Office Manager

工作内容

• Je bent het eerste aanspreekpunt, zowel aan de balie als aan de telefoon.
• Je bent een geboren optimist en verwelkomt de klant steeds met de glimlach.
• Je maakt bestelbons op en verwerkt deze. Door onze verscheidenheid aan producten is het werk steeds afwisselend.
• Je plaatst bestellingen, verwerkt deze en volgt deze zeer nauwkeurig op.
• Je controleert en verwerkt binnengekomen leveringen die snel en deskundig weggewerkt worden.
• Je zorgt in het algemeen voor de administratieve en organisatorische afhandeling van de klantendossiers.
• Agenda’s beheren, deadlines en lopende contracten opvolgen en op punt stellen.
• Je helpt klanten met al hun vragen en problemen.
• Je biedt ondersteuning aan de verkoopsters waar nodig.
• Je kan vlot en accuraat inspelen op onvoorziene omstandigheden en situaties.
• Je werkt mee aan de optimalisatie van interne processen zodat de volledige administratieve flow zo vlot en efficiënt mogelijk verloopt.
  

• Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma in een voor deze functie relevante richting.
• Je hebt uitstekende organisatorische kwaliteiten. Je kan anticiperen en je beheert je prioriteiten.
• Je spreekt en schrijft correct Nederlands.
• Je hebt een uitstekende kennis van Microsoft Office.
• Je bent steeds goed gehumeurd, positief ingesteld en discreet.
• Je hebt zin voor verantwoordelijkheid en bent van nature een problemsolver.
• Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je bent flexibel en past je gemakkelijk aan in geval van onvoorziene omstandigheden.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden.
  

• Bestellingen registreren Voorwaarden controleren (leveringstermijnen, verpakkingswijze, ...) De klant of de verkoper erover inlichten
• Klanten of leveranciers opvolgen Oplossingen voorstellen in geval van problemen (levering, garantie, reglement, ...)
• De vraag van de klant technisch en commercieel onderzoeken (termijn van fabricatie, beschikbaarheid van producten, kost, ...)
• Kostenramingen opstellen Technische en commerciële gegevens overmaken aan klanten, verkopers, ... (planning, prijs, betaling, ...)
• De betaling van bestellingen opvolgen (voorwaarden, facturatie, ...) of overmaken aan de betreffende dienst (boekhouding, juridische zaken, ...)
• Telefonische oproepen ontvangen Klanten informeren (opvolging van de bestelling, informatie, ...)
  

• Commercieel zijn
• Creatief denken (Inventiviteit)
• Regels en afspraken nakomen
• Omgaan met stress
• Plannen (= ordenen)
• Zin voor nauwkeurigheid hebben
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden (flexibiliteit)
• Leervermogen hebben
• Zelfstandig werken
• Contactvaardig zijn
• Samenwerken als hecht team
  

• Een voltijdse arbeidsovereenkomst.
• Een organisatie waarin positieve werkrelaties en een leuke samenwerking centraal staan.
• Een job in een sector met enthousiaste klanten.
• Maaltijdcheques.
• Sectorale voordelen zoals eindejaarspremie, dubbel vakantiegeld en ecocheques.