Office & logistic Coordinator (Tuesday to Saturday)

A PROPOS DE SOLVAY BRUSSELS SCHOOL LIFELONG LEARNING EDUCATION

La mission de Solvay Lifelong Learning est de répondre aux besoins d’apprentissage des professionnels, des managers, des cadres et des chefs d’entreprise. Nous accompagnons leur développement personnel et professionnel en leur proposant un portefeuille de programmes qui comprend des masters et des "open enrollment" programmes à inscription libre et des programmes spécifiques aux entreprises. Nous couvrons les principales pratiques de gestion, du management général aux disciplines plus spécialisées comme le leadership, la transformation numérique, la finance, l’innovation, le marketing,...

L’activité de Solvay Lifelong Learning est étroitement liée à la Solvay Brussels School of Economics & Management (SBS-EM) au sein de l’Université libre de Bruxelles (ULB).

Pour compléter notre équipe opérationnelle, nous recrutons un.e “Office & Logistic Coordinator”.

Son rôle sera d’assurer de la qualité des infrastructures mises à dispositions des équipes, des participants des programmes et de toutes nos parties prenantes.

Sous la supervision de l’Operations Director, l’Office & Logistic Coordinator est responsable de:

Gestion de l’infrastructure & des programmes

• Réservation des salles et auditoires en coordination avec la cellule auditoire de l’ULB
• Gestion des infrastructures avec les différentes équipes sur place (notamment le service de nettoyage et l’ULB).
• Soutien et suivi logistique avec les coordinateurs des programmes (matériels, fournitures de cas, catering,...)
• Commande, suivi et réception du catering avec le traiteur et autres fournisseurs
• Suivi des emails avec les différentes entités de l’ULB et personnes extérieures
• Mise en place et préparation des salles (cours, réunion et cafétéria)

• Gestion des Machines à café, fontaines à eaux, stock pour catering,
• Agencement du mobilier et assistance logistique IT,

• Suivi et contrôle permanent de la qualité et de la propreté des locaux pour les cours (auditoires, cafétéria, study room, salle de réunion,...),...

Gestion des bureaux (Office Management)

Il.elle s’assure de la qualité des espaces de travail des collaborateurs (bureaux, coffee corner, cafétéria, salles de réunion, archives), ce qui inclut les responsabilités suivantes:

• Gestion des stocks et des commandes
• Réception des livraisons
• Gestion du courrier (postal, emails et colis)
• Prise en charge opérationnelle des déménagements et des travaux
• Soutien logistique au personnel des bâtiments R42 et J
Gestion du catering des réunions (café, …)

Il/elle sera également être responsable:

• du soutien logistique aux clubs estudiantins et de tous événements au R42
• de l’accueil des participants (si nécessaire)
• de diverses tâches administratives pour l’asbl

De plus il/elle,

• Travaille sur 2 sites (bâtiments situés à côté l’un de l’autre)
• Travaille en collaboration tant avec les coordinateurs de programmes qu’avec les équipes des traiteurs, d’entretien et de nettoyage et les équipes de l’ULB (cellule auditoire, sécurité, infra,;..)

Requirements

Expérience souhaitée:

• Expérience d’accueil et service client
• Expérience dans l’hôtellerie ou la gestion de bureau (office management) est un atout
• Expérience dans la gestion d’horaire

Compétences requises:

Le.la candidat.e idéal.e démontre

• Une capacité à développer et entretenir des liens de collaboration positive et d’excellence avec toutes les parties prenantes (internes et externes) dans un environnement complexe et changeant
• Une attitude orientée client et positive
• La capacité de gérer simultanément des tâches variées
• Gérer les situations d’urgences et des situations en constant changement
• Des compétences organisationnelles et une gestion du temps excellentes
• La capacité de gérer les horaires et les réservations de salle de cours de manière optimale
• Etre pro-actif afin d’améliorer continuellement l’environnement de travail et l’infrastructure

Compétences techniques demandées:

• Connaissances de base en IT (gestion des PC, projecteurs, adaptateurs…)
• Connaissances techniques logistiques
• Connaissance de la suite MS Office applications (Word/ Excel/ Powerpoint)

Connaissances linguistiques désirées

• Français (langue de travail principale)
• Anglais (pouvoir comprendre et communiquer oralement et par écrit)

Localisation and regime de travail

• Campus du Solbosh, ULB à Ixelles
• Horaires flexibles avec une moyenne de 40h par semaine, du Mardi au Samedi à partir de 7h45
• La flexibilité de travailler le soir occasionnellement.
• Full time sur campus (pas de télétravail possible)

Benefits

• un emploi passionnant dans une organisation de premier plan,
• un environnement de travail dynamique et international
• une fonction diversifiée et de contact
• un CDI dans une entreprise qui valorise l’humain, l’autonomie, la responsabilisation et l’entrepreneuriat.
• jusqu’à 40 jours de congés pendant les congés scolaires