Medewerker onthaal en opleidingsondersteuning

工作内容

Context
Arteveldehogeschool is een expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening, waar studenten, medewerkers en strategische partners in een motiverende omgeving samenwerken.
Waar staan wij voor?
Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij door dé makers van de wereld van morgen te vormen. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1500 medewerkers en 15.000 studenten. Als hogeschool hebben wij de kracht om mee te bepalen hoe de wereld van morgen eruitziet.
Werken bij Arteveldehogeschool?
Dat is jouw talenten en competenties ontwikkelen in een motiverende leer- en onderzoeksbiotoop. We leggen de focus op de mens achter elke unieke medewerker.
Word jij onze maker van de wereld van morgen? Het expertisenetwerk ’Mens & Samenleving’
Het expertisenetwerk Mens & Samenleving is een referentie in bachelor- en graduaatsopleidingen, levenslang leren (postgraduaten en bijscholingen) en onderzoek in het studiegebied sociaal-agogisch werk. Benieuwd naar ons opleidingsaanbod? Ontdek het hier.
Je maakt deel uit van het team Beheer en Organisatie binnen het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Je bent een belangrijke ondersteuner op vlak van administratie en organisatie voor het hoofd, de teamleiders en het docententeam van de graduaatsopleidingen Orthopedagogische Begeleiding, Maatschappelijk Werk, Sociaal-Cultureel Werk en Informatiebeheer.
Je werkplek is hoofdzakelijk onze nieuwe campus Zwijnaardsesteenweg . Functie
Onthaal en logistieke ondersteuning
Je bent eerste aanspreekpunt voor bezoekers, studenten en collega’s op de campus. Je onderneemt pro-actief acties om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen op de campus. Je verzorgt de nodige wegwijs-communicatie en signalisatie om bezoekers vlot hun weg te laten vinden op de campus.
Je behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus of in de hogeschool. Je bent verantwoordelijk voor de info-mailbox van een aantal opleidingen en beantwoordt zorgvuldig de vragen van (kandidaat)studenten.
Terwijl je het onthaal verzorgt, voer je ook taken uit die kaderen binnen logistieke dienstverlening (ontvangen van bestellingen, uitlenen van materiaal, postbedeling ...). Je voert in dit kader ook bestelaanvragen in (catering, kantoormateriaal ...) en volgt de leveringen op in afstemming met de dienst Aankoopbeheer.
Je bent stockbeheerder voor de campus: voor medewerkers ben je het aanspreekpunt wanneer ze iets nodig hebben (vb. brochures, kantoormateriaal ...).
Opleidingsondersteuning
Je bent verantwoordelijk voor het examensecretariaat van verschillende graduaatsopleidingen. Je bereidt de examencommissies zorgvuldig voor en als secretaris ondersteun je de vergaderingen. Je staat in voor de verwerking en opvolging van deliberaties in het softwareprogramma Bamaflex. Je verzorgt de opvolging bij het uitreiken van diploma’s en getuigschriften.
Je draagt de verantwoordelijkheid voor een nauwkeurige contractopvolging voor VDAB studenten en je staat in voor de dagelijkse aanwezigheidsregistratie. Je werkt daarvoor in de voorziene softwaretool van onze partnerorganisatie VDAB.
Je ondersteunt de administratieve opvolging voor stage via het softwareprogramma SMART.

Je helpt bij de praktische en organisatorische ondersteuning van evenementen, infodagen, proefstuderen, ...
In deze functie rapporteer je aan het hoofd Beheer en Organisatie van het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Profiel
Je behaalde een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatievaardigheden, organisatorische en administratieve vaardigheden en ICT-competenties garandeert (bijvoorbeeld Officemanagement, Communicatiemanagement, Event management, Logistiek Management, Facility Management...) of een andere opleiding met soortgelijke vaardigheden.
Je bent klantvriendelijk en je neemt ten allen tijde een dienstverlenende houding aan. Je ambitie is om studenten, medewerkers en externen een positieve onthaalbeleving mee te geven en een positieve uitstraling te geven aan onze dienstverlening
Je communiceert vlot naar studenten, collega’s en externe contacten en je bent gericht op samenwerken. Je bent sterk in plannen en organiseren.
Van cruciaal belang is dat je meedenkt: je signaleert problemen of kansen, je ’ziet’ het werk en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op. Je bent stressbestendig en werkt graag zelfstandig.
Je bent flexibel inzetbaar gedurende de werkweek. Volgens een beurtrol verzorg je onthaalpermanentie tussen 8u00 en 17u30. Indien nodig, verzorg je ook onthaalpermanentie op andere tijdstippen (bv. ’s avonds of op infodagen op zaterdag) en/of op andere locaties.
Je bent betrouwbaar en discreet.
Je ICT-skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook ...), je kennis van Excel is zeer goed
Je leert graag en snel nieuwe softwareprogramma’s kennen (Bamaflex, ERP, SMART ...). Kennis van dergelijke software programma’s is een meerwaarde.
Je kan administratieve processen analyseren, uitzetten en bijsturen waar nodig Aanbod
Statuut: bij aanvang een contractuele functie, met mogelijkheid om over te stappen naar een statutaire aanstelling later in de loopbaan.
Opdrachtgrootte: 80%
Periode: 16 augustus 2022 t.e.m. 31 augustus 2023. Kans op verlenging na gunstige evaluatie.
Salarisschaal niveau B ( B11 / B12 / B21 ), afhankelijk van je ervaring. Lees meer over het statuut en de arbeidsvoorwaarden.
Een uitgebreid aanbod aan opleidingsmogelijkheden en leerkansen. Omdat wij graag in jou investeren.
Een ruime keuze aan sportsessies. Omdat we erin geloven dat een gezonde collega, een gelukkige collega is.
Thuiswerk is beperkt mogelijk en bespreekbaar. De hogeschool stelt een laptop ter beschikking. Omdat focus maar ook jouw werk-privé balans belangrijk is.
Een aantrekkelijke verlofregeling. Want wij vinden dat hard werken dit verdient.
Een jobinhoud afgestemd op jouw talenten. Zo word jij de beste versie van jezelf.
Vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid. In het varen van onze koers, sta jij mee aan het roer.
Werken in de bruisende stad Gent. Dat is elke dag gratis inspiratie.
Een team fijne collega’s. Daardoor kom je thuis.
Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km). Dat is onze bijdrage aan een beter leefmilieu. Meer informatie
Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent . We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
We nodigen je uit om in je sollicitatie je talenten, ervaring en motivatie te schetsen en deze met de vacature te verbinden. Op basis hiervan zal de eerste selectie gebeuren. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure, waarna feedback mogelijk is.
Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/ . We ontvangen graag jouw CV en motivatiebrief, uiterlijk tegen 9 mei 2022 . Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek dat online zal plaatsvinden op v rijdagnamiddag 13 mei 2022. Bij afsluiting van de selectieprocedure is feedback mogelijk.
Hulp nodig bij het opladen van jouw kandidatuur? Contacteer de dienst Human Resources Development (HRD) via vacatures@arteveldehs.be .
Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met wendy.deweyer@arteveldehs.be (0475 72 51 51), leidinggevende van het team Beheer en Organisatie.
Met vragen over de sollicitatieprocedure kan je terecht bij liesbeth.clarisse@arteveldehs.be, HR Coördinator van ENW Mens en Samenleving.
Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid) .