverse kanalen en vermijdt overtollige informatie of overlegmomenten. Je signaleert wanneer tijd of afspraken niet haalbaar zijn.
• Je hebt een signaalfunctie binnen de organisatie en je zorgt dat de algemeen directeur over alle relevante informatie beschikt om zijn/haar rol op te nemen.
• Je neemt een brede ondersteunende, administratief-organisatorische rol op (organiseren en voorbereiden vergaderingen, onthaal bezoekers, bewaken van budgetten en deadlines, archivering, uitwerken van presentaties, …) en staat in voor een efficiënte werking en vlot informatiebeheer (vlot terugvinden en op een consistente manier opslaan van info).
• Je toont een groot engagement en sterke betrokkenheid bij de organisatie en vertegenwoordigt de organisatie bij het samenwerken met interne en externe partners. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe klanten.

Je hebt een masterdiploma (of gelijkwaardig) en minstens één jaar aantoonbare relevante beroepservaring die je motiveert in een aparte bijlage bij jouw kandidatuur.

of

Je hebt geen masterdiploma maar wel minstens één jaar aantoonbare relevante beroepservaring die je motiveert in een aparte bijlage bij jouw kandidatuur, én je slaagt voor een online niveau- en capaciteitstest.

• een contract van onbepaalde duur op A1a-A3a-niveau
• maaltijdcheques van 7 euro
• een gratis hospitalisatieverzekering, gunsttarief voor partner en kinderen
• gratis aansluiting bij GSD-V
• gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer
• fietsvergoeding
• eindejaarspremie
• groepsverzekering (tweede pensioenpijler)
• een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster
• mogelijkheden tot telewerk
• naast anciënniteit vanuit openbare sector/onderwijs, kan ook anciënniteit op basis van relevante ervaring in de privé-sector of als zelfstandige meegerekend worden, met een maximum van 18 jaar
• een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen