Medewerker financiële administratie internationale projecten

Je bent verantwoordelijk voor de financiële opvolging en rapportering van diverse internationaal gefinancierde onderzoeksprojecten waaronder een groot aandeel Europese projecten. Dit type projecten wordt gekenmerkt door een uitgebreide en daardoor complexe financiële regelgeving.

Je takenpakket bestaat uit:

• kritisch doorlezen en je eigen maken van de onderzoekscontracten en bijhorende financiële richtlijnen;
• vertalen van de inhoud van deze onderzoekscontracten naar financiële dossiers in SAP;
• dagdagelijkse opvolging van de SAP-workflow, wat het nakijken van werkings- of investeringsuitgaven alsook van aanstellingen of herfinancieringen van personeel inhoudt;
• screenen en behandelen van dagdagelijkse aanvragen m.b.t. onderzoeksprojecten (vb. budgettransfers) en het uitvoeren van periodieke controles (vb. afsluiten van overbodige middelenreservaties en zoeken van oplossingen voor negatieve kredieten);
• voorbereiden en periodiek opvolgen van tijdsregistraties van de onderzoekers in de elektronische timesheet-tool;
• periodiek opmaken van financiële rapporteringen in overeenstemming met de richtlijnen van de financier;
  
• communiceren met financiers en/of projectcoördinatoren over de afhandeling en verwerking van ingediende financiële rapporteringen;
• voorbereiden (o.a. verzamelen van kostenbewijzen) en begeleiden van financiële audits van onderzoeksprojecten en zorgen dat deze vlekkeloos verlopen;
  
• adviseren van professoren en hun (financiële) medewerkers over de financiële aspecten van hun onderzoeksprojecten

Je onderhoudt goede contacten met andere ondersteunende diensten binnen KU Leuven zoals de Dienst Onderzoekscoördinatie, de Personeelsdienst, de Dienst Internationalisering, de Juridische Dienst, de Aankoopdienst... in functie van het optimale beheer van de projecten onder jouw beheer.

Je rapporteert periodiek over de voortgang van je werkzaamheden aan de teamverantwoordelijke internationale projecten.

Je kan starten in een leertraject met eenvoudige dossiers en geleidelijk bouw je de nodige kennis op om je de diverse competenties binnen je functie eigen te maken.

Vervolgens neem je zelfstandig de volledige financiële opvolging van complexere dossiers op je. We zijn bijzonder geïnteresseerd in kandidaten die ook het doorgroeipotentieel hebben voor complexere dossiers.

• je behaalde minstens een bachelorsdiploma bij voorkeur in een bedrijfseconomische richting of je beschikt over gelijkwaardige ervaring.
• basis boekhoudkennis is een vereiste;
• ervaring is niet vereist (maar uiteraard wel een troef). Het is belangrijker dat je de capaciteiten en interesse hebt om de nodige inzichten te verwerven;
  
• je bent geïnteresseerd in het bieden van financieel/administratieve ondersteuning in een back office positie;
  
• je gaat klantvriendelijk en tegelijkertijd pro-actief, kwaliteitsvol en nauwkeurig te werk;
• je kan omgaan met drukte en stress in piekperiodes en je deinst niet terug voor strikte rapporteringsdeadlines;
• je bent flexibel bij veranderende omstandigheden en prioriteiten;
• je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en Engels en dit zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent vertrouwd met courante MS Office-toepassingen en je hebt ervaring met SAP of een gelijkwaardig softwarepakket of je bent bereid je hierin te verdiepen;
• je houdt van een open, collegiale samenwerking in teamverband, maar je kan eveneens zelfstandig functioneren.

Wij bieden een inhoudelijk interessante job aan in een stabiele organisatie in het centrum van Leuven met mogelijkheid tot hybride werken

Je komt terecht in een team van fijne collega’s in een omgeving waar samenwerken aan een gemeenschappelijk doel centraal staat.

Wij bieden ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.

Het betreft een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur.