Medewerker onthaal en administratie Studentenvoorzieningen

1 - Werken bij de VUB

Ben jij onze Medewerker onthaal en administratie Studentenvoorzieningen die graag de tanden zet inadministratie en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan?

VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien.

De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo’n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel;een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

2 - Functiebeschrijving

Als Medewerker Onthaal en Administratie Studentenvoorzieningen kom je terecht in twee teams: Studentenstatuut & studiefinanciering/Studentenjobs en Studentenhuisvesting. Je takenpakket wordt bepaald aan de hand van de ondersteuningsnoden bij beide diensten.
Een greep uit je takenpakket:

• Onthaal van studenten voor de diensten Studentenhuisvesting en Studentenstatuut & Studiefinanciering/Studentenjobs;
• Telefonisch onthaal voor de dienst Studentenhuisvesting;
• Gegevensverwerking in administratieve systemen voor de kamertoewijzingen, opmaken huurovereenkomsten, verwerken financiële ondersteuning, opvolgen studentenjobdatabank;
• Administratieve taken zoals agendabeheer, toegangsbadges aanmaken, postsortering, etc.;
• Eenvoudige interne boekhouding
• Tot slot signaleer je verbetermogelijkheden.

Voor deze functie zal VUB Main Campus (Elsene) je thuisbasis worden. Thuiswerk is in overleg mogelijk (gemiddeld 1 dag per week).

3 - Profiel

Wat verwachten wij van jou?

• Je beschikt over een graduaat of bachelor (management assistant, communicatie, talen, ...) of minimaal een diploma secundair onderwijs met gelijkwaardige ervaring in een administratieve (onthaal)functie,
• Je beheerst vlot Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus.
• Je hebt een goede IT-kennis (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint) en ervaring met dossierbeheer in databases is een plus;
• Je vindt het fijn om een gevarieerd takenpakket te hebben en kan vlot wisselen tussen verschillende taken; ook bij veranderingen en drukte stel je je flexibel en veerkrachtig op.
• Je bent bedreven in het efficiënt beheren van taken en het stellen van doelgerichte prioriteiten;
• Je bent klantvriendelijk, stipt en flexibel in omgang met studenten en medewerkers.
• Je hebt een grote interesse voor administratie en je deinst er niet voor terug om te leren werken met nieuwe softwarepakketten;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Je kan zelfstandig werken en je bent een goede teamplayer;
• Je bent betrokken bij de werking en doelen van onze universiteit en hecht veel belang studentenwelzijn.

VUB wil eenweerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.

4 - Aanbod

Word jij onze nieuwe collega?

Dan bieden we je een voltijds contract van bepaalde duur van 15/04/2024 tot en met 31/12/2024 aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aangraad 4.

Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

• Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
• Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregelingmet 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
• Een kostelozehospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekeringmet gewaarborgd inkomen;
• Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Gevarieerde maaltijdenin onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
• Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen viaBenefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques;
• Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
• De ruimte om jejob-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
• En tot slot: toffe collega’s met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.

5 - Geïnteresseerd?

Spreekt deze job je aan?

Stel je dan kandidaat vóór 17/03/2024 viajobs.vub.be [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma]

Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit:

Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters

Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzichtpeilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland op 21/03/2024 en kan je thuis afleggen.

Stap 3: Eenpraktische proef en het jobinterview staat gepland op 26/03/2024 (namiddag) en gaat op de campusdoor (timing onder voorbehoud van wijzigingen).

Contacteer ons!

Vragen over de job zelf?

Contacteer Winnie Nys via winnie.nys@vub.be.

Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod?

Contacteer Soukaina Chantor via soukaina.chantor@vub.be.

Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA?

Ga dan naarjobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

Lees ook verder over eutopia-university.eu als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten.

6 - Kenmerken

Personeelsformatie: buiten werking

Contract: [[Contract bepaalde duur]]

Hoofdeenheid: [[Studentenzaken]]

Omvang: [[voltijds]]

Functie: [[Management assistant]]

Gradengroep: [[4-5-6-7]]

Wijze van begeven: werving