Medisch secretaris Poli Oogheelkunde

Functieomschrijving

• Je ondersteunt de medische staf van de dienst oogheelkunde. Je zorgt voor een goed beheer van het secretariaat van meerdere artsen om de consultaties en onderzoeken in de beste omstandigheden te laten verlopen.
• Je werkt nauw samen met de hoofdverpleegkundige van de dienst oogheelkunde.
• Je vormt samen met je leidinggevende de brug tussen de frontoffice van de poli en de artsen. Je neemt actief deel aan overleg, denkt na over mogelijke verbeteracties en speelt een belangrijke rol in het maken van werkafspraken.
• Je staat mee in voor de opleiding van nieuwe medewerkers en stagiairs.
• Je staat in voor het onthaal van de patiënten en het maken van afspraken voor consultaties en onderzoeken voor meerdere disciplines. Je informeert de patiënten. Je maakt afspraken via Ultragenda en je werkt in Eyefile.
• Je beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen, verstrekt de correcte informatie of je verbindt, indien nodig, oproepen door.
• Je werkt volgens bestaande protocols en zorgt voor een correcte administratie.
• Je houdt patiëntendossiers bij en doet medische verslaggeving op basis van schriftelijke of mondelinge informatie. Je typt verslagen en ontslagbrieven voor de zorgverleners.
• Je controleert de volledigheid van de dossiers, je meldt problemen bij de verantwoordelijke.
• Je organiseert vergaderingen, treft de nodige voorbereidingen, notuleert en maakt een verslag op bij (multidisciplinair) overleg.
• Je staat in voor de administratieve opvolging, correcte facturatie en rapportering.
• Je doet ondersteunende taken voor de onderwijsopdrachten van de stafleden.
• Je bepaalt autonoom je prioriteiten in het gevarieerde takenpakket.
• Je past je aan aan de noden van de dienst, stelt je flexibel op naar taakinhoud en je bent back-up voor collega’s binnen het team die afwezig zijn.
• Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen.

Gewenst profiel

• Je bent statutair tewerkgesteld binnen UZ Gent of je bent contractueel tewerkgesteld en geslaagd in een vergelijkende aanwervingsselectie.
• Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau.
• Je hebt bij voorkeur kennis van medische terminologie, of je bent bereid om dit op korte termijn aan te leren.
• Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software.
• Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
• Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
• Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
• Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken.
• Je bent zorgzaam, stelt je hulpvaardig op en gaat op een correcte manier om met patiënten.
• Je bent sterk in plannen en organiseren. Je stelt de juiste prioriteiten om zo de gestelde deadlines te behalen.
• Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke.
• Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing.
• Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.

Selectieprocedure

Deel 1: Computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve flexibiliteit en nauwkeurigheid en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). De testen vinden plaats in het UZ Gent op dinsdag 26 augustus 2025.
Deel 2: Preselectie op cv en motivatiebrief.
Deel 3: Competentiegericht interview op dinsdag 9 september 2025 (namidddag)