Office Manager

工作内容

Vacature: Office Manager

????Locatie: Corda Incubator, Hasselt (hybride werken mogelijk)

⏳Contract: Voltijds of 80%, onbepaalde duur

???? Talen: Nederlands, Frans, en Engels

Over Shield vzw

Shield vzw is een dynamisch samenwerkingsverband opgericht door Ziekenhuis Oost-Limburg, Jessa Ziekenhuis en UHasselt. Onze missie? De ontwikkeling en ondersteuning van een referentiearchitectuur voor IT-infrastructuur en cybersecurity in de gezondheidszorg en het hoger onderwijs.

Daarnaast fungeert Shield als een aankoopcentrale waar onze leden profiteren van collectieve aanbestedingen en samenwerkingen met implementatiepartners. Met meer dan 40 leden en 7 voltijdse medewerkers, bouwen we aan een sterke community binnen de IT- en gezondheidszorgsector.

Om onze werking verder te versterken, zoeken we een Office Manager – een veelzijdig talent dat het algemeen management ondersteunt, de aankoopdienst coördineert en bijdraagt aan de ontwikkeling van onze community.

Jouw verantwoordelijkheden:

???? Ondersteuning van het algemeen management

· Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan het managementteam.

· Opvolging en coördinatie van interne projecten en strategische initiatieven.

· Beheer van agendaplanning, notuleren van vergaderingen en voorbereiding van rapporten.

???? Coördinatie van de aankoopcentrale

· Beheer en opvolging van aanbestedingen, contracten en bestellingen.

· Optimalisatie van het gebruik van Odoo (ERP-systeem) voor efficiënte aankoopprocessen.

· Communicatie met leveranciers en implementatiepartners, en ondersteuning van leden bij hun aankoopbehoeften.

???? Ondersteuning van communitywerking

· Samenwerken met de Community Manager bij het plannen en organiseren van evenementen (workshops, netwerkevents, conferenties).

· Beheer van communicatie- en marketingactiviteiten, inclusief nieuwsbrieven, sociale media en promotiecampagnes.

· Praktische coördinatie van eventlogistiek: locaties, catering, uitnodigingen en deelnemersbeheer.

Jouw profiel:

✅ Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een administratieve, coördinerende of managementondersteunende functie.

✅ Je bent organisatorisch sterk, flexibel en hebt oog voor detail.

✅ Ervaring met ERP-systemen (zoals Odoo) en uitstekende vaardigheden in Excel zijn een pluspunt.

✅ Je bent communicatief vaardig in Nederlands, Frans en Engels.

✅ Je hebt affiniteit met technologie en voelt je thuis in een digitale werkomgeving.

Wat bieden wij jou?

✨ Een boeiende en afwisselende functie in een innovatieve, maatschappelijk relevante organisatie.

✨ Flexibiliteit: Hybride werken (combinatie van thuiswerk en aanwezigheid op kantoor).

✨ Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen.

✨ Ruimte voor professionele groei en ontwikkeling.

✨ De kans om een sleutelrol te spelen in de ondersteuning van management, aankoopprocessen en communitywerking.

???? Interesse? Stuur je CV en motivatiebrief naarjohan.camp@shield-vzw.be