Medewerker studentenadministratie (m/v)

Achtergrond

De dienst studentenadministratie bestaat uit een team van 16 medewerkers en is gelokaliseerd op zowel campus Diepenbeek als de campus in Hasselt.
De dienst is verantwoordelijk voor de opvolging van het administratieve dossier van elk van onze 6000 studenten (reguliere studenten, doctoraatsstudenten, exchange-studenten ...) en dit gedurende hun volledige loopbaan als student aan de UHasselt. Onder andere inschrijvingen van nieuwe studenten, administratieve opvolging van het studietraject, het verwerken van de examenresultaten, het aanmaken van diploma’s, de opvolging van de studiegelden, de uur- en examenroosters beheren, ... behoren tot het takenpakket van de dienst.

Functie-inhoud

De dienst studentenadministratie zorgt dat elke student aan de UHasselt kan rekenen op kwalitatieve dienstverlening en breidt het team uit met een nieuwe medewerker.

Bij de studentenadministratie:

• ben je het aanspreekpunt voor alle studenten omtrent hun studentendossier. Indien nodig verwijs je studenten bij vragen of problemen naar de juiste instanties.
• beheer je van A tot Z het administratieve proces wat de inschrijvingen van nieuwe studenten betreft.
• zorg je ervoor dat er steeds correcte studentengegevens ter beschikking zijn en bied je maximale ondersteuning aan de organisatie van het onderwijs van studenten, bijvoorbeeld door het opmaken van examenroosters.
• zorg je dat studietrajecten foutloos geregistreerd worden en sta je garant voor een correcte toepassing van de regelgeving (o.a. toelatingsvoorwaarden, studiecontracten en diploma’s, ...).
• ondersteun je bij de administratie van de uitwisselingsstudenten.
• volg je examencijfers op en verwerk je resultaten met het oog op het toekennen van het diploma.
• sta je in voor de opmaak, ingave en opvolging van de uur- of examenroosters van de toegewezen opleidingen, rekening houdend met de geldende regelgeving en specifieke behoeften van elke opleiding.

Je mag je verwachten aan een piekperiode van juni tot 15 juli en van 16 augustus tot eind september. Je werkplek bevindt zich in de Oude Gevangenis op campus Hasselt.

Profil

• Je behaalde minstens een professionele bachelor.
• Relevante ervaring met studentenadministratie is een pluspunt.
• Je stelt je klantvriendelijk en dienstverlenend op ten aanzien van studenten, docenten en collega’s.
• Je bent een organisatorisch talent en werkt resultaat- en oplossingsgericht.
• Je bent communicatief en in staat om je vlot en professioneel uit te drukken in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Verder beschik je minstens over een basiskennis van het Engels.
• Je structureert je eigen werk zelfstandig.
• Je werkt nauwgezet, ook onder verhoogde werkdruk. Je beschikt over een flexibele ingesteldheid, zowel naar inzetbaarheid als naar takenpakket toe. We vragen het engagement om geen langdurige verlofperiode te plannen tijdens de vermelde piekperiode.
• Je draagt bij aan een aangename werksfeer en neemt waar nodig initiatief met het oog op het realiseren van de teamdoelstellingen;
• Je beheerst de courante softwareprogramma’s (MS Office, kennis van Google-toepassingen is een meerwaarde).

Connaissances linguistiques