Manager Training Services

工作内容

Als Manager Training Services bij NCOI ben je verantwoordelijk voor het Training Service Team en het Customer Service Team met in totaal 13 teamleden.

Het Training Service Team zorgt voor de organisatie van de opleidingen in ons open aanbod. Zij regelen de praktische afspraken met locaties, docenten en partners, doen alle administratieve opvolging en bewaken de kwaliteit van de uitvoering. Daarnaast ondersteunen zij ook de digitale leeroplossingen. Dit alles steeds met het oog op tevredenheid van de klant en docent.

Het Customer Service Team is hét uithangbord van onze organisatie. Zij staan op dagelijkse basis in contact met onze klanten en trainers om hun vragen of bedenkingen te beantwoorden. Ze verzorgen ook de orderverwerking en facturatie.

De grote volumes en hoge kwaliteitsnorm vragen een procesgedreven aanpak en een sterke teamdynamiek. Als Manager Training Services sta je in voor de kwaliteit van de dienstverlening naar onze klanten, trainers en partners.

Hoe ziet jouw dag er uit als Manager Training Services?

People Management

• Je ondersteunt en motiveert je teamleden in hun persoonlijke ontwikkeling en volgt hen op via dagelijkse communicatie, coaching, functionerings- en evaluatiegesprekken en training.
• Je begeleidt jouw team naar een optimale productiviteit en een vlotte samenwerking.
• Ze kunnen bij jou terecht met operationele vragen en problemen.
• Je neemt jouw team mee in de veranderingen binnen de organisatie in processen, systemen en organisatiestructuur.

Operations/Processen

• Je plant en structureert de rollen en activiteiten binnen je team op efficiënte wijze. Het gaat om ondersteuning van opleidingen in open aanbod waarbij de praktische communicatie, logistiek en administratie met alle externe partijen door je team worden opgenomen.
• Je zorgt voor een evenwichtige werkverdeling binnen je team en kijkt erop toe dat de continuïteit gegarandeerd wordt in drukke periodes en bij afwezigheden.
• Je bent proces owner van de operationele processen en zorgt dat deze voldoende gekend zijn en correct uitgevoerd worden.
• Je neemt de bestaande werkmethodes en processen onder de loep. Je identificeert de pijnpunten en formuleert verbeteringsvoorstellen.
• Je bent de sturende kracht in de digitalisering van de customer journey en operationele processen.

Samenwerking binnen de organisatie

• Je zet de strategie van NCOI om in tactische en operationele keuzes en vertaalt deze naar doelstellingen en richtlijnen voor jouw team.
• Je werkt hierbij nauw samen met de andere teams (productontwikkeling, sales, business systems & marketing) zodat je steeds een correcte en gepaste dienstverlening kan garanderen.
• Je gaat actief op zoek naar synergiën in processen en nieuwe ontwikkelingen en coördineert waar mogelijk.
• Je rapporteert aan de Business Systems & Administration Manager.

Samenwerking buiten de organisatie

• Je bent verantwoordelijk voor de contracting van uitbestedingen en samenwerkingsafspraken met de toeleveranciers van NCOI voor de organisatie van de opleidingen (locaties, print en distributie, hosting, koerier, …). Je onderhandelt met hen, ten behoeve van een kwaliteitsvolle én prijsbewuste trainingsondersteuning;
• Je waakt over de kwaliteit en kost van de inkoop van de services bij derden en stuurt het team hierin aan.
• Je team is in nauw dagelijks contact met klanten, docenten, toeleveranciers en interne klanten.
• Je coacht hen in hun communicatie, servicegerichtheid en stiptheid met het oog op zeer kwaliteitsvolle services aan alle partijen.

Wij zoeken jou:

• Je kan terugblikken op een relevante ervaring van minimum 5 jaar in een gelijkaardige, B2B omgeving.
• Je bent een communicatieve, motiverende people manager.
• Je hebt relevante ervaring in procesoptimalisatie en je hebt sterke analytische skills.
• Je werkt procesmatig en oplossingsgericht.
• Je vindt het ok om je handen mee uit de mouwen te steken zij aan zij met je team, als de noden daar om vragen of om de processen te doorgronden en verbeteren.
• Als duizendpoot kan je vlot schakelen tussen dagelijkse operationele opvolging en realisatie van projecten.
• Digitaliseren en optimaliseren van processen is jouw ding.
• Je hebt een zeer goede kennis van Excel, je bent hands-on met de gangbare MS Office en ERP pakketten en je houdt van software gesupporteerde processen.
• Ervaring met de volgende programma’s is een plus: Virtual Classroom, Zoom, Teams Webinar.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels. Goede kennis van het Frans is een plus, maar geen must.

Wij bieden jou:

• Een job waarin je de kans krijgt om een echt verschil te maken, door bij te dragen aan de ontwikkeling van +/- 200.000 mensen/jaar.
• Een inspirerende, positieve werksfeer binnen een gedreven team.
• Een mooi en marktconform salaris aangevuld met:
• Wagen met tankkaart
• Hospitalisatie- en groepsverzekering
• Een aantrekkelijk aantal vakantiedagen
• Een organisatie die bijdraagt aan jouw work/life balance met een flexibele uurregeling en een interessante thuiswerkregeling.
• Een ruim aanbod aan opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.